【情報セキュリティ回#13】連休明けのお仕事Eメール開封に要注意。
長期連休、いかがおすごしでしょうか。
ご自身の趣味の満喫
ご家族と一緒に思い出作り
未来に向けた勉強や研鑽
いやいやお仕事で休めません…
いろんな過ごし方があろうかとおもいますが、
情報セキュリティ面で１点、連休明けに注意してほしいことが
あります。
それが、
大量の受信Eメールの確認
です。
連休明けはまず受信Eメールの確認から、
な人も多いと思いますが、
人によっては１日に100通を超えるメール受信もざら。
３連休なら300件、４連休なら400件、
１０連休を取得した人なら1,000件 もの
Eメールを確認するかもしれないですね。
めんどくさい。
そのめんどくさい、の中にリスクが潜みます。
本noteで１つでいいのでリスクが減らせたら
うれしいです。
なぜ、リスクがあるのか
リスクがある理由。それは大量のメールに埋もれた
リスクがあるEメール受信に気づかないからです。
人間なので、
①１時間で100件確認する場合と
②１時間で1000件確認する場合とで
１つのチェックに書ける時間が減ります。
場合によっては、すっ飛ばします。
とはいえ、メールの確認だけで１日終えるほど
仕事は待ってくれません。
チェックは大事だとわかっていても、
限られた時間でやれる範囲は限りがある。
ここにリスクが潜みます。
対処法
リスクは、Eメールの受信件数が多い事が大きく関与します。
この受信件数を減らせる策としては、
情報システム部門で、不審なメールの受信数を減らす対策行うのが
企業向けにはいちばん有効です。
ただし、すぐにはできなかったり、既に対策していたり。
その対策手段もまちまちなので、
「今回は個人でもできること」を対象に対処法を解説します。
①Eメール開封時に注意する
Eメールでの確認ポイントの主要な２点を知れば、
「怪しい…」と感じるメールに８割は気づけます。
それらのメールを削除して、受信メールの総量を減らしましょう
①ー１）電子メールアドレスに違和感がある
電子メールにある日本語表記は、偽名を使うなどいかようにも
変更できます。なのでメールアドレスそのものを確認しましょう。
よくあるのが、似たアルファベットに置き換えたり
適当にアルファベットを組み合わせた、メールアドレス"@"の左側。
「似たアルファベットの置き換え」は具体的には、
・o（おー）と0（数字のゼロ）の置き換え
・i（小文字のあい）と
l（小文字のエル）や
1（数字のイチ）の置き換え
・y（わい）とv（ぶい）の置き換え
とくに yとvは、アンダーラインが引かれると
見分け難易度が
一気にあがります。
送信先メールにyやvが入っている場合は、ご留意を。
①ー２）メール本文の日本語リズムが、なんか変
感覚的ではあるんですが、黙読や音読すると、なんとなく
違和感あるリズムの文章があります。
海外で翻訳して記載されている可能性があります。
「ふつうはその言い回ししないでしょ」と思う文章にも
ご留意ください。
②日頃のEメールの受送信量を減らす
Eメールでやり取りする人が多いから、Eメールの受信量が
多いんです。
Eメールの受信量を減らす工夫をしてみましょう。
おすすめは、別の手段に置き換える。
具体的には、ビジネスチャットへの置き換え。
もしあなたがマネージャならメンバに
「ホウレンソウはチャットでいいよ」
と言えば、メールでの報告は減ります。
更に、チャットでのホウレンソウへのリアクションをすぐに
返すなら、送信者も
「メールより回答が早い」というメリットを感じてくれます。
すると、チャットを選択するようになります。
上記のように、すべてをチャットにするのは困難でも
できる範囲からチャットに置き換えるだけでもメールの量は
減ります。
ごくまれに、Eメールの数を減らす＝直接の会話や電話利用、を
推奨する人もいます。
上記だと、Eメールが持つ
「時間を合わせなくてもコミュニケーションできる」
というメリットを失います。
Eメールそのものが存在しない時代、と言えば昭和以前の時代です。
Eメールがないことによるメリットもありますが、
効率を重視するならば、
直接の会話や電話利用は
「Eメールでは実現できないこと」を求めて
実施しませんか。
デジタルネイティブ、と言われる世代は、
メールやLINEなどのチャットがない時代は想像もつかないと思います。
あるのが当然のように、スマホやパソコンを使える世代です。
まとめ
Eメールは、とても便利です。
便利だからこそ、悪意を持つ人は悪意のために使います。
全てを事前にブロックすることは今の技術では困難です。
自衛のポイントをご理解いただき、
被害に遭う人が１人でも減ったなら、嬉しいです。