[備忘録]メールの件名の書き方

最近、会社の研修で文書セミナーを受講した。

これまで、僕は文章の書き方によく困ることが多かった。

理由は【これまでなんとなくで書いていたため自信がない】からだ。

例えば
1.アウトライン化などは勝手に自分で作成し送っている
2.相手は満足しているのか
3.タイトル付けもどこまで書いていいのかわからない
などがあった。

今回のnote では、特に僕の印象に残った「件名の書き方」を書き留めていきます。

インデックス
1.論理的な文章構成
　・件名の書き方

1.論理的な文章構成　

・件名の書き方

ルール
　１：領域を決める
　２：方向性を決める
　３：タイトルは最大で20文字

わかりやすい件名の付け方は上記の3つのルールを遵守することである。

1つ目の領域を決めるは、何を、を表す「名詞的表現」を入れる。
2つ目の方向性を決めるは、して欲しいこと、を表す「動詞的表現」を入れる。

例題は以下のものであった。
「オフィス家具の見積書のお願い」

解説
領域（名詞的表現）：オフィス家具の見積書
方向性（動詞的表現）：お願い
を表している。
領域によって、範囲を示し、方向性で相手に求める行動を書くのが基本になる。

方向性（動詞的表現）がない場合「オフィス家具の見積書」となり、見積書が欲しいのか変更したいのか、算出して欲しいのか、相手にわかりづらくなる。

このように、悪い件名は、複数の解釈を与えメールの中身を見なければ内容がわからない状態である状態をいい、良い件名とは相手が一目である程度の内容を解釈でき求めるアクションもわかる状態であると言える。

まとめ

今回のnoteでは、件名の書き方について記述した。このセミナーを聞いた後私が感じたことは、件名１つにおいても相手のことをきちんと考えて送るのがベストだと言うことだ。なぜなら件名が具体的でないと受取人は毎回メールの内容を確認する時間を作らなければならないからだ。具体例にも出したが、「オフィス家具の見積書」に「お願い」とつけるだけで見積書を作成して欲しいんだなと相手に理解してもらえる。そんな小さな気遣いが両者の良好な関係に繋がるのではないかと思っている。