貿易業務がラクに？　　　　　　　　　　　　〜電子帳簿保存法の改正で加速する、業務と書類保管の一体化〜

電子化でストレスフリーな仕事を実現

貿易業務をされている皆様にとって、日々の書類管理は非常に大きな負担ではないでしょうか。例えば、貿易書類は一定期間の保管義務が設けられていますが、この書類の作成・受渡・保管は全て紙で行われるわけではなく、PDF・Excel・メール等を使用する場合も多く、メールで受け取った物をプリントアウトしたり、PDFで貰った物を打ちかえたり、Excelの内容の更新が複数回必要だったりするなど、それらを全て印刷して紙で保管する必要があります。

しかし、こうした貿易書類の管理を電子データで行うことで、ストレスを大幅に削減できる可能性があります。

また、こうした電子化に対しては「具体的に何が楽になるのか分からない」、「やり方を変えるのが大変そう」という懸念を持つ方々もいらっしゃるかと思います。しかし、近年あらゆる分野で電子化が進み、様々な企業がサービス・製品を打ち出しており、貿易業務の電子化の選択肢も広がっています。

この流れは法律によっても後押しされており、1998年には税制改正の一環として「電子帳簿保存法」が施行されました。ところが、電子化という新たな流れに対応すべく成立されたその法律ですが、申請要件や複雑な手続きが大きな負担となり、累次の改正が行われた現在でも普及していません。

これに対し、2022年1月に施行予定の新たな電子帳簿保存法では、これまで大きな負担となっていた複数の要件が緩和され、従来の書類管理にかけていたアナログな業務や負担を削減できるかもしれません。
そこで、今回の記事では「貿易書類の電子化による業務効率化」と「電子帳簿保存法の改正前後の変化」について、概要をみてゆきたいと思います。

貿易書類の電子化による業務効率化

貿易書類の管理を電子化することで、日々の負担を削減することができます。今回は2つのメリットをご紹介します。

①税関の事後調査への対応が楽に
数年に１度行われる事後調査のためには緻密な対応を求められ、大きな負担になっているのではないでしょうか。貿易書類には7年などの長期間の保管義務があり、それを行うためにはアナログで煩雑な業務が発生しています。

例えば、文書を全て印刷して取引ごとに分類し、倉庫に保管しつづける。各調査の際には、倉庫から段ボールを運び出し、会議室に段ボールを積み上げ、調査で求められる書類を1枚ずつ手作業で調べて調査官に資料を提出する。この一連のプロセスには、かなりの労力・時間を費やしていらっしゃると思います。

しかし、こうした通関などの書類を電子データで管理することで、税関の事後調査にかかる労力を削減することができます。

②日々の書類管理を効率的に
事後調査で求められるだけでは無く、そもそも日々の貿易業務ではB/L・インボイス・パッキングリスト・原産地証明書・その他評価書類など、膨大な量の書類を作成・受渡・保管する必要があります。

こうした膨大な量の書類の中から、必要な物だけを1枚ずつ探し出しすにはかなりの労力が必要です。加えて、大量の書類を管理するためのファイルやスペース、それらに対する費用もかかります。

書類管理の電子化を行うことで、保管作業の手間を省くでけではなく、例えばカテゴリ分けやタグ付けも可能、メールや二重入力が不要になるなど、作成・受渡・保管を効率的に行うことができます。

電子化の流れが強まる中で、現在では、貿易業務の分野においても様々な企業がサービス・製品を打ち出しています。今後は、関係者との取引情報の一元管理や文書のデータ自体を、同一のシステムでやりとりすることができたり、PDF・Excel・メールなどの煩雑でアナログ業務をなくしてゆくことができたりと、貿易業務もストレスフリーになってゆくことは確実です。

電子帳簿保存法改正前後の変化とは

こうした中で施行されている電子帳簿保存法とは、昨今の電子化の流れに沿って、国税関係帳簿書類（会計帳簿、決算書、領収書、請求書など）の保存を、紙ではなく電子データ（*）で行うことを認めた法律のことです。
（*）紙の書類をスキャンしたもの、あるいは電子取引データ。

ところがこれまでは、電子帳簿保存法の利用には複雑な要件が求められ、導入には大きな負担が伴いました。

例えば、①書類を電子帳簿として保管する3ヶ月前までに税務署に申請書を提出する必要がある、②帳簿書類一件ずつに、帳簿種類に応じた異なる多数の検索条件を設定しなければいけない、③作成日時、受取日時などの時刻認証局の認証が必要など、比較的ハードルの高い複数の要件を満たす必要がありました。

しかし、今回の改正によって、①令和4年1月1日以降作成されるものであれば、事前の届け出なしに電子帳簿での保存が行えるようになり、②検索要件が簡素化され、年月日・金額・取引先の3点のみになり、③訂正・削除の記録が残るシステムを使用していれば受取側の認証が不要になるなど、利用要件が大きく緩和されました。

加えて、申請は1つからでも可能で全ての書類を適応させる必要はないため、その点も併せて考えると、電子帳簿保存法の利用のハードルは大きく下がったと言えるのではないでしょうか。

さいごに

電子化の流れが強まっている近年、貿易業務の分野においても様々な企業がサービス・製品を打ち出しています。今後ますます貿易業務の電子化が加速し、日々の負担を削減することが可能になってゆきます。

また、今回の大幅な規定の緩和により、電子帳簿保存法もより利用しやすくなりました。

今回の改正を含め、日々の貿易書類の作成・受渡・保管の負担軽減に向けて、電子化をご検討してみてはいかがでしょうか。

なお、今回の記事を書くにあたっては、以下のサイトを参照させていただきました。
https://www.uchida-it.co.jp/info/20210605/
https://www2.deloitte.com/jp/ja/pages/tax/solutions/im/trade-documents-storage.html
https://www.wingarc.com/solution/accounting/index.html
https://www.teamspirit.com/ja-jp/backoffice-navi/electronic-book-storage-act.html
https://www.worksap.co.jp/media/useful/dencho202112
https://www.wingarc.com/solution/accounting/index.html

株式会社Zenport

株式会社Zenportの提供するサービス"Zenport"は、貿易サプライチェーンで発生する複雑なコミュニケーション業務を50%削減するオープンプラットフォームです。導入いただいているお客様には、通関書類・電子取引に関する書類・メッセージなどを含んだ取引情報を、社内外の様々な関係者と一緒に管理・共有をZenport上で行っていただいております。これにより多くの企業様に貿易サプライチェーン業務をストレスフリー化、そして在庫や生産の最適化を実現いただけます。
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