一気に仕事がラクになる！英語メールの書き方のコツ5つ
英語のメールを書くのに時間がかかって残業がかさんでいませんか？実は型を覚えるととても楽に綺麗な英語メールを書くことができます。今回は私の経験をベースに覚えておくと良いコツを5つご紹介します。（過去のブログはこちら）
はじめに
今はいろんな仕事で英語でのメール作成が必要になるシーンが多いと思います。あなたがもし英語を苦手とするなら、英語メールを書くのはとても億劫でしょう。また、ビジネスの英語メールを書くために英語を一から学ぶというのは難しいと思います。
しかし、いくつかの型を覚えておくことでビジネスメールを書くことは一気に楽になります。
パターンを覚えてしまえば、あとは状況に応じて少し内容を変えるだけです。
ただし文章の場合、書き方がおかしいと相手からの信頼を失う可能性があります。それは、文章は会話と違って時間をかけられるからです。にも関わらず文法が間違っていたり、綴りが間違っていると、相手に残念な印象を与えます。
また、英語でも洗練された表現というものが存在します。業界によりますが、書き方であなたの知性を判断されることも考えられます。例えば金融業界などはそういう傾向があると思います。良いか悪いかは別として、欧米のエリートが多く働く業界はそれが現実です。
そんな環境でもあなたが立派に立ち向かっていけるように応援したい。それが私のこのブログにかける思いです。これを参考に、あなたが海外人材としてグローバルに活躍してもらえれば何よりです。
英語で初めてメールする相手にはMr./ Ms.をつける
初めてメールを送る相手をファーストネームで呼んで良いものか迷うことはありませんか？
そんな時は相手の苗字に男性ならMr.、女性ならMs.をつけましょう。女性は既婚かどうかでMissとMrs.が変わります。しかし、ビジネスの現場ではそのような区別は不要です。むしろ差別的にもなり得ます。Ms.であればいずれでも対応できるのです。
また、初めての相手に対して、ファーストネームでの呼び捨ては相応しくありません。いきなり馴れ馴れしい印象を与えても良くないのです。
いつファーストネームで呼ぶか
ただ、いつまで敬称をつけるか迷われるでしょう。相手があなたをファーストネームで呼んできた時が、敬称を外す時です。
私はなるべくメールの終わりに自分のファーストネームを付けています。そうすることで、相手が自分をファーストネームで呼びやすくなるからです。
英語は敬語がない分、相手を身近に感じてコミュニケーションできる言語です。ファーストネームで呼び合えれば、相手との距離感も縮まるでしょう。
失礼な印象を与えずにフランクにコミュニケーションする。それができれば英語でのやり取りは一気にこなれてきます。
〜sanという呼び方の問題点
また、敬称で日本語の「さん」の意味で"~ san"と書くケースを目にします。相手が日本人でなければ、これはおすすめしません。私の考えですが、日本の習慣を相手に押し付けるような印象があるからです。
グローバルに働くのなら、相手の文化に配慮した振る舞いができると良いと思います。相手がみんな、日本人は「さん」付けで呼び合うことを知っているとは限りません。
英語で書くのであれば、主要な英語圏である欧米の慣習が基本となります。それを念頭にコミュニケーションできれば、あなたの印象はよりスマートになるでしょう。
送り先の相手の名前がわからない場合
問い合わせ窓口にメールする時などは、
Dear Sirs and Madams,
が使えます。送り先の名前がわからない場合の宛名の書き方です。他には
To whom it may concern,
という書き方があります。こちらは少し形式ばった印象がありますね。
私が初めてこれを目にした時は少しびっくりしました。教科書などではまず見たことがなかったからです。
実際、仕事の現場でも大人数への通知メールに多い表現です。
KISS: Keep It Simple and Succinctを意識しよう
ビジネスメールは要にして簡潔であることが最重要です。英語ではこれをKISSと言います。
Keep It Simple and Succinct
の略です。シンプルに、簡潔に、という意味ですね。
まず、メールの冒頭で結論を書きます。結論の中身はメールの目的によります。何かをお願いするなら、そのお願いがメールの始めの部分に来るべきです。
そして、結論を書いた後にその結論の背景を補足してあげます。
最後にまた結論を書き、締めの一言を書いて終わり、という形です。
おさらいです。ビジネスメールは以下の構成で書きます：
結論
結論の背景・補足
結論（繰り返し）
この構成を頭に置いておけば、KISSの原則に沿ったメールが書けます。
私は新人社員の時、アメリカ帰国子女の先輩社員に指導してもらいました。その時の経験が英語含む社会人スキルの基盤となっています。その先輩にKISSについて口酸っぱく言われたのを、今でも覚えています。アメリカの学校ではみんな教わるとのことでした。
英語メールで何かを依頼する時の定型文
ビジネスメールでの依頼では次の構文がよく使われます。ここで覚えてもらって、どんどん使いまわしてください：
It would be appreciated if you can ~
この派生系として
It would be great if you can ~
It would be helpful if you can ~
などもあります。また、これを「私」を主語に書き換えたバージョンもあります：
I would appreciate it if you can ~
I would be grateful if you can ~
どれも、「あなたがもし〜していただけると、大変ありがたいです」という意味です。
また、"if"以下の"can"は"could"としても良いです。そうするとより控えめな、丁寧な印象になります。
私はなんとなく"can"を使うことが多いです。"could"は少し控えめすぎな気がするのが理由です。
これは皆さんの感覚、好みの問題なので、深く考える必要はありません。
"Would you"を使うパターン
Would you kindly ~?
もよく使う表現です。"kindly"を加えることで、丁寧な依頼文になります。
"Would you"だけだと少しカジュアル、命令的な響きがあります。"kindly"を加えてその印象を和らげるイメージです。
日程調整をする時の定型文
こちらから候補日を提示する場合は：
How about 時間(am/pm) on 日にち+曜日?
Would you tell me your availability on the following dates?
Would 候補日時 work for you? もしくは suit you?
などのパターンを使い回しましょう。
逆に相手に候補日時を聞くパターンは以下です：
Please give us some slots available in the next few weeks.
といった聞き方があります。他には
Would you tell us your availability in the next few weeks?
という形で質問するのもありです。例文にあるin the next few weeksの部分はあなたの状況に応じて変えていきましょう。
結論
英文のビジネスメールには型があります。それを覚えておけば毎回ゼロから考える必要はありません。
まずはKISSを念頭に、結論、背景・補足、結論の構成で書きます。
そして、依頼、日時調整等の目的によって決まった言い回しを使います。あとはいくつかのパターンを使い回すようにしてみましょう。
そうすれば一気にこなれた印象の綺麗な英文メールを書けるようになります。サクサク書けるので時間もかかりません。
今度は英文メールの例を使って解説していきたいと思います。ぜひそちらのブログもお楽しみに。
また、仕事の英文メールで困ったことや悩むことがあればぜひコメント欄で教えてくださいね。
おまけ：メールの締めに付ける言葉
メールの最後には一言を添えます。これは儀礼的なものです。そこまでパターンは多くありません。
Best regards,
Sincerely, もしくはSincerely yours,
などが一般的なメールの締めくくり方です。私はなんとなくですが"Best regards,"をずっと使っています。
"Sincerely yours,"は少し大袈裟な気もします。しかし、NY育ちの上司が使っていたので、ネイティブの観点で不自然ではないのでしょう。
気分で選んでみてくださいね。
最新のブログはこちらにアップしています。ぜひそちらもご覧ください！
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