電子帳簿保存で困っていませんか？

2024年から電子帳簿保存法が適用され、電子データで受けとった請求書や領収書は、電子データで保存管理が要求されていますが、保存した情報を簡単に検索できる仕組みも必要で、単にパソコンに該当データを保存しておくだけでは、規定を満足していません。しかし、市販の電子帳簿保存法に対応したアプリやサービスは、高額はサービスやパッケージも多く、EXCELなどでしのぐ対策をとっている企業や個人事業主様も多いのでは思います。
しかし、時間が経過し、保存数が増えたときに、EXCELでの管理には限界があり、その時点で別のサービスに移行するには、費用もかかると思われます。本記事では、その他の課題も明らかにしたうえで、電子帳簿保存対応のWebアプリケーションを作ってしまう提案記事です。個人や組織で対応が厳しい場合は、相談にのることも可能です。レンタルサーバ上に構築して運用する方法や、ミニPC（数万円）にサーバとして構築し、運用する方法などもご提案できます。自分たちで、開発する場合は、動作させるサーバの運用費用（レンタルサーバなら年間使用料）、独自にサーバを構築する場合は、そのサーバ費用ですが、10万円未満で構築も可能です。
電子帳簿保存データが多くなることを想定すると、レンタルサーバの運用は、保存する容量問題が発生するので、おすすめは、運用サーバを立てる方法です。Linuxのサーバであれば、安価に構築も可能ですし、二重化構成にする案もあります。停電対策を考慮すると、UPSの導入も必要ですが。
　この記事では、なぜ、電子帳簿対応のアプリを構築すべきかを説明します。
業務の中で受領する請求書や領収書は、通常、取引先が決まっており、何らかの別のサービスでマスタ管理されている情報だと思います。
そのマスタ管理（新規に取引先を登録したり、更新したりする操作）をしながら、電子町帳簿保存アプリでも同じ情報を別管理として登録・変更する操作は、煩雑で、ミスも発生しやすくなります。取引業者数が10以上になってくると、マスタ管理だけでも、１つの業務になってしまい、運用面の課題が大きくなってきます。この記事で紹介している方法は、既に存在するマスタ情報を利用して、電子帳簿のファイルを連携した管理運用をするサービスを構築するものです。既に、マスタ情報が社内に存在する場合、その情報と連携して取引先コードだけ指定し、格納する伝票を選択して格納する操作を実現するものです。自分たちで電子帳簿対応のアプリを開発するのは厳しいと考えている方、別の記事で紹介しているWebixライブラリ（Javascript）とPHP言語で実装する業務アプリの記事を閲覧ください。実装方法のイメージなどから紹介中です。PDFの請求書や領収書を指定して保存する操作や、該当PDFの内容を読み取り、金額なども自動的に取り込む実装もできます。既にアマゾンで購入したときの領収書をダウンロードして電子帳簿に保存するとき、購入品の情報や金額などの自動的に解析して帳簿一覧に反映させるようなアプリを実施しています。会社によっては、使用する組織や人数も多くなり、格納者の情報管理も必要になり、取引先以外のマスタ情報も管理する煩雑さを解決するには、電子帳簿対応のアプリをWebアプリとして実装する案も検討してみてください。操作端末は、パソコン以外にタブレットやスマホでも操作可能です。webアプリなので、ブラウザが動作する端末であれば、動作可能です。使用端末へのアプリインストールは不要で、ブラウザだけあれば、格納操作、検索操作、格納データの閲覧操作なども可能です。（格納データは、基本PDFの情報であることを前提にしています。）
　電子帳簿をどのように運用していこうか、悩んでいる方は、本記事でも結構ですので、連絡お待ちしています。サンプルでの紹介など可能です。

実現できる基本機能を記述します。
（１）操作するユーザを特定（ログイン操作などで）すれば、いつ、だれが、どのような帳票を格納したか、格納後、再編集したか把握できます。
（２）格納する帳簿は、組織単位、年度単位に分割することや、帳簿の種類で分割できます。
（３）帳簿は、PDFファイルが基本ですが、スキャンファイルが画像データも可能です。（EXCELなどのファイルも可能です）
（４）登録時に、業者名や業者コードを入力することで、検索条件に利用できます。金額情報やメモ情報を入力すれば、その情報で格納資料を検索可能です。
（５）一度格納した情報を編集した場合には、その履歴も保存され、改ざん対策も可能です。
（６）PDFや画像データの場合は、ダウンロードしなくてもブラウザ画面で直接閲覧も可能です。（格納した帳簿の一覧から対象をクリックして閲覧）
（７）保存期間が一定期間超過したものは、別の場所にデータだけ移動し、通常の運用環境の容量増加を低減させる機能追加も可能です。
（８）使用頻度が多い伝票については、事前に該当伝票のフォーマットを調査し、必要な情報をその伝票から取り出して、自動的に保存する方法も可能です。(実際に扱う伝票の確認が必要ですが）