離れた拠点のメンバーが力を合わせて挑んだ、札幌オフィス移転プロジェクト！その舞台裏をお見せします
※こちらの記事は、2020年3月に公開したものです。
「Kagg.jp」は東京・札幌の2拠点でサービスを運営しているのですが、先日2/24（月）、札幌のオフィスを移転しました！
今回の移転では、オフィスのプロである47グループ各社がノウハウを結集。
・物件探しから契約までのオフィス仲介を47が担当
・オフィス空間の内装プランニングを47内装が担当
・デスク等の家具選定を47インキュベーションが担当
ということで、3つの事業会社をまたぎ、東京・札幌と離れた場所で働くメンバーが協力し合うことで、無事に新オフィスを完成させることができました。
オフィス移転や内装づくり・家具選定は、普段から外部のお客さまにご提供しているサービス。自社の移転なんだからスムーズに進むだろう‥‥と思いきや、東京・札幌間で遠隔でやりとりする難しさもあり、なかなか学びの多いプロジェクトとなりました。
きれいな話だけじゃなく、失敗や苦労もしっかり交えて、移転の舞台裏をお見せしたいと思います！
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札幌オフィスの移転プロジェクトがスタートしたのは、2019年6月のこと。
旧オフィスが入っていたビルは取り壊しの計画があって再契約ができず、2020年2月には退去しなければなりませんでした。もちろん、これは寝耳に水というわけではなく、入居当初から認識していた話。「ついにその時がきた」ということで、半年以上先の移転に向けて動き出しました。
こちらが旧オフィスの様子。
▲執務スペース
▲フリースペース・会議室
3年近く使っていた旧オフィスには、いくつかの課題がありました。
具体的には、
・想定よりも来客や取引先との商談の頻度が低く、スペース効率が悪い
・一方で執務スペースの密度が高すぎる
・席と席の間に十分な間隔がないため、電話の声のボリュームを抑えなければならない
・執務スペースとフリースペースが別の部屋にあるため、集中と休憩の間のグラデーションがつけにくく、リフレッシュしづらい
‥‥などなど。
「こうした課題を解決しつつ、メンバーにとって働きやすい新オフィスをつくろう！」という強い思いを胸に、移転プロジェクトに取り組んでいくことにしました。
まずは、移転先となる物件探し。
東京オフィスで働く47の仲介コンサルタントの前田さんに希望の条件（立地・賃料など）を伝え、候補となるビルをピックアップしてもらいました。僕も普段東京で勤務しているため、内見は札幌メンバーが業務の合間を縫って対応してくれました。
後日、内見したメンバーから率直な感想をヒアリング。賃料などの諸条件もふまえて総合的に判断しながら、代表の阿久根と一緒に契約物件を決めることに。
札幌メンバーの本命は「北海道ビル」でしたが、当初の予算からは若干オーバー。それでも、「どうにかこのビルに入居したい！」というみんなの願いを叶えるべく、あらためて試算表をつくって阿久根を説得。無事に本命の「北海道ビル」を契約することができました。
札幌メンバーに結果を報告したときの嬉しそうな反応は、今でも忘れられません。。！
▲今回契約した北海道ビル
オフィスの内装プランニングについては、物件選定時から同時進行で進めていました。ここで力を貸してくれたのが、47内装の事業責任者である隅中さんと設計デザイナーの関本さんです。
現在の事業・組織の状況や旧オフィスでの課題を洗い出した上で、予算とアイデアのバランスをとりつつ、内装づくりの構想を固めていきます。
こうして導き出した新オフィスのコンセプトは、「Furniture Park（家具の公園）」。僕たちのサービス『Kagg.jp』ではオフィス家具をたくさん扱っているので、さまざまな種類の家具があふれる空間にしたい。そして、公園でのびのびと時を過ごすように、オンオフの切り替えをしやすいオフィスにできたら。そんな願いを込めました。
札幌でも「理想のオフィス」についてメンバー同士で話し合うワークショップを開催。大枠のコンセプトをもとに、どんなスペースが欲しいかをディスカッションしてもらい、東京メンバーと意見のすり合わせをしていくことに。
東京メンバーと札幌メンバーは常にオンラインでやりとしているため、途中でイメージのズレに気付かないままプロジェクトが進行してしまうこともありました。東京メンバーが「公園感を演出したいから壁は一切つくらない！」というプランを打ち出し、札幌メンバーから総スカンを食らう、という場面も（笑）。
