業務システムをリプレイスしたいときは3つを押さえるだけでOK
業務システムって、
声の大きな人によって変化する曖昧なルールをすべて網羅してきてまして、
入力データの使われる先も知らず業務として入力を続ける人たちがいて、
出力においては便利使いの利用者しかいないので使えないとか言われてます。
理由あって作られたのが、業務システムです。
けど、その根據となる業務フローを説明できる人っていますか？
システムを使う根拠となる業務フローを説明できない中でのリプレイスは、怖いです。
→どんなシステムでも業務フローを整理してから検討すると良いと思います。
業務システムをリプレイスしたいときは3つを押さえるだけでOKです
①業務フロー
②入力すべきもの
③出力したいもの
システムと言われるプログラム（中身）は何でも良くて①と②を片づけしたら、③が整うから限りなく費用は無料になっていきます。
①業務フロー
業務システムは、日々の業務をサポートするものです。
なのでシステムのリプレイスを考えるときは、先にお仕事の流れを知ると良いです。
今のシステムをどうこうするとかじゃないです。
無料システムを探してくるとかでもないです。
これ、片づけと同じです。
全体像を把握して、
取捨選択して、
捨てるだけ。
なので、
最初にやることは、今の業務の流れを把握すること。
そして、その業務が必要なのか取捨選択すること。
最後に、一般的な流れなのか、特殊すぎるものなのか見極めること。
社内にここを語れる人がいるのといないのとでは、後工程に大きな違いが出てきます。
※後工程＝コスト（時間と費用）と、使えるのかどうか。
②入力すべきもの
入力事項は、日々の業務をサポートするものです。
なのでシステムのリプレイスを考えるときは、やはりお仕事の流れを知ると良いです。
入力してる値は、そもそも使われてるの？
→結構積んでるだけが多い。
システムは、何かを入れて何かを出すだけです。
中身はブラックボックスのままでOK。
欲しいものがなければ、値を入れる意味もないです。
果たして、入力すべきものは、誰が把握してるのでしょう。
→出力したい人が把握してます。
徹底的にヒアリングしていきましょう。
かなり無駄が多いことにびっくりします。
最もびっくりするのは「やってきたから。引き継いだから」というもの。
出力まで把握してない。
③出力したいもの
出力事項は、業務の最終形。システムを使った成果物です。
システムのリプレイスを考えるときは、ここが最重要です。
ということで、これは簡単ですね。
マストで必要なものを並べるだけです。
出すのが「これ」と決まると、システムはミニマムです。
例えば、昔のレジがそれ。
出すのは「レシート」です。
システムってこんなもんです。
ということで
まずは足元からです。ミニマムを積んでいくだけ。
かゆい所に手が届く印象のある甘美な業者提案を検討する（取捨選択する）前に、
あなたの頭と手足を使って、システム依存の業務を切り刻んで、みんなの足元にある業務から必要な出力系を逆算していきましょう。
なんで、これが必要なのか？
そんな問いに具体例を持って説明できる機能だけ残す。
それぞれの機能が複雑に絡んでるのなら、細分化してみる。
作業中、ときに「無料で使えるWebツール」を見つけることだってできます。
例えば、ネットショップの「BASE」がありまして、決済時のみ課金、基本利用は無料で使えたりします。今の流れですね。
内製システムのリプレイス調整で、ふと思ったことを書きました。
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