【Day-62】作業効率を上げるEXCELの必須関数5選

EXCELには400以上の関数があるものの、通常の業務で使われるのはそのうちの1割ほどです。

関数をバリバリ使いこなしている人であっても、400を超える関数の全てを覚えているわけではありませんし、実際に覚える必要もありません。

それよりは、自分がよく使う関数、業務に必要な関数に絞り込んで覚えたほうが効率的ですし、あまり使わない関数を覚えるための時間を大切な業務に充てたほうが生産性が高いことは間違いないはずです。

ここでは、EXCELで仕事をするのであれば必ず覚えておきたい必須関数を5つご紹介しています。

まだ、使ったことがない、上手く使いこなせないという人は、最低限この5つから始めてみましょう。

絶対に覚えるべきは「数値を集計する4つの関数」+「条件付けのIF関数」

EXCELの必須関数1　「SUM関数」

あまり関数に詳しくない人でも、何となく使えてしまう、使ったことがあるのが「SUM関数」です。

指定した範囲の合計値を求めるための関数で、連続したセルだけでなく離れた位置のセルも含めた合計値を求めることができます。

数式バーかセルに直接「=SUM」と入力、その後ろに合計値を出したいセルを「(E2:E11」のように入力してエンターキーを押すと合計値が表示されます。

EXCELの必須関数2　「SUMIF関数」

SUMIF関数は条件付きの集計を行う時に使う関数で、事前に指定したセルの範囲から条件が合致するデータを探して合計値を表示します。

あらかじめ指定したセル範囲の中から条件が合致するデータを探し、その条件に合致した範囲のデータを合計する関数です。

例えば、個人が提出した領収書の中から、交際費のみの合計を出したり、交通費だけを合計したりといったことができます。

EXCELの必須関数3　COUNTA関数

セル内に入力されたデータの合計値ではなく、データの個数を出したい時に使うのがCOUNTA関数です。

COUNTA関数は数値だけでなく、セル内に入力された文字列も含めて「1個」のデータとして認識します。

数値だけをカウントしたい場合はCOUNT関数、文字列も含めたデータの個数をカウントしたい場合はCOUNTA関数を使いましょう。

EXCELの必須関数4　「AVERAGE関数」

指定した範囲内の平均値を求めるAVERAGE関数も実務ではよく使う関数です。

セルに直接「=AVERAGEと入力して範囲を指定、エンターキーを押すだけなので簡単に使える関数ですし、平均の英語がアベレージなので名前の覚えやすい関数でもあります。

EXCELの必須関数5　「IF関数」

IF関数は条件を仮定し、条件によって複数の答えが導き出される関数で
「条件分岐」と言って、条件によって複数の答えを使い分ける関数です。

規定の数値以上、あるいは以下出るかを確認する、対象となる数字が基準を超えているかを判定するといった場合に使います。

「=IF(論理式,値が真の場合,[値が偽の場合])」

第1引数の「論理式」は必須で、この引数で条件を指定、比較演算子の「>」や「=」の使用が可能です。

第2引数は「値が真の場合」で、これも論理式同様必須となります。

文字列を指定することも可能で、条件にあった時にどうするかを指定する引数です。

第3引数は「値が偽の場合」で、条件に合わなかった時にどうするかを指定します。

この場合、第1引数は「E2セルが3000以下」かどうかを指定するため、「=IF」の後に「(E2<=3000,」と入力、第2引数は「3000以下という条件にあっていた場合の指定として＠を表示」するため「"@”,」、「3000以下という条件にあっていなかった場合の指定として×」を表示するため「"×”」と入力しています。

IF関数は慣れるまで面倒に感じますが、実際に使いながら覚えていくと引数の指定方法も理解でき、入力にも時間がかからなくなるはずなので、どんどん使って慣れていきましょう。