本当にメンバーは聞いてくれているの？オンライン全社会議に臨むリーダーの心構え
仕事納めも過ぎ、まもなくやってくる2021年に向けて英気を養っている経営層・マネージャー層のみなさん、年始の社内会議の準備はお済みですか？日本は4月始まりの企業が少なくないですが、それでも年始には「キックオフ」「仕事初め」「年始集会」などと銘打った社内向けの大きな会議を開催するところが多いですよね。そして、この手の社内向け大型会議も三密対策でオンラインで開催するというお話をよく耳にするようになりました。
そんな流れで最近「オンライン会議でメンバーに話をしたけれどメッセージが伝わってない気がする」という相談をいただいたので、今回は社内向けオンライン会議の登壇者、発表者、運営担当者の方に向けてリアル社内大型会議との違いについてお伝えします。
メンバーはあなたが思っている10倍話を聞いてくれている
オンライン会議での発表者になった人の多くが「みんなからのリアクションが薄過ぎて聞いてないんじゃないか思う」と不安になります。発表者以外の人がビデオオフになっていればなおさら。顔が見えず、本当に聞いてくれるのか疑心暗鬼になってしまうのも仕方ありません。しかし、重要な会議や発表内容であれば皆さんきちんと聞いてくれています。でも、そのリアクションはオンライン会議だとリアル会議の10分の1も伝わらないのです。
なぜ、オンライン会議は聞いている人の反応がわからないのでしょうか。一番大きいのは「目線が合わないこと」。発表者であるあなたはカメラに向かって語りかけているかもしれませんが（もしカメラ目線していなければ是非心がけて！）、聞いている側はカメラの方を見てしまうと、画面＝発表者のあなたを正面から見ることはできません。PCに装備されているカメラであっても、PCとは別に独立したカメラを使用していても、画面を注視するとカメラには目線が合わず、俯いているように映ります。なので、発表者の人から見ると全員がこっちを見ておらず下を向いているのでみんなからそっぽを向かれているような気持ちになってしまうんですね。その状態だとウンウンと頷いてくれても画面にはなかなか映りません。さらに話に集中していけばいくほどついPC＝カメラに近づいてしまうもの。そうなると画角が非常に狭くなり、手元がほとんど映らなくなってしまうので、拍手してくれていても映らない。大人数のオンライン会議だと全員のボイスをオンにするわけにもいかないので声の反応があるかもわからない。もう、ここは会議参加者を信じて「実際にはこの10倍リアクションしてくれている」という気持ちで挑みましょう。発表者が不安になって声のトーンが暗くなれば暗くなるほど会議はつまらない重たい空気になる悪循環に陥ります。ここはどうしてもオンライン会議の限界があるので諦めが肝心です。聞いてくれている前提の心構えでいないと孤独です、笑
チャット機能と拍手機能の活用を全員に期待するのは酷
2020年、多くの会社がオンライン会議に移行せざるを得なくなったタイミングで大型オンライン会議の運営マニュアルをブログで公開した企業がいくつかありました。会議ツールの選定の仕方からスタッフの割り振りまで実際に彼らが自社の会議で行ったことを元に書かれた記事は非常に心強く、参考にした企業も多かったですよね。その時に「出席社員からのリアクションを受け取る方法」として、「チャット機能」「拍手機能（一部のツールに実装されているいいね！アイコンを表示される機能）」などが紹介されました。新しいツールの機能を楽しんで使いこなせる企業風土の会社では定着したかもしれません。
ただ、個人的にはこの機能の活用をすぐに全体へ浸透させるのは困難だと考えます。発表内容に集中しすぎて拍手ボタンを押す暇がなかったり、参加人数が多すぎてチャットが流れる速度が適切ではなくなってしまったりして、人数が増えれば増えるほど意思の疎通の障害になってしまうことすらあるからです。どうしてもこういった機能を使ってわかりやすいリアクションを参加者にしてもらいたいなら簡単なアンケート機能だけ使うなど使用機能の数を絞ることと、事前の機能説明を徹底してください。
余談ですが、元々リモート会議が盛んだったグローバルでは結構シビアで、弊社グループの各国の代表が参加するグローバルのオンラインミーティングでチャット機能が使われた際、そのチャットに一度も投稿しなかった私は会議終了後に欠席扱いにされていました。「チャットに一度でも反応を返すことで出席とみなす」という会議ルールを甘く見てしまっていたんです。ここまで厳しくしなくても良いとは思いますが、それぞれの会社カラーにあったルール作りも突破口になるかもしれませんね。
大型オンライン会議は全校集会で演説する校長先生の気持ちで臨もう
ここまで読んでいただくと「やはりオンライン会議はリアル会議に及ばないのだな」と思われるかもしれません。だからといって大人数をリアルに一箇所に集めた社内会議は非常にリスクが高い行為です。万が一その場で感染症の集団感染が起きたら経営を直撃するダメージです。ですので、今は気持ちを切り替えてオンライン会議でしっかりメッセージを伝えることに注力してください。
気持ちの上で「全校集会で話す校長先生」のぐらいのイメージでいくのもオススメですよ。オンライン会議で発表者が見ることができる景色は、「生徒みんなが寝てなくて静かにしている全校集会」ぐらいものです。それでも校長先生のように堂々と語りかけていく。そうすれば実際の画面の向こうの参加者は目に見えるリアクションの10倍ぐらいをしてくれています。ぜひ画面の向こうを信じてみてくださいね！
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