PTA運営員会を開催する２つの意義

運営委員会を見直そうとは当初は思っていませんでした。
新・本部役員として、PTA本部役員の仕事を前年通りにこなすので、
精一杯でしたので。

（怒涛の４月の様子はこちら）
 　↓

少し月日がたち、６月くらいになると、本部役員としての仕事にも慣れてきて、少しずつ気持ちの余裕もでてきました。

人間、余裕が出ると、不満も出てくるようです（自分のことです）　笑

４月、５月は、新年度の委員の皆さまへ色々とお伝えすることがあったので、運営委員会を開催する意味がありました。

が、総会も終わり６月にもなると、本部イベントも無いため本部役員としての伝達事項はほとんど無く、基本的には各委員会からの活動報告の場となってきました。

このため、本部役員の中で話しあい、６月の運営委員会で各委員会に説明して、特に反対意見も無く、７月の運営委員会はキャンセルすることにしました。

本部役員と正副委員長とのLINEグループ

夏くらいだったか、本部役員の会合の中で情報共有手段に関して話題となり、全ての委員会の正副委員長と本部役員で構成されるLINEグループを作ってはどうか、ということになりました。

９月の運営委員会で提案し、特に反対意見無く（むやみにLINE交換したく無いという反対意見が出るかなと少し思っていましたが）、１０月からLINEグループでの連絡も始まりました。

本部役員から各委員長への連絡事項、各委員長から本部への質問、打合せ資料の共有、PTA室に届いている各種お知らせの共有など、正副委員長の皆さまも、おおむね好意的にLINEグループに参加してもらっています。

このPTA委員長とのLINEグループを作ったこともあり、ますます運営委員会でやるべきこと、運営委員会の位置付けが何なのか、考えるようになりました。

こういう時は、自分はまずは、PTA規約に立ち戻ることにしています。

PTA運営委員会に関する規約

PTA運営委員会に関して、うちのPTA規約には以下の記載があります。

＜PTA規約＞
　１）運営委員会は役員、正副委員長、校長、教頭によって構成される
　２）運営委員会の任務は以下のとおりである
　　　①各委員会で立案した事業計画および予算を検討審議する
　　　②総会に提出する報告書・議事を作成する
　　　③総会において委任された事務を処理する
　３）原則として毎月一回開かれ、その日時はそのつど定める

現状は若干、運用ルールを変えていて、以下のとおりとなります。

＜現状ルール＞
　１）運営委員会は役員、各委員会から２名、校長、教頭が出席
　２）運営委員会で話されること（伝達事項が主）
　　　・校長・教頭のお話（学校活動・生徒の様子の近況）
　　　・本部役員からの伝達事項
　　　・各委員会の活動報告
　３）原則として毎月一回開かれ、４月に年間の開催日時を通知

現状ルールに対する私の理解

１）の出席者　→　OK
正副委員長が必ず出席しなければいけないのは、かなりの負担であるため、厳密にはPTA規約違反ですが、従来からの良き伝統を踏襲して、正副委員長以外のメンバーも参加可能とすることを、前向きに受け入れています。

２）の議題　→　微妙。伝達事項だけなのであれば、LINEで良いのでは？
５月総会が終わった後には、実質的にはあまり検討することが無く、伝達事項が中心になっているなぁと感じてました。また、昨年度の学級委員のメンバーの振り返りにて、報告することもないのに運営委員会に参加することは苦痛だったとのコメントもあり、ま、確かに、とも思いました。

３）の年間計画　→　OK
年間計画を決めた方が自分も動きやすいので、従来からの良き伝統をありがたく受け入れたいと思います。

なお、３）にはもう一つ、「原則として毎月一回」という説明もあります。

開催頻度の見直し

「原則として毎月一回」と記載がありますが、以前に会社の仕事で、官公庁の方とお仕事したときに、規制や規約などの文章のスペシャリストの方から、伺いました。

　「原則」と記載があれば、例外も認めている、ということ。

つまり、うちのPTA規約にあてはめると、運営委員会は原則として毎月一回開くか、もしくは二回開いても良いし、ゼロ回でも良い、となります。

もし仮に、PTA規約に「原則」との記載がなければ、運営委員会は必ず毎月開催しなければいけません。

で、結局どうしたかというと、以下にしました。

　検討する議題がなければ、運営委員会をキャンセルする

検討する議題がなければ会議を開催しないことは、会社生活の中ではあたりまえとなっているルールです。

もちろんドタキャンではなく、一つ前の運営委員会で事前にアナウンスを行い、もし議題があればLINEでおしらせくださいとお伝えし、期日までに議題がなければキャンセルとするという段取りにしました。

これにより、この年は７月に続いて、１２月、２月の合計３回キャンセルしました。不要な会議が減って良かったと言ってくださる方も、もちろんいらっしゃいました。

良かった良かったと思いきや、、、、、、

運営委員会の２つ目の意義

月日が流れ、、、、

次の年の１０月となり、今年の運営委員会では、「PTAの改善」をテーマに議論していたのですが、その中で昨年度の事例としてご意見を頂戴いたしました。

　　年初にメンバーと、いつの運営委員会に出るのか順番を決めたのに、
　　会議が急にキャンセルとなり、学校に行く機会が減り困った

その委員会全員の総意なのか、個人の発言なのかは分からないのですが、いずれにせよ、そういう意見があることは真摯に受け止めました。

その場で意見はしませんでしたが、先ほど説明したとおり、１ヶ月の経過措置を経てキャンセルに至っているため、「急にキャンセル」という表現はドタキャンという意味ではなく「年初に決めた委員内ローテーションが崩れ、運営委員会に出たかったのに出られなかった」ということが趣旨だと理解しました。

その時は、運営委員会と学校来ることを分けて考えて、運営委員会の有無に関わらず、学校に来たい時に、学校に来たら良いのに、と思ったこともあります。

ですが、今は以下のように理解しています。

　　「学校に来る」「運営委員会に参加する」ということを大切にして、
　　　PTA活動を楽しんでいらっしゃる方もいる

また一つ、新しい視点を学ぶことができました。

（あるべき派：従来手順を大切にする）
　　↓

最後までお読みくださり、ありがとうございました。
今日が、良い一日でありますように。