3本目：打ち合わせの前に考えていることと打ち合わせでしていること

25分枠の社内打ち合わせが12分で終わった。
必要なことは十分話した上で早く終わったので、その理由を考えてみた。

打ち合わせの前に考えていること

打ち合わせの目的を理解する
何のための打ち合わせなのか？誰がどういう状態になったらOKなのか？

相手が知りたいと思う情報を予測する 相手がどんな人か、打ち合わせの目的から相手はどんな情報を知りたいと思っているのだろうか、それを予測する。 具体的にどんな質問がきそうかを考える。 私はおそらくここの精度が高い。

説明資料を準備する
質問に回答するにあたり、どんな資料があるとわかりやすいか？
既存の資料で応用できそうなものがないか？
手元に集め、すぐに画面共有できるよう開いておく。

打ち合わせ中に考えていること

何を質問されたかを理解する
質問内容を正しく理解しないと、正しく回答できない。
それはつまり会話のキャッチボールにおいて、しっかりキャッチできておらず、相手が待つところから離れたところにボールを投げ返していること。

準備した資料のどれを使ってどういう説明をするかを考える
具体的に想定する質問事項の精度が高めなので、だいたいは用意している資料で説明できる。
もし斜めから飛んできた質問であれば
結論　→　理由　の順で説明する。

認識合わせをする
相手に聞かれた質問や話題について、自分の言葉で置き換えて確認する。
「それって〇〇って認識で合ってます？」や
「〇〇ってことですよね」など。
ここもおそらく精度が高い。多分相手と自分の話が嚙み合っているか、いないかの感覚が鋭いので、あっていない場合に違和感を感じる。ので、そういうときに使っている。

おそらく分解するとこんな要素になると思う。
議事録が必要な場合はまた話が違うので、今回は社内のラフなミーティングを想定していただければ。