30.ペーパーレス会議をしよう!!

以前「​​学校をペーパーレスにしよう！！」という記事を書きました。今回はその実践事例を紹介したいと思います。

　現在私が所属する学年の会議は、完全にペーパーレスで行っています。しかもペーパーレスで行ったことがきっかけで、会議の時間も大幅に短縮することができました。

　「えっ！？ペーパーレスにしたらなんで時間が短縮するん！？」と思われたかもしれませんが、ここらへんの説明もして行きますのでご安心を。

　今回の記事は「ペーパーレス会議をする方法」や「メリット」について紹介したいと思います。

ペーパーレス会議に必要なアプリ

必要なアプリは以下の通りです。

・グーグルドライブ
・グーグルドキュメント

　イメージとしては、グーグルドライブが共有のフォルダとなり、グーグルドキュメントで会議資料を作る。

　会議の時はグーグルドキュメントに職員がアクセスし閲覧、修正、加筆する。といった感じです。

　過去記事もご覧ください。

ペーパーレス会議にする方法

　以下、ペーパーレス会議にする方法の手順です。
①グーグルドライブに会議用のフォルダを作成する
②職員を招待する。
③会議資料はグーグルドキュメントで行う

下記動画を参考にしてください

時間も資源も削減

　グーグルドライブ上に会議用フォルダを作成し、グーグルドキュメント上で会議資料を見る準備ができました。

私が実際にペーパーレス学年会を行って体感した効果は、

・印刷する時間が省けた
・加筆、修正がその場で行える（後から修正版を再配布しなくていい）
・グーグルドライブにデータがあるので家でも仕事ができる
・各クラスの生徒情報共有を各担任が口頭で行っていたが、会議資料に各担
　任が記入することで口頭での説明を省き、時間を大幅に削減できた（20
　分から5分程度へ減らせた）
・その他連絡事項があれば、口頭で行うのではなく、資料に追記するだけで
　よくなった。

　といったように、資源も時間も削減できました。特に「何かあれば、資料（グーグルドキュメント）に追加で記入してください」と伝えるだけで、口頭での説明が省けたことが時間の削減に繋がることができました。

　このような取り組みは、他の職員からも評判となり、今では他学年の学年会や職員会議にまで導入が進むようになりました。

最後に

最初は、「グーグルドライブって何！？」「グーグルドキュメントで閲覧！？」となるかもしれません。むしろペーパーレスでやる方が、時間がかかったり、やりづらくなるかもしれません。
　しかし、２〜３回くらいで慣れます。一度便利さに慣れると元に戻れません。
また、
紙の印刷を減らす　＝　環境にもいい。
口頭での説明を減らす　＝　無駄な時間の削減

効率よく作業をすることができるので、是非とも各学校でペーパーレス会議を進めて行きましょう！！
以上です！