チームリーダーがミーティングを用意する時に考えること

リーダー向けメンタリングセッションを提供している中で、これからチーム運営をする上で、ミーティングについて見直しをしたいと相談を頂きました。

そのセッションの中では、クライアントさんのゴールに寄り添って一定の答えを見つけたのですが、私の中でのミーティングを用意する際に考えることを整理してみたいと思います。

そもそもミーティングは何するためのもの？

そもそもミーティングは何のためにあるのでしょうか？基本的にはチームで描いている戦略を伝えたり、チームとして出さなければならない成果を出すために実行する必要があります。

ですので、ミーティングを考える前に、まずは戦略がどうなっているのか、今メンバーに伝えなければならない情報は何か、集まって確認するべきことは何なのかを事前に考えることが大切です。

ただ、前提となる必要なことが考えられているという前提で、必要なミーティングというものは何なのかを考えてみました。必要なミーティングというものを書いていきたいと思います。

必要なミーティングとは？

チームキックオフから数値管理、進捗管理から達成評価まで

通常初めに考えるのはプロジェクトなのかチーム全体なのかということはありますが、そのチームもしくはプロジェトとして、目的やゴールを確認するキックオフを開催します。

そして、その後には、実際にゴールにたどり着くまで、数字は達成されているのか、必要なタスクが進んでいるのか？進捗や数字を管理し続ける必要があります。

ダッシュボードやツールを活用して、すべてを対面で読み合わせする必要が無いこともあるかもしれませんが、定期的に集まってチーム、もしくはプロジェクトの共通認識を持つことは大切です。

チームレトロ（振り返り）ミーティング

次に振り返りミーティングを考えました。日々の進捗確認の中である程度対策をできるかもしれませんが、特にプロジェクトではなく終わりのない継続的な改善やサービスを運営をしている場合に、メンバー間で組織として問題点を洗い出し改善をしていく必要があります。

最初は、Keptのようなフレームワークに沿って意見を吸い出し、改善策を考えるみたいなやり方がやりやすいとは思います。

チームとして目指すべき方向を共有し、それに向けて意見を出す場はあった方が組織力を高めることができます。

ナレッジシェアミーティング

これも今は私は別のミーティングとして設けています。
チームとしては、業務をする中で新しく得られたナレッジがあります。ナレッジの種類は、顧客の声、プロダクトの仕様、ツールの活用法など様々なナレッジが存在しています。

チームリーダーとして、こんな種類は常に状況シェアしてほしいと定義し、ミーティングでシェアしてナレッジを相互に蓄積することは大切です。

1on1ミーティング

最後に1on1ミーティングです。1on1ミーティングを考える時に、進捗管理ミーティングになってはいけないとよく言われます。

1on1ミーティングとはと語ると話しは長くなります別途詳しく記載したいとは思いますが、メンバー別の長期的なキャリアについて話したりや日々の業務の中での気付き、フィードバックの場です。

進捗管理やチーム単位の振り返りを別途設ける前提で、基本的にはメンバーのための時間と定義しています。

まとめ

まずは最初に、チーム、プロジェクトとして成果を出す骨格となるミーティングを考える。

その次に、チームを組織的に強化するための、振り返りなどのミーティングを検討する。

この二つで明確にナレッジシェアしてほしいため、私は別立てでミーティングを設定しています。

1on1は、それとは個別にメンバーのための時間として設定しています。

改めて考えると基本的なものばかりでしたが参考になればと思います。

ここまで読んでいただきありがとうございました！

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