ワイプ芸も参考に。大切なのはマナーよりも「聞いてますよ」という姿勢
年末、「本当にメンバーは聞いてくれているの？オンライン全社会議に臨むリーダーの心構え」という記事を書きました。
これは経営者をはじめとするリーダークラスの方に向けて「オンライン会議って相手の反応がわかりにくいから全体会議でスピーチしても参加者の反応なくて孤独かもしれないけど実際はみんなちゃんと聞いてるよ！ドーンといきましょ！」という記事だったのですが今回はオンライン会議に参加する全ての方向けにお話します。会議に参加した他の人に「話を聞いてもらえている」と感じてもらえるかどうかにポイントを置くので、オンライン商談でクライアントの要望をヒアリングする営業担当者の方や若手メンバーの育成メンターを担当している方などに特に参考にしてもらえるとうれしいです！
なぜ、相手に「話を聞いてもらえている」と感じてもらう意識が重要かというと、オンライン会議はあらゆる面でリアクションが伝わらないからです。大人数で開催するオンライン会議やウェビナーの登壇者ならもう割り切って「みんな聞いてくれてる！大丈夫！」と思い込むのが大事なのですが（それが前回の記事）、参加者全員が発言する打ち合わせ、まして1対1のミーティングの場合は「反応がない」「話を聞いてくれている気がしない」と思われると信頼関係の構築にモロに影響があるので積極的な「ちゃんと聞いてますよ！」という姿勢が大切です。オンライン会議にも上座下座の概念を持ち込むマナーがあるとかないとかも耳にしますが、それよりもこちらの方が重要だと私は思います。
一番大事なのは「音環境」
オンライン会議をスムーズに進行させる最初の大前提が「音がクリアに聞こえること」です。オフィスはもちろん自宅もネット回線は速いに越したことはありません。ブチブチと回線が落ちて音が聞こえなくなると「回線切れたのでもう一回言ってもらえますか？」「この件についてどう思います？ってあれ？〇〇さん落ちてる？」などと明確にコミニケーションの障害になります。
ただ、自宅は急にはネット高速化ができない事情があったりしますよね。なので、ネット回線以外の部分だけでも音環境を向上させましょう。
【女優ミラーより音環境に投資を！】
ネット環境が整ったら、次に音環境を優先させましょう。イヤフォン、マイク、そこが整ってから、見た目の女優ライトやPCスタンド（後述）に手を出すことを推奨します。
【スピーカーはハウリングの原因に！安いものでいいからイヤフォンを】
時折、PCの内臓スピーカーを使用するとPCから流れた音声をスピーカーが拾ってしまい「キーーーーン」と鳴るあの嫌なハウリングを引き起こします。スマートフォンの付属品などの手持ちのもので構わないのでイヤフォンを使用して防止しましょう。
忘れないで、身だしなみ
リアルで会った時はバシッとしたスーツを着ていた取引先の人とオンライン会議をしたらパジャマみたいな格好で登場した……という経験はありませんか。リモートワークの浸透によってある程度の服装カジュアル化は共通認識があるかもしれませんが、寝癖やヨレヨレの服など仕事相手と会えない身だしなみ状態は流石にNGです。まして社外の人の場合はお互いwork from homeとも限りません。職務内容によってはオフィスからオンライン会議に参加している人もいるのでは？そんな相手に「うわ〜、この人意外とだらしないんだ」とガッカリされないように最低限の身だしなみは整えましょう。
背景も同じです。自宅からのアクセスで多少部屋が散らかっていようともバーチャル背景という大変便利なモノがあるので自分自信の身だしなみ同様、だらしなくみられてしまわないように。
目線をあげよう
オンライン会議で話者が孤独を感じてしまう理由、それは「目が合わない」から。画面をじっくり見ている人ほど（＝つまりきちんと聞いているであろう人ほど）PC内臓カメラには俯いた姿が映り、話している人には表情が見えづらくなります。上から目線は威圧感があります。ですのでオンライン会議のときだけでもPCの画面の高さを目線の高さぐらいに上げて、画面目線とカメラ目線が近くなるように調整してみてください。ノートPC用の台は長時間の作業の姿勢も楽になるのでかなりオススメですが、それがなくてもジャンプ本誌とか適当な空箱とかを使って高さをあげると、自然と目線があがります。ちなみに私はこんな感じです。かなり高い位置にPCを置いたことで、カメラと目線がまっすぐになっているのが伝わるでしょうか？
以下、2枚のスクショの差は、台あり＆なしのみです。ライティング含め、他環境は全く同じ。筆者が笑顔かどうかはさておき、全然印象違いますよね！？
テレビのワイプ芸を参考にリアクションを
ここまで、オンライン会議に臨む環境整備についてお話をしました。環境を整えるだけでも話を聞いている姿勢はかなり伝わりやすくなっていると思います。さらに仕上げの一手間として「大袈裟に頷く」というのをやってみてください。オンライン会議は複数の人が一度に話すと音声がごちゃごちゃして聞き取りづらいので、相槌を打つというコミュニケーション手段が使えません。その代わりに大きく、大きく頷いてください。カメラにも写るように、イメージはテレビ番組の「ワイプ芸」です。また、海外のプレゼンテーション番組のような手を使ったジェスチャーも有効です。その際にはPCの位置をできるだけ身体から離すとカメラが引きになって画面に写る範囲が広くなるので上下・前後に色々とPCを動かしてみてベストポジションを探してくださいね。
オンライン会議は音声だけで済ませてしまうことも多いかもしれません。プライベートの通話なら「通話するほどの信頼関係」として安心感がある状態ですが、ビジネスの場面では信頼関係を構築している最中であることがほとんどではないのでしょうか。何かと孤独感を覚えやすい時勢です。ぜひ仕事関係であってもお互いに「話を聞いてもらえたな」と思えるような顔の見えるオンライン会議にしていきましょう。会議の最初と最後だけビデオオンにするだけでも、全然印象が変わりますよ～！
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