上司への説明・経営層の説得

会社組織で仕事をしている方は、みな苦労されていると思いますが、総務で仕事を進めるうえでも一番エネルギーを使う場面かも知れません。

一般に、上司や経営層は、会社組織の大先輩にあたります。

会社で扱う製品やサービスに関する分野では、お客様への説明もしっかりできるのは当然で、同業他社との関係や業界シェア、それらを取り巻く社会との関わり、国際取引き関係や今後の動向まで、すべてを知り尽くしているプロ中のプロです。

営業や技術、サービス担当の方が上司や役員へ説明をする場合、通常この得意分野における連絡や報告をする必要があるため、上司・役員の経験と知識を超えない限り、たくさんの指摘やアドバイスをもらうことになり、説明や説得に大変苦労します。

総務の業務では、総務の上司にあたる方が、人事総務出身ではない場合や、現業・現場の経験者だった方が定年前後に総務を担当してみたり、現業と兼務だったりする場合が多くあります。

この場合は、上司・役員の方々は総務業務の先輩にはあたりませんし、総務の業務内容がしっかり把握できていないことも多く、報告や説明・説得では、営業や技術、サービス担当など他職種の方とは違った大変さが生じます。

上司や役員だからといって会社運営の隅々まで全てを知っている方は少なく、得意分野でもない「総務のやっていることなんて、よくわからない」と短絡的に考える場合や、「総務のやっていることなんて、社会人であれば、およそ誰でも理解できるものだろう」と、たかをくくられている場合もあります。

どちらのタイプにせよ、総務の報告を黙って聞くのではなく、なんらかのリアクションをしなくてはならないと考えるためか、上司や役員の方々に焦りが見える事もよくあります。

また、総務が連絡や報告をする内容は、お金を使わせて下さいという話か、問題が起きた場合の報告が多くなるため、この想像が先行してしまうと、上司・役員の側が身構えてしまうことにもなります。

得意分野ではない、経験と知識のない分野でも、上司として経営層として、決断は求められるので、仕方のないことかも知れませんが、聞き慣れない専門用語の説明や、金銭的な適性価値・投資効果、世の中や他社の動向など、決断をするための材料提供は欠かせないことになります。

結局、その材料提供の説明で大変な労力が必要になってしまうのです。

では、総務が短時間のうちに、これらを説明・説得するにはどうすれば良いのかということになりますが、悪いことばかりではなく、普段から良い事もインプットするようにして、コミュニケーションをとる必要があり、総務が何をやっているのか、専門用語についても少しずつ刷り込んでいく事が大切になります。

そして、時には上司や経営層を巻き込んで、最後の最後に実際に見て聞いてもらう事も必要です。例えば、通常は、総務がお願いをしている専門業者さんやベンダーさんと現場を確認する段階で上司や役員を呼び出してしまう事も時には必要であると考えます。

日常的に社員が困っている現場や、バックヤードとなっているところの不具合など、10分・15分の時間をもらって実際にみてもらい、そこには業者さんにも同席をしてもらい、専門家からの説明も聞いてもらうのです。

あまり細かいことで呼び出すと嫌われますので、大きな予算を使うような場合や、経営に関わる重要な決定をしてもらう場合などでは特に、上司や役員にも実態を把握してもらったうえで、後日、書類にした報告や提案を聞いてもらえば、効率もグッと良くなるはずです。

注意しなければならないのは、業者さんやベンダーさんに丸投げにせず、自分自身も総務のプロとして経験と知識を身につけて、自分の会社に本当に必要な事を見極め、適正なコスト感覚を身に付けたうえで、上司や役員への説明・提案資料を作れるようにする事です。

総務の仕事の領域は広いので大変ですが、自分自身に経験と知識を身につける事が会社の中で信頼を獲得することにつながり、将来的には上司・経営層に任せてもらえる総務になれば、さらに説明や説得は楽なものになります。

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