優先すべきタスクを決めるのは重要度でも緊急度でもなく作業量

タスクの優先度を決めるのに、重要度と緊急度のマトリックスはよく見るのに、作業量が加味されているものがないのが前から気になってました。

こういう感じの図

この図自体はタスクの優先度を決めるだけに使われるわけではないのですが、優先度の文脈で使われることが多いのと、今回の趣旨はタスク優先度なので優先度に関して色々考えをまとめたいと思います。

タイトルは正直過言ですが、作業量という因子は結構大事だなと思っていて、重要でも緊急でもないけどすぐ終わる作業は優先度高でさっさとするべきだと思ってます。

とりあえず3つ理由を並べるとそれっぽくなるという先人の教えを借りて理由を列挙します。

• 人の時間を奪いがち

• タスクリスト漏れがち

• 無駄な脳内リソース使わない

1つ目の人の時間を奪いがちというのは、急ぎでも重要でもないタスクでも人からの依頼を受けている以上、その人はそれを必要としてるわけです。結果的にその人の時間を奪うことになるという意味です。

一番分かりやすいのは、参加不参加表明ですね。飲み会とかで参加不参加を伝えるだけなのに、全く伝えない人が結構多いイメージです。

別に後で伝えれば良いし、幹事も大体リマインダーするのでそこまで大したことじゃないかもしれませんが、全員からの返事がないとリマインダーを何回もしたり、返事がない人は不参加としますみたいなメッセージをわざわざ作らなくてはいけません。

こんなもの1,2分もあれば終わるし、予定分からなければ保留にしておけば良いのに、無駄に幹事が予定を聞いて回ったりすることになるので全体としてすごい非効率ですよね。

2つ目のタスクリスト漏れがちなのですが、すぐ終わる作業とか重要でない作業というのはわざわざタスクリストを作ったりしないことも多いです。先の例の参加不参加表明とかわざわざタスクリスト作る人いないですよね。

謎の脳内タスクリストを勝手に更新したつもりになっても人間なんてすぐ忘れる生き物なのだから確実に頭から抜けます。

それで結局ああ忘れてたとなるわけです。人間は非常に愚かな生き物です。

何回も言ってますが、すぐ終わるならさっさと終わらせときましょう。

最後の、無駄な脳内リソース使わないというのは、後でやろうとちゃんと心に刻むと別の作業をしていても頭にチラついたりするということです。

すぐ終わる作業を後回しにしてその間それを覚えておくための頭のリソースを使ってるのは非効率だなと。

結局言いたいのは、重要でないすぐ終わるタスクは、人の時間を使うし、どうせ忘れるし、忘れないようにすると無駄な脳のリソース使うからさっさとやれです。自戒を込めて。