作業効率化を阻むのは、実はヒューマンエラー？

現代のビジネス環境では、業務の効率化がますます重要視されています。多くの企業は、プロジェクト管理ツールやコミュニケーションアプリなど、便利なツールを導入して作業効率を向上させようとしています。しかし、こうしたツールを使用しても、ヒューマンエラーが原因で効率化が妨げられるケースが多々あります。この記事では、ヒューマンエラーが作業効率化に与える影響と、それを軽減するための方法について考察します。

1. 便利なツールを使ってもヒューマンエラーで二度手間に

最新のテクノロジーを活用しても、ヒューマンエラーが生じると、その効果は大幅に削がれてしまいます。

例えば、データ入力の際にミスが発生すると、その後のプロセス全体に影響を及ぼし、再確認や修正作業が必要になります。ある調査によれば、データ入力エラーの発生率は最大4％にも上ることがあり​ (Ocrolus)、これは10,000件のエントリのうち400件が間違っている可能性があることを意味します。このようなエラーは、結果として二度手間を生み、効率化を妨げる要因となります。

2. LINEやチャットツールを使った連絡でのミス

日常業務で利用されるLINEやその他のチャットツールも、効率化を促進する一方で、ヒューマンエラーが原因で逆効果になる場合があります。

例えば、メッセージが既読になっていても、内容をしっかり確認していないために誤解が生じ、後でメールや電話などで確認作業が必要になることがあります。これにより、元々の効率化目的が損なわれ、無駄な時間が発生します。

3. ヒューマンエラーの影響を抑えるための対策

• 教育と訓練の強化: ツールを適切に使用するためには、従業員に対して十分な教育と訓練を提供することが必要です。これにより、誤った操作や入力ミスのリスクを低減できます。

• コミュニケーションルールの設定: チャットツールを使用する際には、確認のためのルールを設け、重要な連絡事項には必ず返信を求めるなどの対策を講じることで、ミスコミュニケーションを防ぐことができます。

• 自動化とチェック機能の活用: ヒューマンエラーを減らすために、自動化ツールやチェック機能を導入することも有効です。これにより、ミスが発生した際にアラートが出るなど、エラーの早期発見と修正が可能になります。

4. ヒューマンエラーの統計データ

ヒューマンエラーが企業に与える影響は深刻で、たとえば航空事故の約80%がヒューマンエラーに起因するとのデータがあります​ (Ocrolus)。

また、データセンターの障害の70％が人為的なミスにより引き起こされているとされています​ (Ocrolus)。

これらのデータは、ヒューマンエラーがどれほど業務に影響を与え得るかを示しており、企業がこれを軽視できないことを物語っています。

結論

作業効率化を推進する上で、ヒューマンエラーの影響を無視することはできません。便利なツールを使用しても、適切な教育や対策が講じられていない場合、これらのツールが逆に効率を低下させる可能性があります。ヒューマンエラーを最小限に抑えるためには、ツールの適切な利用法を学び、定期的にプロセスを見直し、改善することが重要です。