建設業とNotion①概要の紹介
こんにちは、とまこまいです。
以前からNotion（ノーション）というサービスの存在を知ってはいたものの、「Googleワークスペースを導入するから別にいいかな」と思ってスルーしておりました。
しかし食わず嫌いは良くないと思い先月から触り始めたところ、実は建設業と非常に相性がよく、とんでもないポテンシャルを秘めたサービスだということに気づいたのです。
使い始めてまだ1ヶ月ほどですが、建設業の有料サービスよりはかなり使いやすいかつランニングコストも低く、できることも多いので非常に重宝しています。
まだ日々の業務に溶け込むほど使い込めてはいませんが、実戦投入しながら使いやすいようカスタマイズしているところです。
今回から数回に渡って、建設業とNotionの親和性の高さや実際の業務での活用方法例などを紹介していきたいと思います。
第一回目は「Notionというサービスの概要」にフォーカスを当てて書いていきたいと思います。
やや長くなってしまいましたが、この記事を読んで「とまこまいもああ言ってたことだし、ちょっとNotion触ってみっかな」って思ってもらえると嬉しいです。それではどうぞ。
📚建設業は取り扱うデータが膨大
非常にアナログな世界に見える建設業ですが、こと僕のような工務店業務においては取り扱うデータ（情報）が膨大な数になります。
ここで言うデータとは、例えば下記のようなものを指します。
●現場で使う建築資材（ビス、釘、養生テープなど）
●工事工程（施工内容や順序、他業者が入るタイミングなど）
●営業案件の進捗管理
●着工するための申請業務や資材等の事前発注
●現場の施工ノウハウやベテランの経験則
● 営業や現場の業務改善項目 などなど
一例を上げるとすると工程表なんかがわかりやすいでしょうか。
💡工程表とは
「この順番で作業Aを進めていき、このタイミングで作業Bを行いながら作業Cの段取りをする」
という、工事の前後関係、タイミングなどの情報の集合体のこと
この作業項目や施工の順番がデータとなります。
「建設業は取り扱うデータが膨大」というと主語が大きくなりますが、「絡み合うような相互関係を持った煩雑な業務がなかなかに多い」ということですね。
なので日々の業務に忙殺されがちで非効率な状況が当たり前、業務改善して効率化している時間すらないという会社や、それ以前に「効率化を進めよう！」と思っていてもやり方がわからないのでできない、という会社も多いように感じます。
このような理由で業務効率化をできないまま今日に至る会社も多いのではないでしょうか。（弊社も同じです）
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🤷♂️複雑すぎて伝達しにくい
工務店業務はやることが多く、しかも煩雑なので属人化しやすい仕事かなと感じています。スタッフが体系的にアウトプットできる状態ならば後進の育成は比較的しやすいですが、昭和のアナログ的な考えの経営者のもとではそんな都合のいいことはありません。
僕もこの仕事を始めた頃は全く理解できず、理不尽に怒られながらもなんとか仕事を覚えたものです。
どの業界も同じかもしれませんが、
煩雑かつ属人化しやすい業務なので技術や知識の蓄積まで手が回らない
非効率な業務が多く、やたらと時間ばかり食う
属人化しているゆえに仕事や技術の継承がうまくいかない
一人前の技術者がなかなか育たず人手不足に
という4つの問題を抱えた会社は多いのではないでしょうか。
この解決法としては下記の3つが挙げられます。
属人化させないようマニュアル化する
作業を定型化し、無駄のないように仕事の流れを整える
人がやるまでもない仕事は自動化する
今では当たり前の業務改善案なんですが、昔はそんなことをしている職人、工務店はほぼいないでしょう。こんなめんどうでかったるいことはやってられないし、来る仕事をこなせばこなすだけ儲かる時代でしたから。
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💡それ、Notionが解決します
ではこの問題は具体的にどのようにして解決したらいいのでしょうか？
それはみんなの頭の中にある知見を集約し、加工して見やすくしてあげることです。
料理に例えてみるとこんな感じ。
1 みんなの持つ食材（データ）を冷蔵庫（データベース）で保存
2 必要なときに取り出して調理（情報にタグ付け）して、おいしい（見やすい）料理を作る
3 和、洋、中などさまざまな調理方法（データの見せ方）がある
4 とんかつ（データA）とカレーライス（データB）を組み合わせてカツカレー（データC）という新しい料理を生み出すことができる
5 食材（データ）をもとにレシピ（マニュアル）を考案できる
なんとなくイメージが湧いたでしょうか？
これをアナログな手法でやるとなると相応な労力がかかります。
ですが今はNotionが登場したため、かなりハードルが低くなりました。
ではNotionはどのようなサービスなのか？具体的に解説します。
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👀Notionが一役も二役も買います
さまざまなデータを蓄積し、いろいろな切り口から活用できるサービス。
これがNotionなのですが、じゃあどんなことができるの？ということで、活用方法の一例をまとめてみました。
