文書管理ソフト「DocDesk」について

文書管理ソフト「DocDesk」とは

このソフトはPDF、Word、Excel、画像と言ったデジタル文書資料を管理してくれるソフトです。スキャナと連動したり、OCRエンジンによるテキスト付PDFへの変換、フォルダ監視機能によって自動取り込みといった機能もあります。メーカーはメディアドライブ株式会社です。

便利そうなソフトですが、取扱説明書はソフトの設定説明に終始しヘルプは貧弱なので、使える様になるまで苦労しました。今後、このソフトの導入を考えている方の為にメモを残しておきますので、参考にしてもらえれば幸いです。

同梱ソフトについて

文書管理ソフト「DocDesk」には「DocDeskフォルダ監視ツール」、「DocDesk Sorter」が同梱されています。前述の通り取扱説明書を読んだだけではそれぞれのソフトの関係性がよくわかりません。

・文書管理ソフト「DocDesk」

このパッケージの基本ソフト。まずこのソフトで「DocDesk」が管理する範囲（フォルダ）を設定します。画面はエクスプローラー様で直感的に使えます。取扱説明書で分かります。

・「DocDeskフォルダ監視ツール」

「DocDeskフォルダ監視ツール」は主にスキャナなどの取り込みフォルダなどを指定する事で常駐監視し、そのフォルダにファイルが入ってきたら「DocDesk」の管理するフォルダに自動で移動してくれます。それほど高機能ではないので、あまり細かく取り込み設定をする事は出来ません。

・「DocDesk Sorter」

これは「DocDesk」が管理しているフォルダ内で動作する振り分けソフトです。何らかの方法で「DocDesk」に取り込まれた文書を、設定された条件に従ってサブフォルダに分類してくれます。かなり細かく設定できます。この仕組みがシステム上の肝と言ってもよいと思います。

「DocDesk Sorter」で設定する取込元フォルダ（ソフト上では「入力フォルダ」という名称）、振り分け先フォルダ（ソフト上では「出力フォルダ」という名称）は、すべて「DocDesk」が管理するフォルダを設定しなければなりません。これ以外で設定するとエラー画面が出て、機能がストップしてしまいます。したがってこのフォルダ達は、予め「DocDesk」で作成しておく必要があります。

「DocDesk Sorter」と言うシステムは単体のソフトはありません。「DocDesk Sorter サービス設定プログラム」、「DocDesk Sorter モデル設定プログラム」、「DocDesk Sorter 文字学習ツール」という3つのソフトから構成されています。まず「DocDesk Sorter モデル設定プログラム」で取り込みたい文書の特徴（罫線、表題、文字列など）を設定し、それを設定ファイルとして吐き出します。

次に「DocDesk Sorter サービス設定プログラム」でその設定ファイルを取り込みます。合わせて、「入力フォルダ」に入れられた文書が、設定ファイルに照合して合致する文書だった場合に振り分けされる「出力フォルダ」を設定します。全てが正しくセッティング出来ていれば「サービスの開始」で作動し始めます。以後は常駐し、セッティング内容に従って文書を振り分けてくれます。

「DocDesk Sorter 文字学習ツール」は「DocDesk Sorter サービス設定プログラム」の補助ソフトで、OCRの際の認識率向上に影響しますが、使用しなくても問題ありません。

まとめ

「DocDeskフォルダ監視ツール」によって、外部から「DocDesk」に文書を取り込み、取り込んだ文書は「DocDesk Sorter」によって「DocDesk」内のサブフォルダに自動で振り分けされるというイメージです。

「DocDeskフォルダ監視ツール」も「DocDesk Sorter」も常駐の監視システムですが、役割分担を理解していないと効率的に「DocDesk」を使う事は出来ませんので、このイメージを元に設定してみてください。