ミスを防ぐためにチェックリストより有効なこと

業務改善のコンサルで入らせていただいている企業の方に、こんなご相談をいただきました。

担当者のミスが多いので、チェックリストを作ってミスを事前に防ぐことにしました。
チェックリストはこんな感じで良いですか？

チェックリストの内容は特に問題ないのですが、チェックリストってだんだん形骸化して機能しなくなります。

最初はちゃんとチェックして機能していても、悪い意味でだんだんチェックリストに慣れてしまって、ざっくり確認して✔︎を入れてしまったり、チェックリストに✔︎を入れることすら忘れてしまうことも…

私も身に覚えがあるし、プロジェクトマネジメントしていた時もメンバーに対して感じることがありました。

そうすると、チェックリストの役割が果たさなくなってしまうんです。

ではどうするか？

ミスを起こさなければいいんです。

つまり、ミスを起こしにくい仕組みを作ればいいんです。

そのためには、
なんでミスしてしまったのか？
ミスしやすい状態になっていないのか？
から確認します。

今回の例だと、Googleスプレッドシートで月ごとのシートを作って仕事をしていたところ、間違って次の月のシートの仕事をしていたので、手戻りが発生してしまったとのこと。

で、あれば、スプレッドシートを間違えないような工夫を入れます。
Googleスプレッドシートは、開いた時に一番左のシートが開くので、今使っているシートは一番左に寄せておく。また、シートに色を付けて置く。
（ちなみに、Excelの場合は、前回保存したシートが開きます。）

今回は、そんなお話をして、ミスを減らせるか試していただくことになりました。

もちろんチェックリストも全く無駄なわけではないけど、結構めんどくさいし、どうしても人は慣れが出てきてしまうので、いつの間にか形骸化してしまいます。

それなら、こんな風に根本原因で対策しておくのがおすすめです！