5W1Hの実践

⓪　課題レベルの説明

見やすくするために課題レベルごとに帯を設定しています。
個人：解決することで、自分に良い影響を与える課題
部署：解決することで、各部署に良い影響を与える課題
会社：解決することで、会社全体に良い影響を与えるほどの課題

①　勤怠シフトの自動入力

私自身の勤務計画を作成する際に、まずはエクセルシートに入力して計画を立てていますが、その後、社内の勤怠管理システム、Outlookのスケジュール表等にも入力する作業が発生するので、3回も同じ情報を打ち込むので非効率だと感じていました。

私自身の課題です。

本社事務所で起こります。

私自身がRPAを担当しているので、自動化するというアイデアもあったのですが、立ち上げて間もない状態だったので影響範囲の狭い、個人の課題については取り組んで来ませんでした。

1台何円といった契約に基づくアプリケーションでは無く、PowerAutomateの無料版なので、個人の課題も取り組む範囲に入れやすいと思います。
自動化する場合には、予め計画を立てる際に作成したエクセルシートを読み込ませて自動入力をさせることで繰り返し作業の負担を軽減出来ると思います。

②　社有車管理台帳の電子化

社有車の使用実績記入（主に走行距離や貸出返却の時間など）が手書きで行われているので、集計作業をする時に書き殴られたような文字だと何が書いているのかわからず、時間が掛かったり、誤った実績を転記してしまうことがあるようです。

総務部の集計作業を担っている方。

本社事務所で起こります。

管理台帳を電子化する場合には金額面で承認が下りないため、解決されていません。（出資した金額に対してリターンが見込めないため）

金額面で承認が下りないという理由のため、自社で製作出来れば解決出来る問題になります。

総務部の方に話を聞いてみて、意見をもらいました。
１、実績はCSVデータとしてダウンロード出来るようにしてほしい。
２、ガソリン給油時のレシートをアップロード出来るようにしてほしい。
　　（ガソリンスタンド利用の証跡を残すため）
３、社有車の入れ替え時にデータの食い違いが出ないようにしてほしい。
アイデア自体は好評でした。

③　LINE広告の拡大

当社でもLINEでの配信を行ってはいますが、内容はチラシ情報を流すくらいになっています。来店客数の増加や売上の増加に繋がるような仕組みを取り入れたいと考えているようです。

広告媒体の管理を担っている方。

本社事務所で起こります。

外部業者から相互コミュニケーションを取れるようなBotの提案は受けていましたが、提案された顧客像が当社の想定顧客とズレていたり、掛かるコストと想定されるリターンが見合わないということから導入は見送られているようです。

自社開発することが出来れば、導入コストは最小限に抑えることが出来ます。また、うまく行かなかった場合にも内容の変更などを柔軟に行えるので想定顧客が変更された場合にも対応出来ます。

広告媒体の管理を担っている方から、意見をもらいました。
１、会員数を増やす取り組みが出来ると嬉しい。TwitterやFaceBook等の連携
　　も以前は取り組んでいたが、返信が大変で現在は行えていない。
２、お買い得商品の自動配信が出来るようにしてほしい。
　　現在はほぼ手作業で、単純作業に忙殺されている。
３、チラシの自動配信は外部業者に契約して頼んでいるので、自社で完結出
　　来るようにしてほしい。費用面でメリットがあるため。
非常に差し迫った問題になっているようで、可能なら取り組んでほしいというご意見も頂きました。

④　チラシ原稿共有の効率化

チラシ原稿を印刷会社、各商品部とやり取りする手段として現在は、メールにエクセルシートを添付して行っています。チラシ原稿は膨大な数になるので、どの原稿が提出されていて、どの原稿が提出されていないかが分からなくなる時があるそうです。
また、印刷会社が取りまとめて原稿が出来上がるまでどのような紙面になるのかが分からないそうです。

広告媒体の管理を担っている方。

本社事務所で起こります。

共同編集出来るスプレッドシートを使って効率化を図る案もあったようですが、セキュリティの問題がネックになり導入出来ていません。
また、セキュリティ面で基準を満たすような共同編集システムは存在するようですが掛かるコストが高額となるために導入出来ていません。

自社開発することが出来れば、導入コストは最小限に抑えることが出来ます。また、自社に必要な要素も柔軟にカスタマイズすることが出来ます。

広告媒体の管理を担っている方から、意見をもらいました。
１、クラウドの仕組みで共同編集出来る場合は変更の履歴を残せるような
　　仕組みがほしい。
２、限られた人間のみ編集出来るようにしてほしい。
３、原稿の提出期限日以降は編集が出来ないようにしてほしい。
こちらも実現すれば、新たな価値を生み出すような仕事に時間を割り振ることが出来るようになるはずとのことでした。

⑤　顧客満足度向上　

※　課題レベルを修正しています。個人　⇒　会社

従業員が笑顔で挨拶（接客）出来ていないと感じています。
顧客満足度調査でも高い頻度でこの点が指摘されていたように思います。

店舗で働く従業員の方。

各店舗。

教育担当者は「笑顔で元気よく挨拶をしましょう。」と「お願い」することしか出来ていません。その場限りの「お願い」になりがちなので、継続性が無く、身に付くこともありません。

笑顔を認識させるAIによる画像診断を挨拶訓練時に取り入れて、もし笑顔が出来ていたら何らかのアクションを起こすような仕組みを作る。
何らかのアクションについてのアイデアとしては音声によるメッセージ（例えば拍手音など）や画面にエフェクトを出す、おみくじのような毎日行いたくなるような仕組みを入れて継続性を高めます。

教育担当者の方に、意見をもらいました。
１、モチベーションを高めるような仕組みは出来たら素晴らしい。
２、管理側が実施された実績を一覧表で見れるようにしてほしい。
３、外部への発信の際にも使える取り組みだと感じる。
４、新入社員へのアピールにもなり、定着率にも好影響を与えそう。
教育担当者の方も笑顔での接客について強い課題意識を持っており、
是非導入出来るようにしてほしいとのことでした。