お金も口も出す助成金担当(27/100)

こんにちは、まえゆかです。
年始に風邪を引き、３週目にインフルになり、後厄イヤーはなかなかの厄っぷりですが、毎日優しい夫に見守られながら（ちょっと呆れられながら？）幸せに過ごしてますｗ

年明けから２本目の更新になってしまいました…
このペースだと2024年内に100話が終わりませんｗｗ
残り73本を残り343日で書いていくと思うと４日に１本ペース。。。
まぁ、無理じゃないか！　
４日に１本は書くと心に決めて頑張ろうと思います^^

前回までのこと

もう助成金の話がだいぶ長くなったので、覚えてない方も多そうな気がしますが、前回は助成金の制度全体のことを書いたと思います。

助成金制度のことをはじめから読みたい方は（いるのか？ｗ）以下の記事から順にお読みいただければと思います！

今回は、前回のnoteで「後述する」と書いた申請相談についてのこと。

申請前に必ず実施する申請相談

この助成金制度を作った時に決めたのは、助成金を申請書だけを出しても受け取ることはできないようにしたことです。

どんな団体も、申請したい場合は必ずその前に申請相談をしてもらいます。

当時、助成金担当は私ともう一人の先輩で、助成金の対象となる団体が29団体ほどありましたので、２人で分担しても一人15団体弱。

初年度はイレギュラーなスタートでしたが、２年目からは、前回も書いた以下のスケジュールで実施。

１月下旬頃：競技団体向け説明会
２月～３月上旬：申請相談　※後述
３月上旬：申請締め切り
３月下旬：採択結果通知
４月：全額入金
（予算に余りがあれば）６月・９月・１２月：追加申請受付
翌年４月：完了報告書提出
翌年６月頃：監査実施

説明会終わってすぐに相談に来れる団体はほとんどないので、実質２月後半から３月上旬の３週間程度に１５団体の申請相談を詰め込みます。
ハードではありますが、審査のために重要なものと考えて、必ず実施していました。

何のために？

意図が知りたい

目的はいろいろあったのですが、最初に挙げるとしたら理由の一つは「申請書をシンプルにしたから」です。

事務局スタッフの負担が多いというのは事前ヒアリングでも聞いていました。
そのため、書類はできるだけシンプルにしようと心がけました。
（実際に自分が申請する側に立ったら、決してシンプルではないと気づきましたがｗ）

現状の課題とか目指す姿とか、使用目的とかを書いてもらう欄は設けていますが、長々と書くようなフォーマットになっていません。

これまでさんざん書いてきたように、資金がないことを発端に、ありとあらゆるところに改善点がある状態でしたし、世の中の関心度も高まっていたので、マイナスを０にするだけではなく、１を10にするような活動も求められていた時期です。

何を課題と思っていて、何に注力したいのか。

制度設計前に１回、各競技団体さんとお話しただけで、後は書類だけでつかみ取るなんて無理な話です。

できるだけ意図を理解して、それをサポートしたい。
だからこそ、申請書を見ながら直接お話させていただいて、理解した上で採択をする方式を選びました。

やり切れるのかも確認

特に初期の頃は、事務局員が１人でスタートしている団体が多くありました。
競技団体としての課題を把握しても、１人でできることは限られています。
私たちが見えていないところで、ボランタリーに活躍しているスタッフもたくさんいることは知っていましたが、助成金をもらってやりたい事業を本当に回せるだけの人材がいるのか？　というのも重要なポイントです。

なんてたって、東京パラリンピックは待ってくれませんから。
（その後、思いもよらず”延期”になってしまうんですけど…まぁその時は知らなかったので）
短期間で成長できるために、申請したけどやりきれなかった！　というミスマッチは極力避けたかったので、このあたりも申請書に書ききれない部分でもあったので慎重に確認しました。

課題はそこじゃないかもしれない

申請相談で意識したのは「意図を理解すること」です。
その中でお話を聞いていると、時々ですが課題設定が別のところにあるケースもあったりします。

「競技者を増やすためのパンフレットを作りたい」

そんな希望があった場合に、じゃあパンフレットはどこで配る予定なのか？　と確認すると、年に数回の体験会に来た時に…という話だったりしたら、どうするか。

体験会に来た人に、改めて競技を知ってもらう必要は本当にあるのか？
とか
体験会ではないところでの接点を増やすべきではないか？
とか
そもそも、ＨＰに体験会やるよって情報を書くスペースないですよね？
とか。

「競技者を増やしたい」が意図であった時に、最適解は必ずしも「パンフレットを作る」ではありません。
他の事業を追加したほうが効果的なケース、別の手段に変えた方が適切なケースも出てきます。
だからこそ、意図を聞きながら、競技団体の規模や人員体制に合わせて、半ばコンサルティング的に申請相談でお話をお伺いしながら、こちらから再提案しました。

適した金額にすることも

特に初期のころ、手作りのＨＰで運用しているケースが多々あり、「ＨＰの改修費」を計上する団体が多くありました。
情報がわかりやすくなり、更新も楽になるのであれば改修はどんどんしていただきたいところ。

それまで、競技者が見るための掲示板的な役割を主としていたサイトと、メディアなどで競技のことや選手のこと知って、調べてたどり着いた人では、必要とする情報が異なりますので、サイトの構造から帰る必要があります。

それでも、もともと手作りでやっていた感覚のまま

「ＨＰ改修費　10万円」　と申請されることも多々。。

10万円で、何をどうするの…

話を聞いてみると、担当者もあまりＷＥＢに詳しくなかったりして、スタッフの知り合いがちょっとやってくれるらしい、みたいなことも。。
それだと抜本的な改修にはなりません。

時には業者の選定のフローにもサポートで入りながら、団体のニーズに合った業者を一緒に見つけて、必要な金額に書き直していただくようなこともこの申請相談の中ではやっていました。

異なる用途の申請は容赦なくカット

基本的には、競技団体の意図をサポートする目的の申請相談ですが、もちろんリスク観点でチェック機能も持っています。

特に、ヒアリングでニーズが高かった大会に関わる費用。
こちらの記事でも書いたように、競技大会に関することは一切不採択としました。

でも、なんとかしてそこの費用に関するものを捻出したいという思いも見え隠れするんです。

対面で会議をやらないといけない・その場所が大会の会場になっていたりとか。。

いや、気持ちはわかるんですよ。
お金がないですからね。。何とかしたいっていう気持ちも。。

でも、それをやられちゃうと、意味がないんです。
ここは、めちゃくちゃ心を鬼にして指摘してきました。。

だからたぶん、私が担当だとみんな怖かっただろうなと思いますｗ
容赦ないですからね…ｗｗ

でも、その分、心を込めて他のやりたい事業について、できるサポートは何でもするというスタンスで取り組んでいったと思います。

副次的効果も

これは、競技団体にとってではなく私にとってではありますが、副次的な効果もありました。

かなりじっくりと申請相談の中で事業についてお話するため、各競技団体の目指す方向性がかなりクリアになりました。

どんな事業に今年は力を入れているのかというのが予めわかるようになったことで、企業様と競技団体をお繋ぎするということもできるようになったり。

これは、メインの事業ではなかったのですが、後々に考えると結構大きな影響だったのではないかなと思ったり…

ここは、長くなったのでまた次回。

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