作業が終わったプレゼンデータの取扱法

今回、作業が終わったプレゼンデータの取扱方法を紹介します。
やっとの思いで完成させたプレゼンデータ。
あとは本番にあわせて送出するだけ。

作業終わってよかった！

二度とデータを開きたくありませんね。
わかります。。。

しかし、ここからもうひと手間加えるのがプロの仕事。
本番に向けて事故を予防するテクニックです。

・データの軽量化
・データの暗号化

この２つです。
画像貼り付けて動画貼り付けて100ページ近く、完成したら数百MBのデータになってること、ありますよね。

貼り付けている画像が印刷用のtiffデータのままだったり、長い動画データがそのまま埋め込まれていたり。
製作作業用のPCはマシンパワーが十分でも、実際の送出に使用するPCは標準的なスペックということが多いです。

そうすると、配置した画像が表示されない、簡単なアニメーションなのにカクカク動いたり、最悪の場合フリーズしてしまう。
実際に何度か経験しました。

プレゼンが終わったあとに犯人探しみたいな状態になってかなり雰囲気悪くなります。

PC負荷が大きくなってクラッシュするのはだいたい後半のところ。
まとめのページやキーメッセージを伝える箇所で動かなくなり、現場が凍りつきます。

そんな状況を回避するため、完成データの軽量化をしておきます。

完成データをそのままコピーし、ファイル名末尾に _lite　など判別しやすい文字列を追加しておきます。

その後はpowerpointやkeynoteのデフォルト機能を利用して画像などを圧縮してしまいます。
私はNXPowerLite (www.neuxpower.com)というツールを利用して圧縮しています。かれこれ10年以上使ってます。

説明すると長くなるのですが、重複圧縮を避けたり、画像圧縮の細かいパラメーターを設定できるのでおすすめです！
そんなに高くないアプリです！

本番でスタックしないためのテクニックのtips。送出用のPCにデータを保存したら、一度スライドショーで最初から最後まで流してください。

microsoft社の仕様を確認はできてないのですが、どうやらメモリ上にキャッシュが作られるようで、一度流しておくと2回めからはスムーズにスライドショーが再生されます。

その他、グラボや外部モニタの推奨設定があるのですが別の機会にご紹介しますね。

※大規模なイベントであれば送出する業者さんのPCなので安心だと思います。
事情があってご自身のPCで送出する場合は、予め業者さんに設定方法など確認しておくとよいかと思います。

2つ目はデータの暗号化です。
非公開情報を扱う場合、暗号化した上で安全な方法で共有されていると思います。

株主総会のプレゼンデータとか、漏洩してしまうと株価への影響がでたりするので、とても緊張しますよね。

通常はしっかりと対策されたファイル共有システムなどを利用するのですが、最後の送出PCへの保存は、意外にもUSBメモリで移動させてたりします。

これは、イベント会場などでの送出ブースのネットワーク環境によるもので、ネットワークが遅かったり、機材の誤作動を防ぐためwi-fiネットワークの利用がかなり限定されていたりするから、です。

で、そのデータコピーに利用されるUSBメモリ、直前のバタバタで行方不明になることがあります。（消失するわけではなく、関係者の誰かが持ったまま、という状態です）
他のプレゼンターの方のデータもあわせて保存されることがあり、万が一そのUSBメモリを無関係の方が手にしたりするかと思うとドキドキですね。
現場ではかなりバタバタしています。そんな状況でも情報漏えいが発生しないように、必ずプレゼンデータは暗号化しておいてください。

powerpointだと、標準の暗号化機能で十分です。（AES256bit）　パスワードは数字とアルファベットと記号をまぜて8文字以上で。
閲覧用と編集用の二段階のパスワード設定も可能。

私の会社はISO27001を取得しガチガチに固めた環境でプレゼンデータ制作を進めております。ISMS上等！（気合）　

暗号化については別の機会で詳しく説明します。
プレゼンデータ完成後のプロのテクニック。

・データの軽量化
　→本番の送出PCの負荷を軽減
・データの暗号化
　→情報漏えいリスクを最小化

この２つです。
ではまたの機会で。