人事の影響を受けない理由

全然更新ができず気付けば2024年を迎えました。
お正月休みが終わるとあっという間にお盆休みがやってくる！と時間の速さに焦る、とやです。
改めまして、皆様、あけましておめでとうございます。
今年もどうぞよろしくお願いいたします。

さて、既に年が明けて２週間が終わりました。1月も既に半分が終わりです。
おかげさまで年明けからお客様のプロジェクトも一気に動いており、休みボケている暇もなく業務を進めています。

昨年は10月に人事が動き、その影響で非常にドタバタしておりました。
（ブログが更新できなかった言い訳でございます）
人事が動くといろんな変化が起きます。
少人数でやっている当社のような中小零細企業と言われる会社は人の増減で一気に売上などに影響が出ることが多いと思いますが、マチココはおかげさまで何も変わらず一定を保っております。

なぜ、影響がさほど出なかったのか？

元々、1人で起業して1人で動かせるようにと考えて仕組み作りをしていました。1人だから1人分、ではなく1人でも数人分の仕事をこなせるように考えて体制を作っていました。
私が1人で財務処理と営業、現場を全部こなすにはどうしたら良いのか？
原点はそこからです。
マチココはクラウドシステムをフル活用しています。
使っているシステムは
・ZOHO（CRMやWEB解析、メルマガ、伝票処理など全般）
・Google apps（生産管理）
・freee（会計ソフト）
この3つです。中でもZOHOはかなり優秀です。
そしてGoogle appsはGoogleが提供しているアプリケーションで、
ここはオリジナルで作っています。
この二つの特徴はシステムが作業者に代わって動いてくれるところ。
簡単なところで言うとリマインドメールの自動配信です。
スケジュールに予定を入れると設定した日に各社へメールを送ってくれます。これは納期管理などにとても役立っています。
作業者が一度の入力をするだけで後のプロセスを自動で進めてくれるところがとても便利です。
他にも入力さえしておけば欲しい情報を出してくれるなど人の頭だけでは整理できない情報整理をきちんとしてくれるところがシステムの良いところ。
財務会計のシステムなんかは銀行との同期もタイムリーで日次決算ができている状態になっています。

スタッフが不要なのではなく・・・

社内の人事の影響で変動するのはお客様にもご迷惑がかかるため、あってはいけないことです。だからこそ社内では誰かが必ずフォローできる仕組みを作っています。
「人が減っても影響がなかったのであれば人がいらなかったのではないの？」ということになってきがちですがそうではありません。
私が考えている体制作りは「人にしかできない仕事を人がする」これができる体制作りです。
便利なツールがたくさん出てきている中、そのツールができることはツールに任せて、人にしかできない仕事に注力するべきだと思うんですね。

人にしかできない仕事とは？

お客様の対応です。お客様の希望を汲み取って形にする。これは人にしかできません。また仕事のケアや気遣い、思いやりなど人と人との仕事にはシステム化できないことだらけです。ここを重要視して仕事をしていかなければいけません。
マチココカフェが接客をしているのでわかりやすいです。接客はシステム化できないことばかりです。お客様に合わせてスタッフが対応をする。お客さまはそれぞれ求められるものもことも違ってきます。これを汲み取って対応するのはシステムやマニュアルではできません。
単純にオーダーを受けたものを提供するだけではお客様に満足してもらえなません。居心地良い空間作りをするには、お客様とのコミュニケーションや気遣いからのサービスが不可欠になってきます。
製造業は接客ではありませんがこの考え方には何の違いもないと思います。
だからこそシステムにできることはシステムに任せて人にしかできないことを人ができる仕組みが必要になると考えています。

常に更新しながらやっています。

Google Appのシステム作りは毎日が更新。このシステムは主に見積から生産管理、原価管理を担っていますが特に売上、原価、利益、人時生産性が一目でわかるようにしているのでシステム管理者と連携してよりよく簡単に明確に数値化できるようなシステムに作り込んでいってます。
一番大切な数値的結果を単作業から抽出できるようにしているので非常に便利です。

マチココはプロジェクトマネジメントが主業です。

システム作るのが仕事ではなく、プロジェクトマネジメントをすることがマチココの仕事です。
この仕事には人にしかできないスキルが必要となります。マネジメントに注力するにはデータ収集をいち早く行うこと、そしてお客様とのコミュニケーションに時間をとる必要があります。そのためにシステムを利用しています。
今月は試作から量産へ移行するプロジェクトがいくつかあり、かなりマンパワーが必要になっています。集中して対応できるのもシステムありきですね。一緒に改良してくれている仲間に感謝です。