・工務店のOB顧客、賃貸物件管理などのデータベースに
・工程管理や営業手法のマニュアル化に
・現場写真をアップロードし、お客さんと共有
・さまざまなWEBサービスと連携可（Googleドキュメント、Slackなど
・WEBクリップも活用して個人的な情報収集、活用に
・個人的なメモやタスク管理に
・NotionのページはWEBサイトとして公開可能
これはあくまで一例なので、日々の業務にフィットするようカスタマイズしていけば可能性は無限です。
ただ、Notionは導入した瞬間にすごい効率が上がる～！！という魔法のようなサービスではないのです。
うまく活用していくためには地道にデータを入れていかねばなりません。
自分の考える工事の流れ
建築資材のメーカー、名前、規格
誰かと共有したい写真
お客様情報
物件名、取得金額、取得日、家賃 etc…
Notionはあくまでもそれを受け止めてくれる器に過ぎないので、まずはどんなことを管理していきたいかを考えながらデータを入れていく必要があります。
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👨🎓さらっと実例紹介
例えば、日々のタスク管理をひと目でわかるようにしたい！と思った時の一例を紹介します。
まずは1つのデータベースにタスクを全て入力し、タグ付けしてカテゴリ分け。そしてそのデータベースをカレンダー表示したものとカンバン形式のボード表示にしたものの2つを並べています。内容は全く一緒のデータを表示形式を変えて並べているだけですね。
左のカレンダー表示ではドラッグ＆ドロップで日付や期限を変えられます。
右のカンバン形式のボード表示ではタスクの優先順位の順で並べ替え、チェックボックスにチェックを入れるとタスクが消えるようにしています。
このような感じで管理したいことをデータベース化していき、さまざまな表示方法でわかりやすく表示、管理できるのがNotionです。
もちろん画像だって保存できます。
しかもページごとに共有することができるので、特定のページを他業者さんと共有して図面や工事内容のやりとりの際にも使うことができます。
現場の工事ノウハウなどもこのようにしてNotionに集約、データ化していき、うまく加工することで無理、無駄、ムラが少ない理想的な仕事環境を作り上げることに役立つわけです。
Notionはそういったデータの蓄積や組み合わせ、加工がものすごい得意なサービスなのです。
しかも上記のようなものを一度作ればテンプレートとして共有可能なので、ダウンロードして自分好みに作り変えていくことも可能です。
記録も残るため、当時感じたことや反省を記録しておけばそれを次のルーティーンにすぐ活かすことも可能。
なかなかすごいサービスじゃないですか？
情報を整理するサービスはEvernoteなどが主流でしたが、これからはより汎用性の高いNotionに切り替わっていくのかな、と個人的に感じています。
チームとしての利用も可能で、GMOペパポのように日報や個人のタスク管理や社員間のやり取りにも使われており、リモートワークにも大いに役立っています。
GMOペパポの実例はこちら
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✨この記事のまとめ
・Notionの特徴・いいところ
あらゆる情報を蓄積し、6つの表示形式で実用的に管理
あらゆるデータ、画像、情報を一元管理できる
個人でもチームでも共有しやすく使いやすい
有料プランの金額は建設業のサービスと比べて非常に安価
・個人利用 年間48ドル＝約5000円
・チーム利用 年間96ドル＝約1万円（1アカウントごと）
個人的にはランニングコストのコスパの良さとあらゆるデータを一元管理できるポータルとして活用できるところが非常に気に入っています。
Googleスプレッドシートなどと連携しながらより使いやすくカスタマイズしていける柔軟性もあるため、今後どのように活用していこうかワクワクしています。
・Notionのよくないところ
使いこなすための学習コストが高い
導入しただけで業務が一気に変わるような即効性はない
自分がどのように管理したいかというビジョンがないと使いにくい
サービス製作者に活用方法を決めてもらい、それに従うほうがやりやすいという人にはNotionは不向きです。
また、自分で業務改善したり、テンプレートを育てていく気持ちがある人、明確にこの項目をこう管理したい！という意欲がある人はぜひとも使っていただきたいサービスになっています。
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📣最後にお知らせ
今後、建設業や不動産業の皆さんのお役に立てるようなテンプレートを作っていけたらと考えています。
「このようなことをこう管理したい」
「こんな情報の管理に悩んでいる」
など、このnoteのコメント欄にリクエストをいただけましたら、今後の開発の際の参考にさせていただきます。
今の僕の力で実現可能なものについては個別にご連絡を差し上げますので、お話を伺えればと思います。
以上、Notionの概要の紹介でした！
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