タスク管理（Notion✖️A3一枚仕事術）現時点での最適解（令和4年6月）
これまで散々試行錯誤して色々な方法を試してきたタスク管理について自分の中で今の方法がしっくり来ているので、一度まとめてみたいと思う。
ただ、いきなり方法を説明するよりは背景にあるタスク管理に対する考え方をまずは書いていきたい。
タスク管理の考え方（粒度の大きさに分けて考える。）
タスク管理と一口に言っても仕事、プライベートの区別や粒度の違いによって使い分けを考えないと管理しづらくなってくる。そこで私は粒度の大きさを大、中、小の三つに分けて整理している。
粒度（小） （例）買い物リストなどチェックリストで済むレベル Daily Logのページの中に書いていく。
粒度（中） （例）日々発生する調査物や上司から頼まれた案件など Inboxの適した場所に入れて処理をしていく。タスクに関する情報や書類は量に応じてページの中に入れたり、書類一覧DBをリレーションしたりする。
粒度（大） （例）プロジェクトに関連した複数のタスクなど Inboxの適した場所に入れ、タスクが多くなって煩雑になったら親子タスクを活用して分割することも検討する。予定もタスクDBに入れるため、プロジェクト自体が親タスクとなる。
予定管理（主）でタスク管理（従）の関係からの発想の転換
一般的に予定管理とタスク管理とを比べると予定管理が主でタスク管理は従の存在で考えられていると思う。予定を手帳でするかデジタルでするかという話があるが、基本的に予定を入れていって、それに付随するタスクをどう管理していくかという発想だと思う。私もこれまで予定管理をGoogleカレンダーで行い、タスク管理をどうしていくかと考えてきた。Notionを導入してからもGoogleカレンダーを埋め込む方法や早くAPI連携しないかなーと考えたりしていた。（今年中に連携する予定なので期待はしています。）
そんな時にふと主従の関係を逆にしてタスクを主にしても良いんじゃないかと考えた。そこでタスクDBに新しいプロパティを作ってスケジュールとタスクを分けるようにした。その上でカレンダービューには終わったタスクは非表示にするように設定した。これで今までGoogleカレンダーで表示出来ていた形にはなっていると思っている。この予定管理については最近の買収の件もあり、楽しみに待ちたいと思う。
スケジュール及びタスク管理をどの単位で管理するか。
以前は一週間単位で予定を組んでいたのですが、その当時の業務が要望を受けて現場確認することが多かったので、いくら綿密に組んでいても変更になることがしょっちゅうで思い通りにいかない事にストレスを感じるようになりました。
そこで試行錯誤して現在は次の5つに分けています。
今日
明日
今週中
今月中
来月以降
この分け方は本当にその人の業務量や形態によって答えは変わると思うので一つの参考として見てもらえばと思います。
アナログかデジタルか問題
結論としては0から1を生み出すような形に今からするような段階や一々タスクを入れていくことさえ慌ただしい時はアナログでそれ以外はデジタルで良いと思っています。アナログとしてはA3一枚仕事術、デジタルとしてはNotionを使っていきたいと思っています。割合としてはデジタル8、アナログ2という感じです。
それでは本題のタスク管理について説明していきたい。まずはデジタルでの管理に使っているNotionの使い方についてである。
NotionのHome画面
まずは私のNotionの中心と言っていいHome画面を見てもらいたい。
構成としては大きく4つに分けられる。
1．Inbox
2. スケジュール・タスク
3. 事業進捗管理
4. Daily Log
私はこのHome画面を行き来しながら日々の仕事をこなしている。どういう風に使っているかはこれから説明していきたい。
Inboxの入り口を大きく4つに区分
まずはInboxですが、これは思いついたタスクを入れるInboxを4つに分けたものです。始めは一つだったのですが、プロパティを入れる作業が忙しい時に面倒だと感じて来たので改良したものです。
例えば新規タスクを思い付いたら4つの内どこに当てはまるかを考えて新規ボタンをクリックします。そして内容を記載したらスケジュールかタスクかを選択して一度閉じます。
Inboxを入れた後の流れ
Inboxに入力したらその下にあるスケジュール・タスクをカレンダービューにして締切日を考えます。（上図参照）決まったらその日付の所にドラッグして持っていきます。次にボードビューに切り替えます。
ボードビューではタスクをいつするのかを決めていきます。横軸に今日から未定まで並んでいます。ドラッグしたものは未定に置かれているのでそれをいつするかを考えてドラッグします。ここまでが一連の流れです。この作業は前日の夜に明日の事を考えながら作業しています。
ここからは朝からの流れになります。ここからは主にアナログを使っていきます。
A3一枚仕事術について
私の職場ではNotionを使いたいのですが、セキュリティの問題があり、ログインして使うことが難しい状況にあります。そこで職場ではA3用紙を活用してタスク管理をしています。職場でNotionが使えない苦肉の策として見つけた仕事術ですが、飽きっぽくてシンプルなものが好きな私にはぴったりの仕事術です。参考にしたのは次の本です。
この仕事術は表紙にある通り、一つの問題や議題、テーマなどをA3一枚にまとめるという仕事術です。ここで詳細に書くとそれだけで大変な量になるので控えますが、私が活用している方法は次の通りです。
職場のミスプリントで発生したA3用紙に穴を開けて紐で縛ったものを使用。
1日の始まりに左上に日付を書いて、前日までにNotionで整理した今日するべきタスクを書いていく。
1日が終わったらスキャンしてDaily Logに保存し、一番後ろに移動する。
最後に
長くなってしまったが、今のところ上記に書いたデジタルとアナログを組み合わせたタスク管理が一番しっくり来ている。一つでも読んでくれた方の参考になれば幸いです。
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