【実用】タスク管理

どうも風追い人です。
今回は日々が作業に追われている人向けのノウハウであるタスク管理についてまとめてみました。

以下、本文

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今、自分が関わっている業務ではやるべき仕事や作業が多いでしょうか？
またそれらの各作業を見比べた時に違いは見つけられるでしょうか？

これらの回答を念頭に置いて、次のレッスンに進めましょう。
ここからは仕事をこなす為のノウハウであるタスク管理を行う為のテクニックを３ステップに分けて解説していきます。

ステップ１：タスクのリストアップ
　まず１つ目のステップの肝はタスクをリスト化する事です。
　これには２つの効用があります。
　１つはタスクの漏れを防ぎ、全体数を確認できること。
　もう１つは見比べれるようにする事でタスクに色を付けれるように
　なる事です。
　色付けとは何か？が次のステップになります。
　
ステップ２：タスクの比較
　クッキーを１枚だけ手に取って、そのクッキーの大きさが大きいか
　小さいかを咄嗟に判断するのは余程クッキーに拘りがある人以外は
　難しいと思います。
　しかし２種類のクッキーを見比べてどちらが大きいかは一目見れば
　分かると思います。

　このように何かを評価する時には見比べて比較する事が１番です。
　そしてステップ１で言っていた色を付けるという話になります。
　１つずつでタスクを見ていた時には分かりにくかった違いも、
　リストで並べて見比べる事で違いが分かり易くなります。
　
　ここで比べるのはタスクの重要度、もっと言うと影響度の違いです。
　これをリストアップしたタスクに対して行い、
　高・中・低の３段階に色分けします。
　ポイントはリストアップしたタスクの中で
　明らかに影響が大きいものに印を入れ、次に小さいものに印をつけます。
　そして印がついてないものが中になります。
　これで数多くあるタスクが重要度で色分けされました。
　
ステップ３：タスクの振り分け
　重要度が高いものから優先して当面の作業を割り振っていきます。
　このときに慌てて全ての作業を割り振る必要はありません。
　ある程度の見通しが立てれる期間内で無理なくこなせるスケジュールで
　重要度の高いタスクから順に割り振ってください。
　重要度が高のタスクはしっかり割り振り、
　中のタスクは残り時間で無理なく割り振れる範囲で割り振ります。
　残った中や低のタスクについては一旦後回しでOKです。
　後は割り振った作業が予定通りに終わるように頑張りましょう。
　
　これで一旦、タスクリストの作成は一区切りになります。
　
タスクリスト作成後
　１度、タスクリストを作成した後は
　毎朝、仕事に着手する前に前日に増えたタスクをリストに追加します。
　作業時間の目安は0.5～1hぐらいで手早く済ませます。
　その際にはリストに残っているタスクと比べて
　直観で重要度を仮決めして追加しておきます。
　
　そして週１でタスクリストの棚卸をします。
　このタイミングでは終わったタスクをクローズしていきます。

　もし遅延している高のタスクがある時はフォローして
　少しでも早く終わるように対策を講じましょう。

　そういう緊急のトラブルが無ければ１週間の間に
　追加されたタスクと割り振りから漏れたタスクをひとまとめにして
　再び比較して重要度を付け直します。

　そして重要度で色分けしたら、
　後は最初の時と同様に高のタスクから割り振るだけです。
　
　この毎日の仕事始めのタスクのリストアップと評価の仮決めと
　週１でのタスクの棚卸と再評価を継続して続けていくと
　次第にタスクが整理され、段取りもイメージしやすくなっていきます。

　そしてやがて作業に追われる事は無くなっている日が来るはずです。

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