文章で伝えることの難しさ

分かりやすく簡略化して書くことの難しさ。

近頃何かにつけて思うことだ。

なんのことなのか？と言えば

職場で目を通して理解してもらう文章を書くことについて。

私は支店の総務系を担当しているので、
本社内から来ている通知の中で
個人が必要なものをピックアップして
再度必要なところだけを書き出し
掲示板にアップする。

例えば、
今使っているネット環境が変わるので
各自ログインパスワードの変更をかけないとならない
とか、
給与明細書のペーパーレス化の同意書や
各自で明細を見るためのログインを設定する件
とか。

雑務の中でもお知らせ通知は案外と大変だ。
読んでまず自分が内容を理解して
忙しい支店の人たちが混乱しないように
簡素化して見やすく、分かりやすくして流す。

似たような作業があると
人は混乱するらしく

同時期にシステムや人事で
通知をアップをするのをやめて欲しい

とひそかに願っている。。

要点をまとめて、重要な部分だけを書く。
色や太さを変えて強調する。

長くならない文章にする。

など心がけるがそれでも読まない。

営業系と言うのは忙しいのだろうが、

先日もパスワードの初期化をしてほしい

と私宛に書き込みがあったので
担当部署に連絡しその人のパスワードを
初期化してもらおうとした。

担当「◯◯さんまだ何もしてないですよ」

つまり初期化依頼してきた人は
何度かログインを失敗してロックがかかった訳でなく、
他の人が書いているから同じことを書いてきたらしい。

何度初期化したところで
何もしないと何も変わらない。

こんな時、自分の書く文章を読んでも
頭に入っていないのか、
または読む気にならないのか
分からないが、もう少しパッと見て分かる
シンプルな文章に仕上げなくてはと思う。

そうなってくると
個人に電話を掛けて
趣旨を説明することから始めないとならない。

案の定◯◯さんは

「アラ、私みんなが入れてるから同じことを入れたんです。ダメですねー、読んでなくて」

はい、自覚したら次から読んでみてねー。

他にも、

「人事部からの通知ってどこにあるの？」
とか。

仕方ないので

「(社員)全体掲示の中の5月31日付で無いですか⁉️」

と教える。

(掲示には、全体であったり、
支店内のものであったり
社員向けのものであったり、
色々と有る訳だが、
人事から来ているもので書かれている場合、
少し考えて支店内の掲示に有るだろうか？
いや、もしかしたら掲示の仕組みが
分からないのかもしれない。)

わざわざ人事部の書いたことを強調するのは

文字を読まない人は、文字数が多くなると
読む気がなくなるので、
まずは読まないとならないことを
私からの文章で
意識させているのだが

それでもこんなことになる。

とても手間がかかるし
非効率的なことをさせられている
と思うんだが仕方がない。

こんな雑務でも仕事。
誰かがやらないとならない。

支店は口あいているだけで
総務が何でもしてくれると思っている。

あんたたちの仕事は私らの世話だろう、
くらいに思っているのだろう。

本社から来たときは正直驚いた。

営業だけしていれば、営業事務だけしていれば
それでいい。

確かに金を生むことが大前提だから
総務なんて雑務してればいいのよ
となるだろうが、余りに雑務過ぎるとあきれ返る。

もう少し、個人に関わることにたいしての
自覚をもって欲しい。

そんな風に思うのは、私自身のルーチンもまた忙しいからだ。

どうやって効率的に仕事をしたら良いかと考えると
ミスをなくすこと。
だからやるときは多少めんどくさくても
うっかりしないように慎重なチェックを
しないとならない。