会議に出てるのに発言しない人は参加してる意味がない

会議に出てるのに何も発言しない人っていますよね。

そういうのって時間の無駄だと思うんです。

私たちマネジャーには、チームの成果を最大化させる責務があるはずです。

それなのに時間を無駄にするって、成果を最大化させる目的にそぐわないことはわかると思います。

では、そういった場合はどうしたら良いのでしょうか。

なぜ発言できないのか

そもそも、なんで会議に参加しているのに発言ができないのでしょうか？

あなたは最近の会議で発言できなかったことはありませんでしたか？

その理由を少し考えてみてください。

・難しくて話についていけない？
・変なことを言うんじゃないかという恐怖心？
・自分に発言に対して突っ込まれるんじゃないかという不安？
・発言するタイミングがない？
・ファシリテーターが振ってくれないから？

理由はそれぞれあると思います。

しかし、会議とは、 "関係者が集まり議論することで意思決定をする場" です。

そのような場で発言をしない、聞いているだけ、ということは参加している意味がありません。関係者とは言えないでしょう。

その会議なんのために参加していますか？

そういったとき、私は本人に「あなたは何のために会議に参加しているのか」ということを確認するようにしています。

書紀に徹している人もいますし、聞いているだけという人もいますし、こういう結論に持っていきたいので相談するという人もいます。

書紀も立派な役割ですので、書紀が発言できないのはわかります。書紀は議論に参加することが役割ではなく、会議の結論を正しく記すことが役割ですので。

しかし、聞いているだけは何の役割があるのでしょうか？

聞いてるだけは意味がない

私は、聞いているだけであれば参加しなくて良いと考えます。

なぜなら、1時間の会議をしたとしても結論だけであれば数分程度で確認できるでしょう。

50分以上は無駄に時間を費やしている、その時間で他のことをやってもらったほうがよっぽど生産性が高いチームになるでしょう。

そのため、「内容を聞くために会議に参加します」という場合は、上記を説明した上で出なくて良いと伝えるようにしています。

そして、会議に出る以上は、その会議で行われる議論に参加して、と伝えるようにしています。

言ってはいけないことなんてない

会議の内容についていけない、何言ってるかわからない、そんな状態で会議を終わらせないでください。

ここ気になるんだけど、ということを放置して会議を終わらせないでください。

わからないことは確認をすべきなのです。

気になることは解消すべきなのです。

わからないままにする、気になることを放置している、これは会議に参加している意味がありません。

会議では、聞いてはいけないことってないんですよ。

「ここわからないんで、もう少し詳しく説明してもらえますか？」こう聞いたっていいんです。

多少ずれたこと、ワンテンポ遅れて掘り返して質問したっていいんです。

一番やってはいけないことは、わからないこと、気になることを発言せずに放置してしまうことです。

最後に

会議で発言するには慣れが必要だと思います。

タイミングの掴み方、話の切り出し方、質問してよいか悩んでるときの一歩踏み出し方、決まったルールはありません。慣れです！

まずは、会議で結論が出たことに対して、自分の言葉で「こういうことであっていますか？」こういった確認する一歩を踏み出してみると良いと思います。

また、常に不明点や確認点を探し、いつでも1つや2つくらいの発言材料を用意するような意識をしてみると良いでしょう。