ミーティングの進め方

今更ながら、改めてミーティングの進め方について自分なりのポイントを書いておきたいと思う。

【ミーティングのゴール】

ミーティングが終わった瞬間に、誰がいつまでに何をするが決定していて、その結果としてシミュレーション上、目的の実現、目標の達成が見えてる状態になっていること、またその先に目標が達成されること。

【ミーティングを成功させるポイント】

１）準備、とにもかくにも準備

・このミーティングで何の意思決定をしたいか、承認を得たいかを明確にしておきましょう。

・目的、ゴールの状態、現時点の進捗を示せる数値レポートを必ず準備する。目標達成に対して現時点でイケてる状態なのか、イケてない状態なのか、どれくらいイケてないのかが常にぱっと見で分からなければ意味がない。

・KPIや計画より上振れてる、下振れてる場合、そこには何らかの成功要因、失敗要因があるはず。下振れてる場合、その現象（問題）に対して課題が何かをファクトをベースにした分析をもとに、仮説立てる。そしてその課題に対しての解決方法を考え提案する。その解決方法を実現したときに、計画に対してキャッチアップできてることが大前提、その打ち手で目標値まで回復してないのであれば解決策やアクションが足りてない。この進め方でいいですね？という問いができるまでがミーティングの準備。

・必ず自分のスタンスを持つ。意思決定者に対して、必ずYES or NOで回答できる状態で提案する。絶対に”どうすればいいと思いますか？”と聞かない。それは自分の介在価値を自ら否定していることになる。その段階で準備不足と心得る。間違っていてもいいので、自分なりに考えて、これで目標達成できる（そのトレンドまで回復できる）というところまで考え抜き、準備をする。自分の考えがなければ、それは仕事ではなく作業。

・意思決定者からの質問やフィードバックを想定してみる。もしそこで提案の改善が必要であれば改善する。そうでなくても疑問がわきそうであれば、事前にapendixを整理して、回答できる準備をしておく

・競合他社や市場動向などは常に把握しておき、質問が来たら答えられる状態に。競合や市場動向の数字が頭に入っていると、自社の状態が外部要因か内部要因かも判断しやすい。

・フィードバックに納得がいかないときは、意思決定者に対して必ずそれをフィードバックする。意思決定者がいつも正しい判断をするとは限らない。ただし最終的な意思決定は意思決定者に委ねる。責任を取るのは意思決定者なので。

・分からないことは分からないと必ず伝えて、理解できるまで質問する。

・できないものは、できないと必ず伝える。ただしできないで終わらせないで、何があればできるのかを明確に伝える。時間が必要なのか、コストが必要なのか、頭脳が必要なのか。

・必ず議事録を取り、いつまでに、誰が、何をするのかを明確にする。不明確であれば会議を終了する前に、必ず確認をする。

・ここまでをミーティング内で完結させるためのタイムマネジメントをする。だらだら議論ばかりしていて意思決定しないミーティングに価値はない。基本的にYES NOで答えられるレベルで提案すれば、ミーティングなどそんなに時間はかからない。時間内に終わらないのは準備不足と心得る。

２）ミーティング終了後のアクション

・意思決定したアクションについては、すぐに着手する6割くらいやってみて、納期までにトラブルがなさそうか足りない情報がなさそうか、どんな問題が起きそうかを想定をする。問題なければあとは期日までにゆっくりやり切るだけ。

・納品物の形に不安がある場合は、2－3割の完成度の状態で、納品物をみせて、これで方向性があってるかの確認をなるべく早く実施する。イメージ5日間作業日があるとしたら、1日目か遅くとも2日目にはこの確認をしておく。手戻りがあった場合に修正する時間的バッファーを取っておく。

・納期は絶対。納期に間に合わなかったものは完成度が高くても意味がない。プロとして納期にはこだわる。

・一人でやり切ろうとしない。プロの仕事は、ありとあらゆる手段を使って、その仕事を完結させることであって、決して一人で考え一人で行動することではないと心得る。

参考までに。