エラい人のプレゼンを作る時のテクニック

こんにちは。ゲッコー首藤です。

今回は、会長や社長のような偉い人のプレゼンを作るときの、会議のテクニックを紹介します。

プレゼン内容を何度か事前に確認して、本番に向けて煮詰めていきます。
その時に、会長や社長本人と打ち合わせを行います。

多忙を極めている会長や社長の貴重な時間、スムーズに次のステップに進めることが大事です。

そのための、ささやかながら効果的なテクニックが２つあります。

・プレゼンのイベント内容をまとめておく
・テーブルに飲み物とのど飴を出しておく

偉い人は１日にいくつも会議をこなしています。
プレゼンが必要な会議もたくさん予定されていて、どれが何だったか覚えている余裕はありませんし、覚えてないことも気にしていません。

でもプライドが許さないので「忘れた」「覚えてない」とは絶対に言いません。笑

ましてや前回、自分が指示した内容も覚えてませんし、ほぼ忘れています。

そこで、会議のはじめに簡単にまとめた1ページを見せて説明します。

・日時や場所
・対象者の属性や人数
・パネルディスカッションの場合は、他の参加者や前後のプレゼン内容
・コミットする内容などのコアメッセージ
・前回の指示やコメント、宿題

以上を確認してもらうプレゼンデータの最初のページに書いておきます。

話し方は、振り返りのようなスタンスで（あくまでも確認という意味で）
ざっとおさらいする感じで伝えます。

本人が思い出したところで「もういいもういい、でどうなった？」と聞いてきます。
そうしたら準備OK。今回の確認事項を説明するようにします。

振り返りという前提なので
「繰り返しとなってすみませんが…」で話し始めてください。
「忘れてるのでおさらいします」とは口が裂けても言わないように

社長室のスタッフと一緒に、社長本人とプレゼン内容の確認をすることが多かったのですが、高い精度で仕事をこなす社長室スタッフのZさんは必ずこれをやっていました。

他のスタッフが同席している場合も認識をあわせることができるので効果大きかったです。

繰り返しになりますが社長MTGは時間がかなり限られています。

・できるだけ簡潔にまとめる
・冒頭はこちらのターンなので、
    質問させずにテンポよく説明する

に注意しておきましょう。本人が思い出したら、そこでストップです。

会長や社長は短気な方が多いです。
ましてや会議続きだと少しイラついてたりします。
論旨が見えなかったり、ダラダラと話しているとそこで聞く耳持ってもらえない状態になります。
導入部分なので、できるだけコンパクトに伝えるようにしましょう。

アイスブレイクのように、表情は笑顔で、ちょっとした話題で始めれるといいですよね。
会議室に置かれている花や、今日のニュースネタなど何でもいいです。
積極的傾聴　アクティブリスニングの技術です。
（↑このネタで別のコラム書きます）

社長に聞いてもらうために、２つ目のテクニック。
「飲み物とのど飴」です。

飲んでる瞬間や、のど飴を含んでいる時は話せません。
そのタイミングをきっかけに、こちらのターンにしてしまいます。

途中で遮られてしまうと、時間も足りなくなりますし、紛糾することが多くなります。
できるだけ、伝えたい点をまとめて簡潔に話します。

I社長やC社長の場合、執務室の打ち合わせテーブルの上には、必ずガラスの小鉢に入ったのど飴が置かれていました。
副社長の秘書だったBさんは、打ち合わせ前にかならずお水を出しておいてくれました。

いまから思えば秘書さんの心遣いだったのかもしれません。

脱線しますが、同調圧力を使って聞いてもらう方法もあります。
社長の視界のギリギリ、ほぼ横並びの場所がポイントです。
そこに座ったスタッフが、こちらの話の内容にあわせてうなずく、というものです。
正面だとバレますが、視界ギリギリの位置、見えるか見えないかのところでリアクションすると無意識に同調してもらえます。（もうこの技は使えない…）

基本は確認事項の内容で、合意形成することが大事なのですが、こういった小技を使うこともありました。

話を戻して。

偉い人のプレゼンをつくる会議のテクニックで

・これから確認するプレゼンのイベントなどの内容をまとめておく。
　→何の話だったか思い出してもらう。
・テーブルに飲み物とのど飴などを出しておく。
　→こちらのターンを確保。

この２つをオススメします。

ではまた次の機会で。

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