プロジェクトで議事メモはとても大事だと思う

新年あけましておめでとうございます、プロジェクトマネジメントの仕事ももうすぐ８年目が終わりそうだなと思いながら、年始のスタートに向けて準備しております。

今回は初心忘れるべからず、ということで議事メモはとっても大事だと思うということをまとめておきたいと思います〜

議事メモと議事録の違いは？

議事メモ：要点だけまとめてあるもの

議事録：会話記録になっており誰が何の発言をしたかまで記載されているもの

という違いがあります。

使い分けとしては、

実務をこなすメンバー中心の会議→議事メモ、

上位層を含んだ決議・承認が含まれた会議→議事録、

というのがよいと考えています。

プロジェクト中の会議はほとんどが実務をこなすメンバー中心の会議であるため、議事メモ中心でまとめることが多いと思います。

なぜ議事メモが重要なのか？

参加メンバーの認識レベルを等しくするためです。

こちらの記事でもまとめましたが、プロジェクトで重要なことは、

①目的が明確に言語化されていて、参加者全員が理解できること

②目的達成のための進め方の認識が参加者全員が揃っていること

この２つであり、今回の議事メモは②を達成することに役立つためです。

会議に参加している時は、「ふむふむ、なるほど理解した！」と思っていても、時間が経過すると「あれ？なにが決まったんだっけ？」と忘れるのが人間です（忘却曲線の話）

複数の人間が参加するプロジェクトでは、進め方（いつ、だれが、どのように、何をするのか？）をはっきりさせないと物事が進みません。

会議は、参加メンバーがプロジェクトについて集中して議論する非常に重要な時間になりますので、その時間を無駄にしないようにしっかりとまとめておくことが重要になります。

議事メモで何を明示すべきか？

決定事項、宿題事項を完結にまとめることです。

決定事項：何が決まったか？

宿題事項：誰が、いつまでに、何を、どのように、進めるのか？

をしっかり書いておきます。

主語述語を抜かさず丁寧にまとめておくと、認識齟齬が少なくなります。

「宿題事項で、どのように進めるのか？まで言語化しなくてもよいのでは？」と質問を受けることがあります。

個人的にはどのようにまで言語化してもらう必要があると思っています。

その場で、「これやっておいて！」と割当をしても、タスクを振られた人間目線で考えると、「どうやるかまで決まっていないからできませんでした」「今どうやるか考え中です」という言い訳ができてしまう要素が残ってしまいます。

会議で宿題が決まった瞬間に、どのようにこれを実施する想定ですか？という点まで本人に言語化してもらうとよりスムーズです。

逆に、その場でどう実施するかが見通しが立たなければ、

・見通しを立てる宿題（１営業日以内）

・見通し通りに実施する宿題（期日まで）

にわけてタスクを明示してあげるのがよいと思います。

宿題をどう実施するか？というのは今考えても後で考えてもそんなに大きな差はないことがほとんどです。

なるべく記憶が新しいうちに見通しを立てて、言語化することで遅延なく宿題を実行してもらうことができると思います。

議事メモは会議中にリアルタイムでメモするのがベター

最後に議事メモの記録の仕方ですが、

「あとでまとめておくります」というのは最終手段だと思っております。

理由は、後で送っても見てもらえないことが多々あるからです。

せっかく議事メモを作っても参加メンバーに見てもらえないものであれば、ないものと一緒です。

そのため、議事メモが常に見えるように画面投影をしながら記録をしたほうがよいと思っています。

リモートワークなどで、画面共有元が頻繁に入れ替わるから難しい！という場合には、

・リアルタイムで更新されるドキュメントを利用して常に手元で見てもらう

・アジェンダが切り変わるタイミングで必ず議事メモの内容の確認を入れる

などで工夫をするとよいです。

その場で確認して記載内容まで合意をすると、決定事項の理解や、宿題事項の認識が最もスムーズになると思います。

まとめ

本日はプロジェクト中の議事メモの重要性をまとめました。

・議事メモは要点だけ記載した会議のまとめ資料である

・プロジェクトを今後どう進めていくかの認識を揃える重要な資料

・議事メモでは、決定・宿題事項を丁寧にまとめる

・議事メモは会議中にリアルタイムで全員で確認しながらまとめるのがよい

以上です！

本年もよろしくお願いいたします！