【3分で読める】タスクをパズル形式で整理する（木戸）

博報堂時代の『心・技・体』…技その⑯

こんにちは、HDAの木戸です。

今日は、タイトルにあるように、博報堂時代から実践している方法を共有します。大量にある目の前のタスクを効率よくまわすために、パズルとピースの考え方で整理しています。

これは、独立後、1人でやるべきタスクが多くなったのと、移動がかなり多くなったりことで、なかなかデスクワークに時間を割くことができなりました。そのため、より強い意識し、実践しています。

時間は、1日24時間しかなく、これは誰もが平等です。

あとは、業務のタスクの数は、人に任せない限りは、自分でやるしかありません。その中で効率を上げるためには、以下の2つの方法しかありません。

①集中力を上げる

②予定と予定の隙間の無駄を減らす

特に、今日は②に焦点を当てて話します。それが、今日のタイトルにある、パズルとピースの考え方です。

僕は性格上、活字はイメージしづらく、図の方が把握しやすいので、業務全体をパズルに見立てています。そして、普段のタスクをパズルを構成する1つ1つのピースに見立てて理解しています。

そして、ToDoリストに書きながら、タスク＝ピースを大・中・小の3つに分けていきます。

●小ピース・・・15分～20分くらいで済むタスク

●中ピース・・・30分程度で済むタスク

●大ピース・・・1時間以上かかるタスク

ちなみに、ピースのサイズの他に、タスクには2種類あります。

◆A・・・頭で考える「思考タスク」と、

◆B・・・作業しないといけない「作業タスク」。

Aの思考タスクは、配慮しなきゃいけないメールをどう返した方が良いかな、とか、次のあの打ち合わせはどう着地させようとか、大事なプレゼンの要点を3つにまとめよう、とかです。

Bの作業タスクは、デスクワークしないといけないので、移動時間では基本できないので、より空いた時間に対して選ぶピースの精度が求められます。電車に乗ってる時間でも、作業の小ピースくらいなら終わるので、タスクの選び方をしたりします。

ちなみに、AとかBとかは今、便宜的に決めただけなので、また良い呼び名は考えておきます。(笑)

パズルとピースの考え方は、24時間しかない1日のスケジュールの中で、この大中小のピースを入れ替えながら、できるだけ隙間時間をなくしてタスクを効率よく終わらせていく。というものです。

スケジュールに合わせて、大中小のどのピースをはめていこうか、考えるのです。

例えば、このnoteを書く作業は、だいたい30分～1時間くらいかかります。

なので、最近は、ランチのデリバリー作業中で、デリバリー後の待機時間が30分くらいあるので、その時間で書こうと決めています。

これまでは、飲食業のSNS更新の時間に充てていたのですが、SNS更新は15分もあれば終わるのと、30分の時間に15分の小ピースで終わると、残りもう1つ小ピースタスクを持ってこないといけないので、タスク間の隙間がまた発生してしまいます。

逆に、1時間の大ピースをもってくると、noteを書きだして、ようやっと集中してきたくらいに作業時間が終わるので、時間があふれてちょうどよく仕事を終えられません。

例えば今も・・・

ちょうど、息子を保育園に迎えに行く前に、ミーティングが予定より早く終わり30分ほど時間が空いたので、その時間をつかって、書ききってしまおうと筆をとりました。

※しかも、時間に対し、ほんのちょっとあふれるくらいの大きさのピースを選ぶ（例えば30分の空き時間に40～50分くらいかかるタスクをする）と、なんとか終わらせようとアドレナリンが出るので、「①集中力を上げる」も合わさって、より効率的です。

そんな風に、スケジュールの時間に見合うピースをはめていって、ちょっとした隙間の時間にも、1つタスクが終わるよう、工夫しています。

さらにちなむと、5分くらいしか空いてないときは、、、常に持ち歩いてる本を取り出して、読む時間に充てています。5分しかない、と思って本を開くと、結構集中して読み進められてオススメです。

今日は、以上です。

このnoteでは、★色んな働き方、生き方があるということをシェアして、結果的に、多くの人が目の前の仕事に忙殺されるだけの人生ではなく、自分の意志で取捨選択した人生やキャリアを歩める世の中になることを願って書こうと思います。僕にとっては、博報堂時代のサラリーマン人生も、その後のフリーの木戸俊介としての経験も、どちらも欠かすことはできません。両方あるから、今の木戸俊介がいると思っています。そういう意味では、特に、今後の将来に対する期待と不安が入り混じる同世代、★29歳～38歳の企業マンに向けて話すつもりで書けたら良いなと思っています。