【仕事の効率化】会議の無駄をなくす4つの方法

こんばんは、豊です。

会社の仕事では、社内・社外の会議や打合せがたくさんあって、そこに時間が取られてしまって仕事が進まない！と言う方も多いのではないでしょうか。

私も毎日のように様々な会議があるのですが、会議によってはすごくいい時間だったなと感じることもある一方で、無駄に時間ばかりが長くて、特に何も決まらずに終わってしまった会議もあります。

そんな無駄な会議をなくすためにどんなことを気をつけたり、やったらいいのかを教えてもらったので、シェアしたいと思います。

事前準備

会議前から会議が良いものとなるかどうかは決まります。

事前に会議のアジェンダや目的、何を決めるのかを参加者に共有して、それぞれが事前に意見を考えておくことで、意見が飛び交う良い会議になるでしょう。

時間を決める

議題ごとに時間を決めておいて、それをみんなで意識していくことで、会議時間が無駄に長くなることを防ぐことができます。

全体の時間は長くても90分までとして、集中してやると生産性が上がります。

ただ、時間にとらわれすぎて中途半端な議論で終わらないように注意しましょう。

ホワイトボードを使う

出てきた意見やアイディアをホワイトボードに書くようにして、「見える化」することで、議論が活性化しやすくなります。

また、最後にホワイトボードの写真を撮れば議事録にもなるので、手間も省くことができます。

会議をやらない

これは究極ですが、本当にその会議が必要なのかを見直してみるのも良いです。

立ち話やちょっとしたミーティングスペースなどわざわざ会議室を取らずに済む話を、大々的にしてしまってることもあります。

最後に

いかがでしたでしょうか。

私は最近は4つ目の「会議をやらない」を実践するようにして、かなり無駄な会議は減っているように感じています。

4つとも明日からすぐに変化させられることかなと思いますので、皆さんも上司や会議の相手ともコミュニケーションを取って実践してみてください。