コミュニケーションエラーを防ぐ3つの方法

こんにちは、ライターをしているよしひでと申します。

YouTubeのシナリオ台本からセレクトショップの公式ブログなど、ライターとしていただいたお仕事に日々邁進しております！

継続案件に加え、新規の案件を毎月いただいております。
ありがたいことに、今では案件に困ることはない状態を作ることが出来ています。

前回のnoteで文章のみのやり取りはコミュニケーションエラーが起こりやすいという話をしました。

今回はコミュニケーションエラーを防ぐ方法を紹介します。

コミュニケーションエラーを防ぐ3つの方法

では、どうしたらコミュニケーションエラーを防ぐことが出来るのでしょうか。

可能ならば、大切なことは「会って話す」もしくは「ZoomやTeamsでビデオ通話する」、「電話する」といった手段を取るといいと思います。

ですが、それも難しい場合は以下のことを気を付けてみてください。

1. 明確な表現にする

2. 期日を設定する

3. 決まったことを箇条書きにする

それぞれについて解説します。

明確な表現にする

明確な言葉とは、具体的になんでしょうか。

結論から伝えると、「漢字を遣う」「です、ますと断言する」を心がけてみてください。

例えば、漢字を遣うことの大切さについて以下の文章を見てみましょう。
「あなたのお父さんはなくなっていませんね」

皆さんはどう受け取られましたか？
この文章は2つの受け取りができます。

1つは「お父さんは既に亡くなっていて、いないということ」
2つ目は「お父さんは亡くなっておらず健在であるということ」

全く真逆の意味にとらえることが出来てしまいます。

次に断言することについてです。
私たちは仕事のやり取りをしている方がほとんどかと思います。
依頼をした相手からこんな返信があったらどうでしょうか？

「ご依頼いただいていたAについては受けられると思います。」

結局、受けられるのか受けられないのかどっち？？と気になってしまいますよね。
先方は明確な返信を待ってしまうかもしれません。

明確に自分の回答を伝えましょう。

期日を設定する

よくあるのが「明日中には終わると思います！」という受け答えです。

悪くはないかもしれませんが、
先方からすると「明日の何時に終わるのか？」と気になってしまうのではないでしょうか？

また、相手と自分の明日中の定義も違います。
自分は明日の24時までにという意味で伝えていたとしても、先方が明日の就業時間中に終わると捉えていたとしたら、どうでしょうか？

大幅に期日にずれがありトラブルになってしまいそうです。
期日は明確に「〇日の〇時に完了します」と伝えると喜ばれますよ。

決まったことを箇条書きにする

文章でのやり取りが長く続いた場合、結局発生したタスクは何だったのか？となることはありませんか？

そんな時は、最後に必ず決まったことを箇条書きにしてお互いで共有しましょう！

私は以下のフォーマットでまとめるようにしています。

【決定事項】
・〇〇
【タスク】
・〇〇　期日　〇/〇（曜日）00：00
タスク責任者：よしひで

こうしていると、決定事項や誰が何をいつまでにやるのかを明確に共有できますよね。

こうすると、相手と言った言わないのやり取りがなくなります。

最後に

いかがでしたでしょうか。

ぜひ、先方とのコミュニケーションエラーに悩む方は試してみてください。そして他にもいい方法をご存じでしたら共有していただきたいです！

読んでいただきありがとうございました。