技術カンファレンスへのブース出展のtips

カンファレンスにスポンサー・コミュニティとしてブース出展するときに知っておくと便利なtips集です。前に自分用に書いたメモ書きで、今見返したら役に立ったので放出します。即売会の出展などでも通じるところがあるので、よかったら参考にしてみてください。

【準備】
★搬入の日時指定は絶対に絶対に守る。受け取れない場合がある。
★郵送物は伝票番号を控えておく
ヤマトと佐川では大きさ・指定時間帯などが異なる
搬入伝票の宛名・備考や段ボールへの識別票の貼り付けなどの指定を守る。数百小口あると想定すると絶対混ざる。
特殊搬入・搬出は難しいことが多い。決められた範囲内でやる方がスムーズ。
個人の手持ちの搬入は控えた方がリスクを軽減できる（担当者の病欠や電車遅延で物を持ち込めないことがある）
ノベルティをいくつ持ち込むかは永遠の課題、継続して出展するのが一番参考になる数字を取れる
★飲食物の持ち込みは運営に要確認。賞味期限が切れてないこともチェック。飲食NGの場合や、可能エリアが限られている場合、蓋の出来るもののみOKの場合などがある。食品衛生法に引っかかる場合もある。
ブースに物を置ききれるか計算する、かさばるグッズは注意
集合写真を撮る時間を決めておくと吉
物が揃っているか、不備がないか検品する
事前リハが大事
nice to have 1日のスケジュールを印刷をしてブースに置いておく
nice to have パネルなど業者に発注するものは事前確認できる方が安心

【会場での注意】
電圧の高い物の使用はNGなことが多い。最悪、会場全体のブレーカーが落ち停電になる。
壁や設備にテープを貼るのはNGなことが多い。会場を汚すと今後そのカンファレンスに貸してくれなくなる恐れがある。
自分のブースエリアをはみだすと消防法に引っかかる恐れがある。
会場Wi-Fiが落ちることもある。バックアッププランがあるとよい。

【この辺があるといい持ち物】
カッター、テープ類（ガムテープ、養生テープ、セロテープ）、マジック、ボールペン（搬出伝票を書くときに使う）、ゴミ袋、はさみ、軍手、ドライバー、六角、ウエットティッシュ（スタンプやペンで手が汚れることがある）
名刺
湿布（つかれるので）
のど飴（たくさん喋るので）

【服装】
ポケットのあるパンツ
搬入・搬出日は特に動きやすく、薄着の方がいい
ヘアゴム
ネイルはセルフだと準備で剥がれる

【前日】
時間を再確認！複数日程の場合日によって入場時刻が異なることも
トラブルのリカバリー手段を持っておくと良い。準備日に出社している人がいると、発送漏れの備品があった場合に持ち帰ってもらって当日手持ちで搬入できる。

【当日】
担当者間での引継などの連絡は口頭だけでなくslackや紙などに残し、その場にいない人も見れるようにする
ノベルティの配布個数などを記録しておくとその後に便利
疲労回復のため、湯船に浸かる
飲み物は持参した方が良い。会場の自販機は売り切れやすい。スポンサーが配っていることもある。
ノベルティを資料用、社内用として確保しておく
搬出はたいてい着払い。最近だとオフィスに人がいない会社も多そうなので注意。

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のど飴や湯船に浸かるなど超個人的な感想も入ってます。自分の馴染みある界隈以外ではルールが異なるかもしれません。今は慌ただしいので、落ち着いたら見栄えやコンテキストなど補足してもうちょっと綺麗に書いたり、いつかマニュアル作れるといいな…！