条件によって自動返信メールを変える

6月1日に発表した『ビジネスメール実態調査2021』。

昨日のメルマガでもご紹介したまたが、結果の見出しだけ、すべて公開しています。

ビジネスメール実態調査2021

こういった調査って、何を引用していいのか。
どう引用していいのか。

これが上手く浸透しないんです。

勝手に図版を使われているということもあります。
文章をコピペして、コンテンツとして公開されていることもありました。

そこで、今年は、ちょっと厳しいやり方にしてみました。

それがどうなるのか分かりませんが、ある種の実験だと思ってください。

2009年～2018年までの調査結果は、登録不要で、誰でも閲覧できるようにしていました。2019年、2020年は登録したら、調査結果の詳細がダウンロードできるようにしていました。

これらの結果が意図しない形で使われていることがあります。
それはこちらとしては問題です。

スタッフと相談をして、2009年～2020年のすべての結果を見出しだけに変更。詳細の原稿や図版については、非表示としました。

2021年については、

・見出し版
・図版、解説版

この2つをまず作りました。

「見出し版」については、公のものとして出しています。

ビジネスメール実態調査2021

ここにあるものは、正規の引用方法をとってくれたら、いくらでも使ってもらってOKです。

◎メールを1通書くのにかかる時間は平均5分56秒
◎1日のメール処理時間は平均2時間30分
◎半数近くの人がPPAP方式を利用
◎不安の第1位は「正しく伝わるか」（73.87%）

こういった結果が出ているわけです。

たとえばこんな感じで引用してもらえれば問題ありません。

=========================
『ビジネスメール実態調査2021』（一般社団法人日本ビジネスメール協会）
によるとメールを1通書くのにかかる時間は平均5分56秒だそうです。
=========================

不安の1位は分かったけど、2位以降はどうなんだろう？
そう思った人は、登録して閲覧すればいいのです。

ホワイトペーパー（ビジネスメール実態調査2021）閲覧請求

こちらのページの注意書きには

・本調査結果は営利目的に利用しない
・結果を公表する際は出典を明記する

と書いています。

また、「営利目的の研修やセミナーで～～」とさらに細かい説明を書いています。そして、トラップを仕掛けてみました。

駄目だと書いているのにもかかわらず、利用目的に

・社外研修の資料として
・営業資料で利用

を入れてみました。

これを選ぶ人が1割くらいいるのです。すごく素直……（笑）

今回、この2つの選択肢を選んだ人には、パスワードを送らないように分岐させています。これが含まれていない人には、閲覧用のURL+パスワードを送っています。

説明を読んでくれたら問題ないので「再度登録してくださいね」って戻しています。

また、利用方法についても、解説を入れています。

昨日、すでに数社から利用についての問い合わせが入っています。

「結果を社内で共有してもいいですか？」
→URLやパスワードの第三者への共有はお控えください

「社内のeラーニングに○○の箇所を引用していいですか？」
→もちろんOKです！

私が使っているフォームのシステムは、選択肢によって、自動返信メールが返られます。せっかくの機能ですから、こうして使っていかないと勿体ないですからね。

今回、よく分かりました……。

こうした利用に関する説明ってサイトやフォームに書いていても、読まない人が多いんです。

そのため、選択肢にあえて入れておいて反するものがあったら、はじいていく。

そこではじめて「あ！駄目なんだ」と理解し別の選択肢を選んで再登録する。これで認識不足は補えるように思います。

今年は拡散の度合いは減ると考えています。
でも、正しい利用が増えて、制御も可能になると思います。

どうなるのか、7月に打つ次の一手も、楽しみですね。

もっと知りたい！＆プレゼントのお知らせ

本記事は、メルマガ『0.1％の成長』の抜粋版です。本編では、導入や編集後記などに時事ネタや近況報告などが含まれています。

メルマガを受け取りたい方は、以下のバナーをクリックして、ご登録下さい。今なら、『仕事を高速化する「時間割」の作り方』をプレゼント中