ITの中心にはいつも人がいる
はじめに-ITの中心にはいつも人がいる
以前、リッチマン・プアウーマンというドラマを見ていたことがあります。そのドラマでは、小栗旬が扮する日向徹というIT社長が活躍してかっこいい姿を見せてくれています。彼はドラマ上いろいろな経験を経て、こう語っています。「ITというと通信スピードが速くなるとか、情報量が多いとか、無料で使えるとか、そういうことばかりで競っているが、そんなことどうでもいい！ITとは人の暮らしを豊かにするものだ。ITの中心にはいつも人がいるんだ。」
ドラマでの言葉ではあるもののこの言葉は私の中の意識が変わりました。一生懸命、プログラミングやパソコンの技術を磨くのは何のためだろう。それを忘れずに勉強していきたい、そう思うこの頃です。
自己紹介
私は、ごく普通の会社員のともひろと申します。以前からIT・デジタルに興味を持っていましたが、家でYouTubeを見たり、ワードやエクセルなどを使うくらいで、そこを深く勉強する機会がありませんでした。今回、アプリの活用やDX化の流れに乗って、講習という形でデジタル技術の習得を始めるきっかけを得ました。デジタルを通して、省人化・省力化を生み出し、プライベートな時間などを増やし、その人の暮らしを豊かにすることに貢献したいと思います。テーマはずばり「時間と労力をムダにしない」を掲げ、そのためにまずは自分の職場での問題や解決策について、真剣に考えることから始めていきたいと思います。
自分の職場で困っていること
IT化が進んでいるもののアナログ感が残る職場環境ですが、学んだことを生かしてそれを解決できないか考えています。
① 書類のやり取りが多い
書類が多いと処理が煩雑になり、ミスや紛失なども多くなります。
飲み物がこぼれたりすると悲惨なことに…。
②物を探す作業が多くなる
無くなったり、違う場所に間違って管理されるとみんなで探すことになります。そうすると多大な時間や労力が失われます。
自分の職場で使う、資材や什器、POPなどがすぐに活用できる場所に管理されているといいのではないかと思います。
③共通で使う物の管理が難しい
同じ什器や販促物を違う部署が使うことになり、管理が難しいと感じます。特定の資材や什器はそれぞれの部署で管理しているため必要な什器が他の部署にはあるのにそれを使えないという状況が発生しています。上手に管理すれば無駄を出さずに費用も抑えられるのではないかと考えます。
④デジタル化についていけない人がいる
職場の多くの従業員は高齢化もあり機械やコンピュータの扱いに慣れていません。感じるのはまず言葉が理解できないという点です。そして覚えて運用できたとしても字が小さい、思ったように動かない、という現象になると端末と一緒にフリーズしてしまう形になります。トラブルといえないまでも操作に行き詰まった時などに参照できるわかりやすいマニュアルが必要なのかと思います。
⑤職場のコミュニケーション
報・連・相は、どの職場でもよく強調されていますが、人によって差があるのも事実で、大事なことが伝わっていなかったり、浸透するのに時間がかかったりすることがあります。メールなどの活用だけでは足らないような気がします。書類を確認した後、全員に押印させるやり方も改善できないか考えたりします。コミュニケーションの仕方もデジタルで補佐できるかもしれません。
解決に向けて考えていること・目指すこと
デジタル知識初心者ですが、現時点では、5つの点を挙げてみました。そうした問題をこんな風に解決に導くことができるならよいと思っていることを上記番号順に挙げてみます。
①書類のやり取りを減らすために
書類はデジタルの活用の得意とするところです。結局、書類を印刷して書き込んで押印するという手順を省くことができれば、解決につながっていくと思います。最新のスキャナなら、机の上に置いてある文書を読み取り、簡単にPDFに落とし込めるものもあります。ハードの部分だけでなく、ソフトの部分で改善できる道を考えていきます。
②物を探す作業を無くす
何かを作業はとにかく無駄でしかありません。整理整頓・定位置管理などとにかく実行することが大切ですが、どこに何を置くのか簡単に参照できるツールを作成するのもありかと思います。
③共通で使う物を上手に管理する
今、講習で学んでいるLINEbotなどを活用し、什器や書類の名前を入力すればどこにあるのか応えてくれるツールがあったらいいと思っています。
その際、在庫のある数量や不足している数量など一緒に教えてくれるツールがあったら便利かと思います。スプレットシートなどを活用しそれをbotに反映させることができればいいかと考えます
④デジタル化の推進
デジタル化を推進していく人材も大切ですが、自分でやってみる環境を作ることが大切だと思います。何かに行き詰まったときに、丁寧に書かれているマニュアルを見直すと安心するものです。単なる説明書でなく、初歩的な質問や手順もわかりやすく書かれているマニュアルなどを作成し、それを簡単に参照できる仕組みができないか考えていきたいと思います。
⑤コミュニケーション
今はスマートフォンを持っているので書き込みや連絡事項を共有する取り組みを進めることができると思います。SNSなどと連携して情報を共有することはもちろん、情報だけでなく、気持ちを表現できるツールを活用したいです。仕事以外のことでも発信できる仕組みも大切だと思います。
まとめ
主観的な見方というのは恐ろしくて、こうすればよくなると思っていたことが別の視点でみると実はそうではなかったということがあります。知りもしないのに自信満々で語ったことが実は間違っていたらとても恥ずかしいことです。謙虚な気持ちを忘れず、他の意見や考えに耳を傾けながら少しでも解決していけばよいと思います。大切なのは自分がやり切った達成感ではなく、人が喜んでくれることからくる達成感です。
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