「WBS」という道具を手に入れた話

　みなさんこんばんは、アルファベット三文字で表現されるとなんだかイケすかないなと感じてしまう女将です。そんな私も最近「WBS」のお世話になっています。みなさん「WBS」ってご存知でしたか！？私は知らなかったんです。とても便利なんです！

タスク管理ツールを探していた

　私はいつもやることがいっぱいになっててんやわんやしてしまう人間です。周囲の人にどれだけ迷惑をかけてきたか。やっている内容が店舗営業だけだった頃は、ある程度ルーティーンワークが多かったので少しマシでしたが、コロナ以降、新規事業立ち上げのために動いたり移住促進に関わる仕事にチャレンジしたりと幅が広がったので、とにかくやらなければいけないToDoが脳味噌からこぼれ落ちてしまうんです。

　それで、いろいろなタスク管理アプリを試してみたのですが、そのアプリの機能が高ければ高いほど、使いこなすためには細かい入力作業が必要だったり、臨機応変に簡略化したりするのが難しかったり・・・どうもぴったりのアプリが見つけられずにいました。

仕事の打ち合わせ先で「WBS？？？」

　2ヶ月ほど前に、仕事の打ち合わせ先ではじめて「WBS」というツールがあることを知りました。あるプロジェクトの進捗管理をするために「うちで使ってるWBSをサンプルで送ります。」と転送してくれたそのデータを開くと、プロジェクトの大きなフェーズ進行と細かいタスク、作業の進捗などを記録するエクセルシートでした。

※画像はこちらより引用しました。

　検索すると、「Work Breakdown Structureの略で、タスクを細分化した一覧表のことです。大きなタスクの中の子タスクを可視化し、それぞれに開始日と終了日を設定します。また、工数の見積もりや進捗状況を併記することも多いです。」と出てきました。

　その打ち合わせで同席した友人に聞いたところ、「ああ、WBSですね。」という反応だったので、世の中では知られているものなのでしょうか？これまで、建築現場の工程管理で使われることが多い「ガントチャート」にはトライしたことがあったのですが、ガントチャートはスケジュール管理表の色合いが強いのに対して、WBSは作業を分解して構造化することに長けているようです。

プロジェクト一覧を書き出す

　以前から、インターンの千乃ちゃんに対して、私がやっていることを全部伝えることにとても苦労していました。「かおりさんが今何をやっているのかが見えないから、どう手伝ったらいいかが解らないんです。」と彼女に言われて、このままではいけないと思っていました。でもこれまで一人で抱え込んできてしまったから、それを他者に説明するのってすごくエネルギーが必要だったんです。

　WBSというツールはとても良さそうだけど、私たちが使いやすい内容にアレンジする必要はありそうだから、重い腰を上げて二人やってみよう！ということになり、まず私が抱えているプロジェクトを全部書き出す作業に取り掛かりました。

　書き出す作業の過程で、今まではできていなかった細かい部門分けが明確にできました(企画・営業・経理・財務・人事など)。これだけでも私にとっては大収穫です。

　プロジェクトを全部出し切ったところ、「非営利活動」「結のはじまり」「menteee」の三つの活動母体を合わせて38プロジェクトありました。千乃ちゃんとこれを見て、「そりゃ忙しいわけだ！」と叫びました。「これからは一つでも減らす努力をしなければ。」とも思いました。

　プロジェクト一覧で書き出した一つ一つのプロジェクトに、それぞれ一枚のWBSを作っていく作業に移りました。ベーシックなWBSの型を参考にしながら、「入力に手間がかかったりがんじがらめになると、使いたくなくなってしまうので、そこをなんとか工夫して欲しい。」と千乃ちゃんにお願いして、部分的に簡略化した、結バージョンの型を作ってもらいました。最初に作ったプロジェクト一覧から、該当のWBSへリンクで飛べるようにも工夫しました。

週に一回のおさらいで脳味噌が楽に

　このシートを見ながら、週に一回のミーティングで全てのプロジェクトの進捗状況をおさらいするようにしました。これまで脳味噌に置いておかなければいけなかった情報がWBSに保管されるようになったので、脳がとっても楽に！！！完了したタスクに「済」のチェックを入れるときに「やったー、ひとつ終わったー！」と口に出すと幸福度が増すこともわかりました。

　今日は、WBSというタスク管理ツールと出会った話を書かせていただきました。私にとってはあまりにも良い出会いだったものですから、長文になってしまいすみません。おやすみなさい・・・。