「相手の返事待ち」専用のリスト／公務員のタスク管理術

あらゆる仕事には、期限がつきものです。

自分が起業勤めでも、公務員でも。
相手が企業であっても、一市民であっても、同じです。
同僚であっても、同じです。

仕事には期限があります。
期限を設けることで、仕事は進みます。

期限に間に合わせていくための、タスク管理術の一つを、今回は書きたいと思います。

仕事を進める壁の一つが、自分ひとりだけでは仕事が完結しないということです。
逆を言うと、仕事を完結させるためには、さまざまな人とやりとりする必要があるということです。

やりとりというのは、
・上司に許可を得る
・別の部門の人に資料を作ってもらう
・コアメンバーで協議しておく
・日程調整する

などなどです。
けして自分だけでは仕事が進まない要素が、たくさんありますね。

やりとりとは、あたかもキャッチボールのようです。
「これ、いいですか？」
「いいよ」

「これ、作っておいてもらえますか？」
「はいよ」
というキャッチボールです。

ここで言うボールとは、「現在進行中の仕事」です。
ボールを持っている人が、「現在進行中の仕事進める人」です。

自分がボールを持っていたら、自分が判断し、作業をします。
相手がボールを持っていたら、ボールが返ってくるまで待ちます。

この仕事のキャッチボールにおいて、
ボールを持っているのは、誰か？
というのが、とても大事なのです。

いろんな業務を、同時並行に動かしていく中で、
うっかり忘れてしまうと大変です。

うっかり、自分がボールを持っているのを忘れたら、事態は何も進みません。相手は、ただ、待っているだけです。締め切りだけが迫ってきてしまいます。

相手がボールを持っているのをうっかり忘れてたら、「あれ？依頼したんだっけ？」と戸惑ってしまったり、「あの件、どうなってますか？」と確認することができなかったりして、締め切りが迫ってきてしまいます。

把握がしにくいのは、相手がボールを持っている時です。

そこで活用できるのが、「返事待ちリスト」です。

相手にボールを投げて、返事やリアクションを待っている状態。
それを、リストに書き込んでおきます。

いつ、誰に、どのようなボール（仕事）を投げたのかが書いてあれば、「そろそろ、進捗状況を確かめておこうかな」とか「確かに依頼してあるから、大丈夫だ」とか、仕事に安定感や安心感が出てきます。

特に、僕のような主任クラスになると、職員の進捗管理までするようになるので、職場への影響が大きいです。
職員だから、「言えばできるだろう、言えばやるだろう」とは思いません。

職員だって人間ですから、うっかり漏れや、多忙による手付かずだってあります。

一度投げたボールが、ちゃんと相手の手の中で進んでいるかどうかを確認するのも、いたって普通の仕事です。
でも、それを記憶で把握しておくのは非常に難しいので、「相手の返事待ち」専用のリストを作りましょう、という話です。

Excelで、ワンシートだけぺっと作ってしまってもいいし、
紙に書き出して、置いておいてもいいですよ。