続・あなたの稟議が通らない理由

4.すぐに通る稟議の書き方

(4)記載内容が分かりにくい

①日本語としての誤り
稟議を何件も審査してきましたが、誤字脱字、日本語としておかしな表現などが非常に多いです。稟議内容そのものよりも、まずは冷静に日本語としてきちんと読める内容になっているか、申請前に確認してみましょう。

②読みにくい
日本語としては間違っていなかいとしても、文章が冗長であると決裁者にとっては理解しがたい稟議に感じてしまいます。読点「、」が複数続くようでしたら、思い切って文章を切ってしまいましょう。とにかく1文を簡潔に短くすることです。すっきりとした読みやすい文章とすることで、読み手の負荷が減り理解がたやすくなります。

③説得力が弱い
日本語として正しく、読みやすい文章になりましたが、稟議を通すのにあと必要な要素は何でしょうか。それは、説得力です。

稟議を通すということは、お金を投資して何かを得るということに他なりません。鉛筆1本の購入も、数百万円の市場調査も会社にとって何かリターンがあるからお金を投資するのです。あなたの稟議は、会社がお金を投資しても良いと思える内容になっていますか。今一度確認してみましょう。

それでは、どのような構成にすれば説得力のある稟議になるのでしょうか。

・稟議事項が必要な理由だけでなく、背景を書く！
理由は誰もが記載しますが、決裁者にとってはそれだけでは判断できないことが多いです。例えば、調査の外注であれば、若年層の女性の消費行動を調べることが目的かもしれません。しかし、それだけでは伝わらず、当社では上市していない製品群において若年層の女性向けA商品を企画しているが、価格やパッケージデザインの需要性を調べたいなどと大きな背景から入っていくと良いのです。

・効果についてBefore/Afterで示す！
今回の稟議を通すことで、会社や業務がどのように良い方向に変わるのか、を示すことができると納得度が高まります。また、複数社から選択したのであれば、他社との比較（製品サービス内容、金額、保証体制など）を記載し、なぜこの会社が良いのか明確にしてみましょう。

・リスクや課題の解決方法を記す！
リスクを嫌う決裁者も多いのが現実です。リスクや課題を洗い出し、それらの解決方法を記載しておけば、決裁者も安心して承認することができます。