Notion×小さな英語教室 06 Notionを活用した効率的な生徒情報管理②: 学習・面談の記録
こんにちは、「Notion×小さな英語教室」のつばきです。
前回は、Notionで作った生徒情報データベース（以下、「生徒DB」）を「月謝管理」や「教材発注」とつなげて使っている、という話を書きました。
今回は、この「生徒DB」を、指導や面談の記録をとる時にも利用している、という話を書きたいと思います。
一人一人の指導内容を記録するメリット
私はふだん、５名ほどのグループで英語を教えています。小さなクラスですが、学習レベルや覚える速さ、モチベーションなど一人として同じ子はいません。英検前などは、同じ時間でもそれぞれが目指す級の学習をすることさえあります。
このため、指導記録を「クラスごと」ではなく、「生徒ごと」にとるようにしています。Notionに記録をとっていくと、以下のようなメリットがあります。
（メリット１）レッスン計画時に指導履歴を手軽に参照できる。
たとえば「所有格」という学習をある日のレッスンにいれたいと思ったとき、「だれに指導したか」を手軽に参照できれば、「Aさんは１年前に学習したけど、Bさんはその後に入会したからはじめてだな。Aさんも１年前だから忘れていそうだし、ていねいに進めよう。」というような方針を決めたうえで計画を立てることができます。
ページを開けてみると、、、
「サクラちゃんは同じクラスだけどまだ受けていない。」ということが分かったりします。
（メリット２）個人の指導履歴を振り返りやすい。
指定した期間中に、ある生徒がどのような学習をしてきたかを簡単に抽出することができます。
年に１度、保護者面談を行っているのですが、過去１年に学んだ内容をリストにしてお渡しています。「〇〇さんは、この１年このような学習をしました。この領域が得意で取り組み方もていねいです。この領域は少し苦手なので、フォローしていきます。次の１年は・・・を目標にすると良いかと思います。」という具体的な話をしやすくなります。
家庭での様子や他の話題へもひろげやすく、今後もその子を一生懸命応援していこうという気持ちを保護者と講師の間で共有することができます。
作業はNotion。考えるのは私。
ここで大切なのは、「生徒の学習履歴をまとめるという業務」ではなく、「まとめた履歴を振り返って未来へ生かすこと」です。指導内容を手作業でポチポチまとめていたのでは、それだけで疲れてしまいます。そこで私はNotionで日々記録をとっていくことで、まとめ作業を簡略化しています。
まとめる方法ですが、「『生徒DB』を、第2回で紹介したレッスンモジュール（日々のプランを構成する指導単位）とリレーションさせる」。これだけです。
こうすると、「所有格はAさん、Bさん、Cさんに指導した（上述のメリット１）」「Aさんは〇月〇日～〇月〇日の期間ににこれだけの項目を学習した（上述のメリット２）」といった情報を簡単に抽出することができます。
コミュニケーションの記録もNotionで
生徒や保護者とのコミュニケーションの記録にも「生徒DB」を利用しています。
記録は、「生徒DB」のページ本文にとっています。Notionは「ページ」の集合体なので、（テーブルビューですと）一見スプレッドシートのように見えますが、クリックしてページを開けば、本文スペースにあらゆる情報を無限に書きこむことができます。
私はここに、生徒ごとに抽出した学習記録（データベース）と、面談記録を書き込んでいます。
ちなみに面談記録は、主な項目をテンプレート化しておき、ページ本文内でボタンをおすと新しい記録フォーマットが生成されるようにしています。「〇〇さん」という１つのページの中で、過去の記録まで参照することができるので便利です。
ボタンを作るほどのものでもないかもだけど、楽しい仕掛け♪
おわりに
今回は、ここまでです。最後までお読み頂きありがとうございました！
基本情報のみのシンプルな「生徒DB」が、様々な情報の中心として機能していることがお伝えできていたら嬉しいです。
会社勤めをしていた頃は、定期的に監査があり、教育記録の整備におわれていた記憶があります。データの品質、記録効率、精度、活用度どれをとっても今の方がはるかにいいものが作れている気がします。一人でもこれだけのことができるとは、楽しい時代になったものです。（申し添えますが、当時の会社にはただただ未熟だった私をおいてくれたことへの感謝しかありません！）
少しでも参考になるところがあれば「スキ」していただけたら嬉しいです。
次回は生徒情報管理③として、教室イベントの出欠やアンケートも「生徒DB」とつなげて利用している、という内容を書きたいと思います。お楽しみに(^^)/
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？