平成、年号やめるってよ。大新年会～鏡開きで祈願成就～　パーティーの裏側

先日、100人規模の新年会を主催しました。
このイベントの準備・企画でたくさんの苦労があったので、気付きを記します。
イベントの主催をしてみたいって方は参考になる箇所もあるかと思います。

大きく準備段階は以下の2つのフェーズがありました。
・構想フェーズ
・分科会フェーズ

新年会の日程は、1月26日。
主催チームの立ち上げは10月末から開催しました。
丸3ヶ月かけて今回のイベントに臨みました。

○構造フェーズ

新年会をしましょう。
いつ頃やりましょう。
等を決めたのちに、どんなコンテンツを用意するかをブレストして、みんなで決めていきました。

新年会ということで、絵馬に願いを書いて、日本酒の入った酒樽を鏡開きして、めでたい感じにすることをメインコンテンツにしようと決めました。

また、主催の中にゲーム会を開催する人もいるため、フロア全体を使って、クイズ大会的なこともしたいねーと話をしていました。

予算は、過去の経験よりざっくり会場費15万円、食費15万円、ドリンク15万円ぐらいで、参加費を5000円にしようという計画で進捗していました。

12月に入る頃には、それぞれの役割を決め、それぞれの分科会で当日に向けての内容を詰めていました。
そして、役割を決めたのちに、お互いの顔合わせMTGを行いました。
ここまでずっとグループLINEでの会話のみでしたが、このタイミングでオフラインのチーム作りを行いました。

分科会は、それぞれ、ドリンク・料理・クイズコンテンツの主に3チームほどに分かれて実施しました。

また、12月中旬には、当日のレイアウトや作業イメージを固めるために、現地の内見を行いました。

○分科会フェーズ

私はドリンクチームに所属していました。

ドリンク・料理では、主に予算とにらめっこして、メニュー選定を行い、当日までの必要な材料を割り出し、当日の動きについてのオペレーションの認識合わせを行いました。

クイズコンテンツは、
・全員が参加するわけではないこと
を念頭に置き、
・動線上、散らすようにすること
・みんなで一緒に考えること
等を踏まえ、クイズ内容を決めたようです。

○最終確認と当日

分科会でまとめた内容を当日のオペレーションとして全体を取りまとめ、各分科会単位で、読み合わせを行いました。

ドリンクは、当日のお客様の様子によって何が飲まれるか判断がつかないため、ある程度臨機応変にやっていこう、と話をしていました。

いざ、当日。

まずは主催のみんなが絵馬を書きました。

そして、荷物搬入。レイアウト変更。各セクションで準備。

18:30になり、オープン！

クロークに人が溢れ、てんやわんやして、一番業務が不安定な時間でした。
その後、19時を過ぎて、開会宣言を行い、鏡開きを行いました。

順次クイズに参加する人もいて、ワイワイ楽しそうな会になったのかなぁと思います。

コンテンツはクイズのみでなく、簡単めなカードゲーム系も準備があり、食事の合間に楽しんでいたそうです。
また、占いのブースもあり、人気コンテンツになっていました。

参加者からは、
・5000円でこんだけたくさんの料理が出てきて素敵
・日本酒が美味しい
・コップが置けるタイプの紙皿で快適
といったお褒めの言葉から、
・人が多くて、混雑している
といった厳しいお言葉をいただきました。

今回の体験からの学び

・当日の連携は無線アプリを利用し、参加者の人数が多く、人がごった返しのなかで、主催者のコミュニケーションが取れました。
無線アプリの詳細はこちら

・分科会は中心人物がいないと回らなかった。
ドリンク班、料理班ともにメイン担当2人。この2人が何を提供するかや予算通りに行うには、何を用意するか等を綿密に計算してくれ、本当に助かりました。
仕事量のバランスを取ることはそもそも無理なので、何かしら報いる仕組みが必要に感じました。

・1週間前から盛り上げる工夫ができたなぁと反省しました。
司会より最初に主催者メンバーの紹介がありましたが、Facebookでのイベントページに1週間前から主催者のイベントに関する意気込みを連続投稿していったら、参加者にも事前に伝わり、良かったかなぁと思います。
反省をしたので、イベント終了後、すぐにそれぞれの主催メンバーが開催するイベント告知用データをFacebookページに投稿しました。

・顧客が価値を決めることを実感しました。
当初決めた5000円の参加費に対して、満足してもらえるか自信がなかったところがありました。
集客ができている人は、満足させようと必死でしたし、自分ゴトととして、この新年会を主催していました。

以上、100人規模のイベントを実施した体験記を記しました。
今後、反省会兼打ち上げが控えていますが、先に振り返ってみました。

ご自身で何かをしてみたいという方はどうぞ参考にしていただけますと幸いです。