時間の管理について
こんにちは。ホワイトボックス（株）コンサルティング部の阿部です。
最近、私自身が時間管理の重要性を身をもって感じているもので、備忘録変りにnoteに書きとどめておきたいと思います。
▽時間管理の類型
時間管理を、私は主に２つの型に分類しています。１つは「時間管理型」。このパターンは、日々決まっている時間割に対して、やるべきことを当てはめていくパターンで、どちらかといえば受け身の型だと理解しています。
もう一つのパターンは「時間確保型」。この型は、１日のスケジュールを自ら構築して、空いた時間があればそこにもどんどん予定を詰め込んでいくイメージで、どちらかといえば攻撃型のような印象をもっています。
後者の時間確保型は、フリーランスや会社でも管理職レベルの人に向いている方法で、前者の時間管理型は一日のルーティンが決まっていることが多い仕事の人向けと言えるかもしれません。
ちなみに、医療機関や介護施設の場合、すでにスケジュールは決められていることが多く、与えられたスケジュールを管理しつつ、逐次湧いてくる案件を隙間時間に当て込んで処理していくことが多いのではないでしょうか。
どちらが良いという訳でもありません。
時間管理型でも時間確保型でも、１日の時間を効率よく使おうという姿勢は同じです。ただ、医療機関などの場合は上記に述べたように、時間管理が主になる分、何か急に湧いた案件があると、あらかじめ予定されている業務を誰かに頼まなければ予定を消化することができません。そのため、タイムマネジメントがより重要になるのだと認識しています。
▽具体的な方法
私は普段、手帳で月単位、週単位の仕事のスケジュールを書き留め、日々の時間管理はエクセルを使って行っています。
エクセルは、30分単位で時間を区切り、左右に同じフォーマットを作成します。そして、左側は予定として朝イチでその日のタスクを入力します。このとき、移動やミーティングを除いて、書類や企画書作成といった実務的なことの場合、詳細な時間配分は気にしません。だいたい、それぞれのタスクを90分～120分単位で数日間に分けながら完成に近づけていっています。
右側は、実際にそうしたタスク処理にかかった時間を入力します。こうすることで、予定と実際のタイムラグを認識することができますし、予定していた時間に対し、その作業は早く終わらせることができたのか、または予定より時間がかかったのかを一目瞭然にすることができます。
そうすれば、次からは時間配分を見直したり、あるいはなぜそんなに時間がかかったのかを振り返り、スキルの問題なのか、なにか飛び込み案件などのイレギュラー要素が入ったのか、さらにはそれらは事前に考慮することができなかったのかを吟味し、次回からは予測ができそうなときには、このスケジュールを埋めるようにしよう、などなんらかの対策をうつことも可能になります。
ちなみに私は、事務所で緊急のミーティングが入りそうなときは、込み入った資料作りなどはしないようにして、それほど頭を使わなくてもよい単純作業や資料を読み込む時間などにあてるようにしています。
そうすれば、作業が途中で中断されても、集中力を落とすことなくタスクをクリアーしていくことができるように感じています。
▽お知らせ
私が編集を担当しているメルマガ「☆キラリと光る☆ 病院マネジメントのヒント」のTopicで、タイムマネジメントの考え方をテーマに特集したことがありましたので、その時の資料をこちらにアップします。
＊ダウンロードはフリーですので、興味のある方は覗いてみてください。
では、最後までお付き合いくださりありがとうございました。
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