時の支配を取り戻せ

こんにちはウマです。

早いもので1年の1/4が終わりそうですね。育児休業が終わります。長男くんの学校入学と三男くんの保育園入園なので、生活がガラッと変わりそうです。

今日は久しぶりにお題を打ち返してみます。書きながら自分がどんな仕事の工夫をしてたか思い出すために書きます。尚タイトルのイキったやつは「1年の計は期初にあり」の章にありますので、そこまで前半はお付き合いください。

手帳・ノートを使わない。

いきなり「は？」とか言われそうですが、いまだに物理的な手帳、ノートを電車で開いている人もいるので、それはやめましょうね　という話。カレンダー機能や会議に付属しているノート機能の範囲に記録できますし、クラウドならどこからでも確認できます。
会議設定（カレンダー機能）
→アジェンダ共有（カレンダー機能の補足フォーム）
→会議実施（カレンダー機能から会議入室）
→議事録作成（カレンダーのメモ欄に記録）
→次回会議設定（カレンダー機能で作成）
→必要に応じて会議をPrivate化。（情報漏洩対策）
ほら、カレンダーだけで一通り会議から記録までできましたね。

すでに電子化ができている人は、その情報が、検索しやすい範囲にあるか確認しておいてください。もしそうでなければ検索しやすい場所に情報を残していくように切り替えることです。これ、次の章のポイントに繋がります。
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フォルダ分けをせずに検索する

取り扱う情報が膨大になってくると、分類したり最終版を残したりする作業すら煩雑になります。以下のようなファイル群を見たことがないでしょうか。

ファイル名_1.0最終版ver1.1
ファイル名_1.0最終版ver2.1【確定】【レビュー反映済】
ファイル名_1.0最終版ver3.0
ファイル名_1.0最終版ver3.1【確定】【レビュー反映済】
ファイル名_1.0

こういうものが1つのフォルダにあって、結局タイムスタンプ見て一番新しいやつを持ってきた記憶　ないですか？あるいは、一生懸命デスクトップに散らかったファイルをフォルダ分けして、仕事したわぁって気になってませんか。
Windowsの検索能力はとても制度がいいので、検索機能を適切な場所から実行すればほぼ確実にお目当てのファイルが見つかります。
これはSharePointOnlineや部門横断検索にも言えることで、うっかり自分や誰かが作った分岐バージョンなども見つけて、どれから手を付けるべきか見逃すことはないでしょう。
よくよく考えると皆さんインターネットを検索するとき、誰が保存したかわからないようなファイル体系の中を検索だけで情報にたどり着いているのです。ローカル環境でもやることは同じです。

もう今は情報を整理することに時間を取るべきではありません。検索機能に適切な情報を引っ張ってきてもらう時代です。自分の端末内だとしても同じです。私たちはファイルを一つのフォルダに突っ込んでおけばいいのですが、取っ散らかっている部屋のような状態になるので、整理されていない印象を受けます。でもそれでいいのです。実際人の手できれいに整理していくのは労力がかかるものです。思い切ってファイル整理を放棄しましょう。おそらくこの検索力はAIの導入によってより高度に、確度の高いものになると考えます。

1年の計は期初にあり

さて、一転して時間コントロールの話に参りましょう。今回のタイトルと一番関係あるところですね。快適なライフワークバランスを取るには、期初（うちの場合4月）が重要です。毎週発生する会議設定を無理して入れてしまうと、最悪1年間それのせいで〇曜日のいついつはいつもシンドイということになってしまいます。例えば私の場合

ー月曜日の午前、金曜日の午後に会議を入れない
ー金曜日の午後は振り返りと、翌週の計画に充てる
ー水曜日ぐらいに週の後半の調整タイムを設ける

を基本にしています。週末に仕事を持ち込まないためにそうしています。

次に、自分の力では動かせない会議や自分にとって重要な会議（比較的長期の取り組み）を週内に配置します。それぞれの会議には準備やフローアップが必要かもしれないので、それらを前後に配置します。残りの時間はそれ以外の短期、中期の取り組みやメールの処理を行う時間を配置します。この時一日に余裕（１０％－１５％程度）を持たせるくらいがちょうど良いです。いずれのスケジュールも定期的なサイクルの機能を使って長期的に入力しておくと良いです。

時間割作成には、多少行ったり来たりがあって、パズルの組み換えが発生したりもします。恒久的な変更であれば、定期的な会議全体を変更して書き換えたほうがいいですが、単発の移動であれば、単発の会議をドラックアンドドロップして、他の時間に持っていけばいいですね。本当にパズル感覚で私はこの作業好きです。きちんと自分の時間を支配できていると実感できます。
また日単位に余裕を持たせておけば優先度を変更して作業できますし、もう少し大きな調整が必要そうであれば、水曜日の調整タイムで金曜日の定時までの見通しがつくと思います。

自分自身を整える時間と、重要な会議についてベストのタイミングで実施できるように構成しているので、満足度の高い週間サイクルができあがります。また調整時間を意図的に設けているので、急な予定変更にもある程度柔軟に対応ができます。「重要なポイントを落とさない」、「柔軟性を持ち自分が時間をコントロールしている感覚」、「休みたいときにきちんと休める」の3つをしっかりと抑えられるのが、この方法の良いところです。

自由にカスタマイズを

私は子育てをしているので、土日は仕事を忘れて子育てに集中したいですし、できれば夜間の残務や思考の持越しも避けたいです。たくさん遊んでくれる良いパパでいたいというよりは、仕事のギアのまま子育てをすると、ギアの違いに私も子どもも振り回されてしまうからです。子どものペースに合わせることが結果として良いほうに繋がることはわかっているので、最適化を求めた結果そうなっているという感じですね。なかなか言うは易しですが。
ですから、子育てしていない方や、平日休みの方は別のサイクルを作っていいと思います。うまくカスタマイズしてご活用ください。

それでは本日はこの辺で。

#仕事のコツ