オフィスをなくす、をやってみる《第9話》

事務所をなくして、そろそろ1か月が経とうとしています。
予想されていた困ったこと、
これ使えるなーと思ったこと、などなど
経理、事務担当レベルでどんなことが起きたか、書き出してみます。

①対面での打合せ・協議場所の問題
　予想されてはいましたが、オンラインではできない対面での協議は、
　飲み物注文したりして、お金がかかります。
　Wi-fi環境の問題も。
⇒公共施設や宿泊施設の開放など、情報を仕入れたらスタッフ間で共有。
　時間を今まで以上に意識して、お昼にかからないようにする。

②固定電話の廃止による問題
　ネットで消耗品を注文する時、固定電話の登録がないと、
　後払い（請求書払い）できないことがある（下図参照）

　配送先を担当者個人宅にする必要があり、保管が負担になることも。
　郵便物はご厚意で他団体さんに預かっていただくようにしていますが、
　大物荷物まではお願いできないな、と思うと、結局個人宅へ配送。
　代引手数料もかかります。

銀行へ固定電話をなくすことを伝え忘れて、「現在使われておりません」に驚いて、調べてお電話くださったことも(^_^;)。担当者の携帯番号をお伝えしました。

③小口現金の廃止とネットバンキング利用
　当然ながら、立替払いが多くなります。
　さすがに大きな金額になる時は、事前にお金を出しておいてもらいます。
　基本、小口現金精算のやり方と同じではありますが、精算期間が月1回と
　なります。（給与振込の際に、一緒に精算。）
　今のところ、慣れないなりにもスムーズに、運用されています。

　弊社ではメインバンクのみ、事業者向けインターネットバンキングを
　利用しています。
　月額1100円かかりますが、オンラインで資金移動ができることと、
　残高照会がどこからでも、複数担当者でもできることは、ありがたい！
　お試し期間が過ぎて、継続するかどうかを話し合ったときに、そこに
　かける時間数を思えば、良いのではないか、という結論に至りました。
　記帳だけは、たまにやらないとね。。と担当者同士で話しています。

④コピー機の利用
　複合機リース期間が残っているので、他団体さんに置かせていただき、
　そこにコピーしに行きます。複合機にネットをつながなかったので、
　印刷したい文書をPDF化して、USBに入れて直接つないでコピー。
　各自の家でも印刷できますが、枚数や用紙が大きくなると、やはり
　出向かなくてはなりません。
　1回の往来で、どれだけ効率良く仕事をまとめて済ませるか、ますます
　意識するようになりました。

⑤e-tax、eLTAXの利用
　HP読んでも意味がよく分からん！と嘆きつつ、一生懸命申請したら、
　すでに税理士さんが運用してくださっていました。。
　ID等の共有を税理士さんと済ませ、
　期日が来たら引落してくれるダイレクト納付の手続きをおこなえば、
　国税と地方税の納付書書いて、銀行窓口で待たなくてよくなります。
　これはまだ途中になっていて、ここができれば、もっと短縮されるはず。
　

「オフィスをもたない働き方をすることにしたんです」
と説明すると、
「へぇ～！先進的ですね！」
「その後、どうですか？」
と皆さんからお声がけいただきます。
支えてくださる周りの方々への感謝を忘れず、
少しずつ効率化を進めて、
重点的に時間をかけたいところにかけていきたいと思います。

（記事：白川）