遠隔での共同作業の難しさに直面しながらも、全員で意見を出し合いながら、一つずつ形にしていきました。
次に取り組んだのは、新オフィスの家具選び。47内装でお客さまにご提案する家具選定を担当している稗田さんと札幌メンバーとで協力しながら、家具をじっくり吟味してセレクトしていきます。
“オフィス家具のプロ”と自負している僕たちですが、実はここも一筋縄にはいきませんでした。「好きな家具と働く」というミッションを掲げているからこそ実現したい理想と、限られた予算のなかでオフィスをつくっていかなければならない現実。その狭間で苦しむことになります。。
普段、ECサイトを運営していて「家具の一つ一つ」についての知識は持っていながらも、オフィス全体のデザインやレイアウト、コーディネートという面では47内装のみなさんにかなり助けていただきました。おかげで、できるだけメンバーのリクエストを盛り込みつつ、当初予算内でなんとか抑えることができました。
そして、2月に入ってから新オフィスの内装工事が始まりました。できるだけ家具に投資したかったので、工事費用は最小限。まさに「突貫工事」といえるスピードでありながら、慎重かつ丁寧に仕上げていただきました。
2/21金曜日、いよいよ旧オフィスでの最終営業日を迎えました。この日は少し早めに通常業務を終え、みんなでせっせと荷造り。
エントランスに積み上げられていく段ボール箱の山。
約3年間お世話になったオフィスとも、これでお別れです。
そして、新オフィスに荷物を搬入します。僕もこのタイミングで現地入り。施工会社の職人さんと協力しながら家具を組み立てて、レイアウト図通りに配置していきます。
3連休の祝日に出社して作業を手伝ってくれたメンバーには、感謝の気持ちでいっぱいです。。！
ついに完成した新オフィスがこちら！
実はまだ壁工事や一部の什器搬入が終わっていないのですが、かなり明るく開放的な空間に仕上がりました。
手前に写っているリフレッシュスペースと、奥の執務スペースの境界ができるだけ“あいまい”になるように設計しました。（前のオフィスでは壁と扉で仕切られていました）
みんなも早速活用してくれているようで嬉しいです！
2Dのイラストを見て想像していたものが、3Dとして形になり、そこで実際にメンバーが働いているのを見ると、月並みな感想かもしれませんがやっぱり感動しますね。
これまで当グループではたくさんのクライアントのオフィスづくりに携わってきましたが、自社のオフィス移転をしたことで「働く場所をつくるのって、こんなにワクワクするものなんだ！」と、改めて気付かされました。
一方で、プロジェクトを進めるなかでつまずくことや苦労もたくさんありました。普段業務では関わらないメンバー同士が、しかも遠隔でやりとりをするのは大きなハンディキャップでした。が、そんないろんなハードルを乗り越えてオフィスをつくりあげることで、グループ全体としての「チーム」の結束が強まったのが、今回の移転で一番大きな収穫だったかもしれません。
最後に、今回の移転プロジェクトに携わったメンバーから一言ずつ。
前田さん（東京）：契約まで紆余曲折ありましたが、結果的に札幌メンバーに喜んでもらえる物件に決まってよかったです。自社グループのオフィスを探すなかで、社内だからこそ聞こえてくる声や、普段だと見えないようなニーズが垣間見えて、とても勉強になりました。今回の気付きを日々の業務にも活かしていけたら、と思います！
関本さん（東京）：年に一度の全社キックオフで札幌メンバーのみなさんとは顔を合わせていましたが、今回の移転プロジェクトがなければここまで深い議論をする機会もきっとなかったと思うので、携わることができて本当によかったです。またいつか札幌オフィスに遊びに行ける日を心待ちにしています！
北さん（札幌）：旧オフィスからの家具搬出は思った以上にあっという間で、名残惜しむ間もありませんでしたが、逆に新オフィスで什器の到着を待つのは非常に待ち遠しく、時間が何倍にも長く感じました（笑）。新オフィスはABWを取り入れて自由度の高い働き方を実現できるようになっているので、今から楽しみです！
札幌の新しいオフィスづくりに尽力してくれた東京・札幌メンバーのみなさん、本当にありがとうございました！！
新オフィスで心機一転、チーム一同でよりよいサービスをご提供し、「好きな家具と働く」というミッションを実現できるように努めてまいります。今後ともよろしくお願いいたします！