名刺作成をデザイナーの業務から外して、効率化させた話

はじめまして。
テクノロジーで『今起きていること』を明らかにする報道機関 JX通信社のデザイナーYoskです。

会社員のデザイナーだと自社社員の名刺を発注する方も多いと思います。名刺ってたくさんの人の目に触れるものなので、ちょっとした内容の変更でも字詰めにこだわって、どこに出しても恥ずかしくないものにして作りたいと思いますよね。

弊社でもデザイナーの仕事として、名刺の発注・入稿業務がありました。
先に書いたように、重要な業務という気持ちで取り組んではいたのですが、段々と労力が大きくなってきたように感じました。

＜なぜ労力が大きくなったと感じたか＞

これにはいくつかの要因がありました。大きくまとめると次の3つです。

1. 依頼数の増加
2. 依頼フローが決まってない
3. 意外と作業が多い

それぞれ説明します。

1. 依頼数の増加

単純に社員数が増えました。特にセールスのように名刺をよく配る必要のある職種が増えたことに伴い、自然と名刺作成の依頼が増えました。
また組織改編も必要に応じて随時行われていたので、肩書きを変えたり、部署を変えたりと、更新する依頼も増えました。
それに社員数は今後も増加していくので、依頼数はさらに増えていくと思われます。

2. 依頼フローが決まってない

それまでの依頼フローは、管理部からデザイナーに依頼される場合、既存の情報を更新したい本人から直接デザイナーに依頼される場合などがあり、決まっていませんでした。
また、本人が自分の依頼をしたい時も、デザイナーに頼むのか、管理部に頼むのか、またデザイナーも複数名いるので誰に依頼するのか、毎回チャットツールで確認していました。依頼する方も受ける方も労力がかかります。

さらに、本人から「ここを最新のものに更新してほしい」と依頼があっても、正式なテキストが決まっておらず、デザイナーが管理部や本人と確認とらなければいけなかったという労力もありました。

3. 意外と作業が多い

通常の印刷物と同じように制作しているので、意外とやることがあります。

・illustratorでテキスト入力して、見た目を調整する
・入稿データを作成してデータ不備がないか確認する
・ネットプリントサービスで発注条件を指定する
・入稿データをアッップロードする

もちろんテキストの修正だけなので、ひとつひとつの作業量は大したことではないのですが、 依頼件数が増えてくるとちょっと労力が増えてくるのを感じました。

また、忙しい時だとデータ不備や発注ミスなど事故がいつか起きそうで、危なく思えました。

＜解決方法＞

これらの課題解決のために行ったのは、名刺作成に外部サービスを使うことでした。
その外部サービスでは、元々使用していた名刺デザインを、XMLデータ化してテンプレにしてもらえます。

これに合わせて名刺作成のフローも整備し、効率化やリスク軽減ができました。

名刺作成の手順が減った

入稿データを作成してアップロードする手順が、丸々不要になりました。
なので入稿データ作成におけるデータ不備の心配もなくなります。

誰でも作成できる状態になった

webフォームでテキスト入力するオペレーションになるので、当然デザイナー以外でも入力が行えます。
デザインが関わるからといってすべて業務をデザイナーが請け負うのは、先ほどの課題を考えると、属人的で効率的ではないし、作業の手間が多くミスする危険が多かったので、デザイナー以外が作成できるようになるのは大きなメリットだと思いました。

デザイナーに依頼するステップが減った

これまでのフローだと、次くらいの粒度のステップがありました。

1) 誰かが名刺作成したくてデザイナーか管理部に依頼する
2) デザイナーと管理部がやりとりして入力内容を確定する
3) デザイナーが入稿データを作成する
4) デザイナーがネットプリントで発注する

誰でも入力できて、デザイナーが作業しないとなると、作成業務にもっとも向いてるポジションは管理部でした。社員の入社情報も持ってますし、名簿も持ってます。ひとまず管理部が請け負うことで最短のステップを実現しようと決めました。そうすると次のようなステップになりました。

1) 誰かが名刺作成したくて管理部に依頼する
2) 管理部が内容入力して、同じ画面で発注する

管理部としては入力業務が増えた状態にはなりましたが、会社全体からすればとてもシンプルで楽なステップになったと言えます。

妥協した点

泣く泣く妥協した点もあります。

少し説明を省きますが、サービス導入にあたって印刷方式や紙加工をどうしても理想通りでは行えず、仕上がりを妥協したこと。
それから個別の名刺に大して字詰めなど行えないので、細かな調整を妥協したこと。

しかし、効率化するメリットの方が圧倒的に大きく、また出来る限り最大限のクオリティが出るように印刷屋さんと相談して調整はできたので、導入することを決めました。

JX通信社らしい判断

名刺はデザイナーにとっては会社の看板を作ってるのも同じで、しっかりこだわってるチームも多いのではないかと思いました。
そういうところからすれば、この効率化は悪手かもしれません。私も本当にこのデザイナーがやめていいのか考えました。

ただ、JX通信社はスタンスとして、テクノロジーをつかってルーチンできる業務などはできるだけ効率化し、人がより集中すべき業務に注力できるようサービスを展開している会社です。

私自身も、その考えにのっとったので今回の判断ができたと思っています。
結果としては先ほど書いた通り、名刺作成業務の差込はなくなったので、大きく負荷が軽減されました。より集中すべき業務に注力するためにも良かった判断だと感じています。

この記事を読まれたデザイナーの皆さんは同じ考えや立場ではないとは思いますが、社員が増えてくると名刺作成を個別で行うのを大変に思ってる立場の方もいらっしゃると思います。何か業務効率化という意味でヒントになれば幸いです。

最後までお読みいただいてありがとうございました。

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