【Day-37】Outlookの基本的なナビゲーションで使えるショートカットキー

Outlookは色々な機能がある便利なメールソフトですが、それぞれの機能を上手に使いこなすためにはコツが必要です。

そのコツの一つがナビゲーションをマウスではなく、キーボード操作で行うことで操作のスピードが格段に速くなります。

使いたい機能に切り替えるたびにマウスに持ち替えていたという人は、代替手段としてショートカットキーを使ってみましょう。

頻繁に使う、基本的なものばかりなので何度も繰り返しているうちに自然に覚えられるはずです。

使用頻度の高いアクションをショートカットキーに置き換え

Outlookのショートカットキーは200以上ありますが、使用頻度の高いものはそれほど多くありません。

毎日の仕事で繰り返し行っている操作を思い返してみて、何度もやっているなと思うものからショートカットキーに置き換えていくのがおすすめです。

・メールに切り替え
「Ctrl」+「1」

複数のツールの中から、メールの画面に切り替える時のショートカットキーです。

・予定表に切り替え
「Ctrl」+「2」

予定の確認や入力を行う時には予定表に切り替えましょう。

・連絡先に切り替え
「Ctrl」+「3」

連絡先ビューに切り替えたい時には、数字の3を使います。

・タスクに切り替え
「Ctrl」+「4」

タスクの確認も表示モードをショートカットキーで切り替えれば簡単に行えます。

・メモに切り替え
「Ctrl」+「5」

ちょっとしたメモもOutlookをショートカットキーで切り替えて、入力して残しておくことができます。

デスクの上に付箋やメモが散乱することなく、不要になったものは一瞬で消すこともできるので、片付けの手間も省けます。

・各フォルダに移動
「Ctrl」+「A」

移動先のフォルダがダイアログで表示されるので、矢印キーで選択して移動できます。

・メールを別ウィンドウで開く
「Ctrl」+「O」

複数のメールを同時に開きたい時には、別ウィンドウで表示させましょう。

メールの返信が必要な時に受信メールを別ウィンドウで開き、内容を確認しながらメールを作成することができるので便利です。

・別ウィンドウで開いたメールの前後に移動
「Ctrl」+「＜」/「Ctrl」+「＞」

別ウィンドウで開いたメールを順に移動していくこともできます。

片方で作業しながら、別ウィンドウではメールを順番に開いていきながら要不要を確認といった同時進行が可能になります。

・別ウィンドウで開いたメールを閉じる
「Esc」

メールへの返信、確認が終わったウィンドウはショートカットキーで閉じることができます。

・検索ボックスに移動
「Ctrl」+「E」

1日に受信するメールだけでも膨大な数になるという場合、件名や送信元などで検索をするとすぐに必要なメールが探し出せます。

検索ボックスにカーソルを移動する時にも、マウスではなくショートカットキーを使いましょう。

他のソフトでは「Ctrl」+「F」で検索ボックスに移動しますが、Outlookの場合は「F」ではなく「E」になる点に注意が必要です。