あらゆるタスクが、最新の優先順位がついたままで、一覧になってるリスト
自分が抱えているすべてのタスクが一覧になっていて、
しかも最新の優先順位がついている状態で、いつでも見られる。
そういう状態のリストがあったらいいですよね。
今回は、そのリストについてのお話です。
僕は福祉職なので、家庭訪問という仕事があります。
家庭訪問をするには、行きと帰りの移動時間がかかるし、いろいろ説明したり、相談したりする時間もあるので、けっこう時間の確保が必要です。
今日は、そんな家庭訪問の予定を組んでいたのですが、相手の都合で急きょキャンセルとなりました。
もともと、多めの時間の時間を確保していたので、キャンセルによって「多めの時間」がぽっかり空いたのです。
急に、自由になる時間ができました。
さて、みなさまなら、このような時に、どうしますか？
僕であれば、オープンリストと呼んでいるものから、やりたいと思っていたタスクを、チョイスして、実行します。
オープンリストとは、「オープン」という名前がついている通り、いつも変化に開かれたリストです。
いつも開かれているので、タスクをいつでも追加できます。
また、いつでもタスクをピックアップして削除することもできます。
入るのも出るのも、いつでも自由に開かれているのが、オープンリストです。
オープンリストの理解を深めるために、対となる「クローズドリスト」にも触れておきましょう。
クローズドリストとは、「クローズド」という名前がついている通り、変化に対して閉じられたリストです。
作った後からタスクを追加することは、基本的にできません。なぜなら、閉じられているからです。
そんな不便そうなリストを、どこで使うのでしょうか。
使う場面は、「今日やることリスト」です。
「今日やることリスト」は、１日のスタートに組みあげて、完成させます。
完成しているのにも関わらず、後からタスクを追加したら、１日がやりきれないタスクで溢れてしまい、時間内に終わりません。
だから、「今日やることリスト」は、後からタスクを追加するものではなく、閉じられたクローズドリストである必要があるのです。
（クローズドリストについては、また後日に詳しく書きます）
さて、オープンリストに話を戻しましょう。
いつでも追加できるし、削除もできる、変化に対して開かれたリストです。
追加も削除も自由とはいえ、だいたいにおいてリストは増える一方で、なかなか減らないものです。
だって世の中は、やりたいことに溢れているし、やるべきことに溢れていますから。
やる気に溢れた人なら、なおさら、オープンリストは膨らんで当然です。
そして、オープンリストは、そのわがままを、吸収できるポテンシャルがあります。
ここで、問題が一つ発生します。
膨大なオープンリストの中から、次にやるべきタスクを選出するのが、とても大変だということです。
僕は、仕事で使っているオープンリストだけでも、300近くのタスクがあります。
急に時間がぽっかり空いた時、300近くのタスクを全部見返して、最優先のタスクをピックアップできますか？
いえ、できません。時間がかかりすぎます。
かえって非効率です。
では、どうするかというと、オープンリストには、常に優先順位をつけておくのです。
優先順位は、1〜４の段階があれば充分。
すべてのタスクに対して、1〜４の優先順位をつけておけば、ぽっかり時間が空いた時に、「最優先のタスクたち」からタスクをチョイスすればいいのです。
ちなみに、僕が今回、ぽっかり空いた時間にチョイスしたタスクは、「事務遅滞のある職員のフォロー」です。
しかも、自分のチームではなく、他のチームの職員のフォローです。
事務遅滞によって大きな問題が発生するのは目に見えていたので、どうしてもフォローしました。
そのチームのリーダーからは、「あなたは、神ですか！？」と言われるくらい感謝されました。
優先順位があらかじめ定めてあるオープンリストがあったからこそ、ぽっかり空いた時間に最適なチョイスができたし、職員の危機を救えたし、他のリーダーから感謝されることができたのです。
ここで注意してほしいのは、「優先順位は、周りの変化によって、常に変動する」ということです。
ある日に決めた優先順位が、永遠であることは、ありません。
あたりまえですよね。時間が経ったり、事態が変わったりすれば、優先順位は変わるものです。
だから、ぽっかり時間が空いた時に、「ベストな最優先タスク」を、間違いなくチョイスするためには、いつでもオープンリストの優先順位を、新鮮にしておく必要があります。
僕は、毎週金曜日は、オープンリストの優先順位を、見直す日としています。
優先順位の鮮度を、保ちたいからです。
「あらゆるタスクが把握され、最新の優先順位をつけられた状態で、いつでも一覧になっているリスト」
これは、とても魅力的ですよね。
では、作り方を説明します。
仕組み自体は、とてもシンプルです。
すべてのタスクを書き込む
すべてのタスクに優先順位をつける
優先順位を適度に見直す
これさえすれば、立派なオープンリストのできあがりです。
みなさまも、オープンリストをつくってみませんか？
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？