【手帳の書き方】ガントチャートの基本と使い方をご紹介します

2023年4月25日 10:45

№9
こんにちは。トリノメライフのタテエツです。

この記事を書いているのが、2023年4月の終わりです。新年度に入って、皆さん少し慌ただしい気持ちもおちついてきたでしょうか？・・・まだかな(^o^;)

1年の初めと同様に、年度初めも年間計画を立てる機会が多いかと思います。イベントだったり、プロジェクトだったり。そんな計画を立てる場面で活躍するのが、手帳の「ガントチャート」というレイアウト。

トリノメ手帳の中にもガントチャートは入ってるんですが、これ、馴染みやすい方と、どうやって使ったらいいのかわからない、、という人に分かれるんです。

そこで今回はトリノメ手帳のガントチャートの基本と使い方についてご紹介します。

まずガントチャートとは

科学的管理法の推進者ガントHenry L. Gantt（1861―1919）の考案した管理図。ガント図表ともいう。

（日本大百科全書より）

トリノメ手帳についているガントチャートはこんな書式です。

時間軸（日付）がヨコに流れる表です。同時進行する用件を、一列に並べて見られるのが最大の特徴。

１）セッションやカウンセリングのお客様の予約間隔のチェック
２）イベントを開催する時に各担当のスケジュールの確認に。
３）パートのシフトや休みのチェック
４）プロモーションやキャンペーンなどのスケジュールチェック
５）家族の予定を把握する
６）ラジオ体操カードのようなチェックリストとして。

いくつかのプロジェクトや仕事が同時に進む時に、全体の状況をひと目で見て把握するのに便利なんです。

セッションやカウンセリングなど、お客様が複数いる場合、「お客様の名前」を左に書いて、それぞれのセッション日にチェックを入れます。
お客様それぞれの予約間隔や、ブッキングしていないかどうか？などがひと目で分かります。

自分がリーダーになって何かイベントなどを仕切る時などに便利な使い方です。

・内容を詰めて、プログラムを組む担当
・パンフレットなどの準備を行なう印刷物担当
・宣伝活動を行う広報担当

担当の役名を左に書いて、それぞれの予定や進捗を書くことで、今全体がどんな状況下を確認できます。

3段使って上から「午前・午後・夕方以降」と割り振ります。シフトが入っているところを塗りつぶせば、空いている時間がわかります。

「新サービスリリース記念イベント」「メルマガ登録キャンペーン」などの企画が決まっている時に、

「いつ予告を流すか？」
「いつから募集するか？」
「そのための画像や文章などの準備はいつするか？」

というスケジュールを計画するのに使います。2つ以上のプロモーションやキャンペーンが同時に進む場合に「いつ、何をやればいいか？」がひと目でわかるようになるので、時間が有効に使えます。

家族一人ずつ１段を割り振って、それぞれの予定を記入。塾や習い事、出張や飲み会など。普段は給食でも、この日はお弁当がいる！とか、把握しておくと、慌てる事がなくなります。

毎日やろうと決めた事。例えば、ウォーキングや腹筋など。それができたかどうか？チェックリストとしての使い方もあります。

できたら○印をつけたり、腹筋などなら実際にやった回数を記入したり。一目見てわかる記録ができるので、特に振り返りに役に立ちます。

自分の習慣を見える化する、「ハビットトラッカー」という言葉もありますね(^^)

いろいろな使い方ができるので、参考に試してみてくださいね。

それでは、今日も良い一日をお過ごしください。

トリノメライフ
タテエツ

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