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LINE公式の自治会運用について

ytland104

以前自治会で導入したことを紹介しましたが、自治会についての課題についてnote内を検索してみました。回覧板の手間に係る問題が散見されましたので、回覧電子化についての手法実績をまとめておきます。

note複数サイトを処理して出てきた内容
words = ["担い手不足", "自治会", "高齢者", "役員", "負担", "デジタル化", "抵抗", "ツール", "導入", "利用", "情報", "伝達", "紙ベース", "回覧板", "チラシ", "若い世代", "活動", "偏り", "子育て世代", "参加率", "低下", "会計業務", "多世代", "促進", "ニーズ", "教育", "講習会", "電子回覧板", "SNS", "井戸端会議", "交流", "イベント", "キャンプ体験", "防災訓練", "バランス", "企画", "効率化", "データ", "バックアップ", "手順"]


いきなりです。

導入について事前に住民意見などは取りませんでした。（そもそもやる前提で始めてます）
従来の”紙回覧はそのまま続けます。”　と前置きした上で、LINE公式で電子回覧をいきなり開始。まずは自班内20世帯を対象とし、案内文章とQRコードを回覧版につけてポストイン。すると19世帯が1wk以内に登録。🤩

ここで、貴重なご意見も出だします。

住民：スマホ持ってない家庭はどうするのか。紙回覧によるコミュニケーションがなくなる。大した手間ではないし、従来通り紙で良い。私はできるができない人へのサポートはどうするのか。

自治会：
”ご配慮ありがとうございます。ご意見参考にさせていただき紙回覧は継続いたします。” との文面に合わせて、回覧板チェック箇所に”今後紙回覧不要な方は☑️ を入れてください”と強引に進めます。ここで紙回覧不要なご家庭は先ほどの19世帯中、15世帯。

次の回覧で、
”前回、紙回覧不要とご回答いただいたご家庭には電子回覧のみとします。”
と案内。しばらくは５軒に紙回覧。（電子と紙併用希望）
その後3−４ヶ月で自班内では最終的に紙回覧は廃止となりました。全戸配布などの資料がたまにはあります。

LINE普及率からして高齢者世帯が多くても簡単にこれくらいの比率は取れると思ってました。

あとは同じ方法で自治会役員会（他の班）へ展開。ポイントは”紙回覧をやめない。”従来の紙回覧を正として進め、どちらの意見も尊重しながら進めることです。

紙と電子の２度手間ではないかと思われるかもしれませんが、過渡期には仕方のないことですし、実際、紙回覧不要の家庭が７割にもなると回覧の手間はかなり減ります。

紙回覧が必要と回答したご家庭は回覧板のチェック項目などで管理する必要がありますが、地域全体をGoogle Mymapsなどで見える化検討し、回覧ルート削減なども実施していきました。

LINE公式の導入方法

電子回覧といっても、閲覧権限フリーのGoogleフォルダに配布物を保存し、自治会の公式アカウントでリンク案内するだけです。

配布物の保存に合わせコメント発信。そのコメントもChatGPTなどで作成。

費用

200通/月　までなら無料プランで送信できますが、自治会などで導入すればあっという間に有料プランへの変更が必要になると思います。
その次のプランは5000通/月＠¥5,500-　です。
現在一つの自治会で320人ほど登録しており、近隣自治会へ共同運営を持ち掛けてます。回覧物はお隣り町内レベルならどこも同じはずです。

住民の反応

便利になった、資料見返せる。長期留守にしても気にしなくて良い。足が悪いので助かった。など嬉しい意見をいただいた一方、

誰が継続運用するんだ。費用が高い。安否確認に使えないか。自治会員の意見を取り込めるように双方向案内にせよ。運用規則を作れ。セキュリティーが不安。

ネガティブな意見も出ますが、大体想定内の質問ばかりです。
ChatGPTに”LINE公式運用スペシャリストになりきって、運用規則作成してください。”とか打ち込んで、必要ならドキュメント化しておけば良いかと思います。（大半の方には反論できないそれらしいものを作ってくれます。）

LINE公式では一方通行の電子回覧にとどめて、自治会役員でセキュリティが必要なファイルはGoogle Workspaceで運用。規模が小さければ自治会Googleアカウントだけでも無料運用できます。これは電子回覧とは別記事にするかもしれません。
Google　workspace/ GAS / スプレッドシート/ 自動配信


最後までお読みいただきありがとうございました。この記事でどなたかの負担が少しでも軽くなればと思います。

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